孫雅麗 臺灣大學計算機及資訊網路中心主任

雲端服務平臺透過資源集中化,來達到共有共享及資源最有效運用,然而,企業要將資源集中化,不光是IT技術的問題,整間企業運用與分配IT資源的模式也必須隨之調整,逐步集中至提供雲端服務的IT部門。為此,CIO必須化身為超級業務員,由內而外、從上到下將IT資源集中化,包括系統、人力與經費等不同層面。

對於全校共100多個單位的臺灣大學(簡稱臺大),單位更獨立分散、規模更龐大,CIO要打造共用的雲端服務更是難上加難。

2009年適逢雲端運算技術興起,當時臺灣大學計算機及資訊網路中心(簡稱計中)主任孫雅麗開始思考,雲端運算能夠帶給臺灣大學什麼好處?雲端可以怎麼與臺大的營運目標結合。

臺大董事會當時設立的營運目標就是邁向一流頂尖大學,進軍全球前1百名大學排行榜。大學要闖出名號,有賴於校內研究單位建立豐碩的研究成果。孫雅麗認為,計中自比為全校的IT部門,雖然不能代替研究單位做研究,卻可以讓這些單位更方便、快速、低價地取用更好的ICT基礎設施。

但孫雅麗認為,過去IT部門因為無法突破一項重大的挑戰,所以提供的服務向來無法逼近需求,這項挑戰就是「規畫」這兩個字。「企業IT部門總要編列明年要多少預算、採購多少設備與系統,才能達到企業營運目標,這些規畫工作向來都是IT最大的挑戰,不能等到業務突然有需求時,才花了數個月的時間架好服務,而雲端運算能解決這項挑戰。」孫雅麗說。

孫雅麗發覺校內各單位預先規畫IT資源的難題後,進而打造了給全校共用的私有雲服務。這套雲端服務不僅解決各級單位自建與維運IT系統的負擔,同時也滿足研究單位難以預先掌控的臨時性運算需求。

計中建置這朵觔斗雲的第一步,先完成內部IT系統的大體檢,不僅進行程式最佳化,還重新規畫了整體的IT系統架構,按照應用系統的生命週期畫分開發測試、上線、備份、系統管理這4大領域,並依此畫分IT團隊的職掌範圍,讓每個IT人員可以專注於份內的工作上,避免職掌重疊的問題。

孫雅麗表示,為了防範未來雲端服務平臺的規模不斷擴大時,各種運作環節因缺乏制度而全部混雜在一起,計中建置雲端平臺的同時,也一併建立標準化的作業流程與軟硬體規格,讓IT團隊的分工更明確,管理者也更容易掌握整體IT架構與運作機制,提升整體管理的透明度。

向廠商借力,彌補IT人力不足

改善了對內IT系統的體質後,接下來CIO還要向外爭取資源。孫雅麗表示,CIO必須意識到,在打造一朵雲之前,所有資源都必須到位,包括IT人力、廠商、經費、組織政策、上層主管支持與否,以及使用單位的接受度等等。然而,在一間公家機關建置雲端服務,容易受制於公家機關行之已久的法規與組織政策,CIO想要重新分配企業的IT資源並不容易。

為了爭取資源,CIO必須變身超級業務員,從內部IT團隊到外部廠商、從上層主管往下到不同使用單位,逐一掌握資源,並透過調度來彌補資源補足之處。「不只是技術層面,還有企業的組織架構、政策、運作流程都要考慮進來。」孫雅麗說。

以孫雅麗的經驗來說,得先克服公家機關IT人力不足的問題,但公家機關的組織層級必須按照制式的明文規定,提高了IT增設人員的困難度。以臺大來說,臺大的人事甄審委員會將計中視為行政單位,如同總務處文書組,限制了碩士以上員工的名額與薪資,當孫雅麗希望招募更多的IT人員來建置私有雲時,困難重重,目前只能利用計中約4位IT人員來建置。

為了跳脫體制下人事政策的束縛,孫雅麗一再說服人事甄審委員調高薪資,並開放更多的碩士以上的人員名額。在計中內部組織架構上,孫雅麗開始將行政缺額轉換為IT的職位,透過精簡行政人力以擴編IT團隊。

在現有IT人力不足的情況下,孫雅麗便採用借力使力的策略,率先導入外部廠商的產品,不只讓臺大能夠優先推出雲端服務給使用者,同時也提供這些廠商練兵的機會,讓臺大成為該產品的首家成功案例,廠商就會願意投入IT資源與人力來協助建置,臺大就能以更少的資源完成服務。

確立雲端收費機制來補足經費

除了人力不足的問題之外,CIO能否爭取足夠的IT經費,來長期建置與維運雲端服務平臺也是一大關鍵。 因此孫雅麗堅持使用者付費的原則,規定VM租用與備份服務必須搭配收費機制,分攤計中建置與維運成本。

計中在擬定收費機制的過程中,必須涉及全校的會計制度與校務流程。為了讓各單位能夠申報費用來付費給計中,計中先向會計室確認有「設備使用費」這項會計科目後,各單位就能依此科目制定會計審核流程進行付費與報帳。另一方面,當時計中向各單位收取費用前,還必須先在全校的校務行政會議上通過的收費辦法,才能開始營運。

未來孫雅麗打算說服上層主管雲端運算的新觀念與效益,將IT層級提升至臺大董事會,設立全校發展IT的共同目標,藉此匯聚足夠的資源,並以更高的視野統合與順應各方的需求。孫雅麗表示,即使在資源有限的狀況下,臺大也要抱持著拋磚引玉的態度:做了再說,做了才知道效益與缺陷在哪裡。


相關報導請參考「2012企業雲端開發術」


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