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想要進行一對一的視訊連線,有很多免費軟體或服務都能這麼做,但如果是想要快速召開多人的線上視訊會議,多半要企業級產品才能夠享有這樣的功能。

雖然隨著軟體視訊技術進步,像是Google Hangout已經能提供10方視訊的能力,但無法支援更大使用人數規模,相較之下,現在一般企業級雲端視訊會議服務,至少都能提供25人、40人,甚至上百人同時視訊的能力。

而且,企業對於視訊會議服務的需求,也很重視穩定性、易用性與會議控制性,還有像是錄影、資料與螢幕分享等應用,最好還能夠支援傳統電話撥入,或是與會議設備一起連線的能力,現在這些功能在雲端視訊服務上,已經能統統滿足。

軟體化、雲端化、行動化,牽動雲端視訊會議服務變革

從過去網頁式線上視訊會議服務 (Web-based Video Conferencing)開始,加上近年雲端、行動裝置與4G行動網路的發展,現在這些租用型態的視訊會議服務,越來越受關注。

在這次的採購特輯進行過程中,我們看到一些值得注意的變化。像是硬體視訊大廠Lifesize,從去年開始提供了軟硬體、服務與介面整合的Lifesize Cloud,讓使用者在手機、平板、PC與視訊會議主機,都能透過線上租用的雲端視訊會議服務,一起開會。知名大廠Cisco也開始讓旗下知名的WebEx線上視訊服務,可以與既有支援H.323/SIP協議的視訊主機終端連線。這將大幅提升雲端視訊會議的適用性。

另外,從原生App開始打造的視訊會議服務Zoom,也很值得關注,國外其實還有像是BlueJeans、Fuze等,這種新興服務顯然更能對應行動化的使用需求。而且,比起市場上知名的GoToMeeting與WebEx,Zoom以相對便宜的租費策略,讓使用者能以每月三、四百塊的費用,就能使用一個功能簡易卻也夠用的企業視訊服務,吸引力十足。

這些變化,暗示未來視訊會議將以軟體、雲端服務所主導,廠商進入門檻越來越低,在激烈競爭之下,價格將持續下探,既有廠商也很可能以同樣價格,但提供更多功能與服務,留住使用者。

強調使用簡易,受邀者均可以免註冊,用訪客身分參加會議

在這次4款企業雲端視訊服務當中,都提供許多簡單易操作的使用特性,讓發出會議邀請的人,以及參加會議的使用者,都能簡便的加入會議。

基本上,除了開啟會議者需要登入帳號,而被邀請者方面,幾乎都提供免登入帳號的方式,也就是能以訪客身分直接進入會議,相當方便。不像多數免費工具,必須是所有人都登入先前註冊好的帳號,才能相互視訊。

舉例來說,我們若要臨時召開一個視訊會議,最簡單的方式,就是告訴對方會議ID,讓對方從預先下載的PC端應用程式或行動端App上,直接輸入會議ID,加入會議,這是多數服務都有的功能。而WebEx與GoToMeeting這種發展多年的網頁視訊會議服務,還會在官網首頁上,提供使用者在此直接加入會議的功能選項,進入管道更多。

要預先安排會議也很容易,一般來說,使用者可以從網頁介面預約即將召開的會議,在PC端應用程式或行動端App上,也會提供安排會議的選項,讓使用方式更彈性。

至於發出會議邀請方式時,最普遍的方式還是透過電子郵件,不論是系統本身提供的郵件寄送服務,或是使用者本機預設的郵件軟體如Outlook、線上郵件服務如Gmail等,都能自動啟動程式,並寫好新郵件的邀請內容,簡化發信過程。在會議行事曆方面,這些服務也幾乎都能結合郵件服務或本機上的行事曆工具,一併應用。較特別的是,Zoom提供了整合社交網站軟體即時通訊的功能,這也代表增加了發送會議邀請網址的管道。

當對方收到會議邀請信時,郵件內容都會提供一串網址連結,方便受邀者以此進入會議,但各家業者在這裡的作法稍有差異。像是Lifesize Cloud與GoToMeeting都能直接在瀏覽器上參加會議,或是手動下載應用程式後,自動加入會議;而Zoom與Webex在點擊郵件連結後,是自動下載並開啟應用程式、加入會議。不論如何,有了這些機制都讓視訊會議進行過程更直接。

而LifeSize Cloud更特別,由於兼具了硬體視訊會議產品的特色,可以直接從應用程式上的通訊錄撥打視訊電話給對方,並能將線上的人一同加入會議,撥打彈性。而不只是發送會議連結給對方,或是請對方撥打會議ID。

 

參加視訊會議免登入,企業運用雲端視訊服務更簡便

從App上要加入雲端視訊會議,很容易,不論是WebEx、GoToMeeting、Lifesize Cloud或Zoom,都能以訪客身分進入會議,或是在登入帳號後,即可安排、召開會議,並設定密碼。

 

螢幕共享、會議管理均是必備功能,錄影也是各家競相支援重點

企業在視訊會議功能上的要求,一般包含共享螢幕畫面、電子白板工具使用、會議進行時錄影,以及主持人或主講人的會議管理功能。

一般而言,共享螢幕是所有服務都具備的基本功能,但能否進一步直接共享檔案,使用電子白板工具或是共同協作標記,甚至讓與會者能夠遠端控制鍵盤與鼠標,是可以留意的功能。大致來說,Zoom能夠允許使用者從App端共用資料,相當特別,GotoMeeting與WebEx在協作上的表現較好,而Lifesize Cloud在這方面的功能則較少。

在雲端錄影功能方面,也就是將會議內容錄製存放到雲端平臺上, Lifesize Cloud、WebEx與Zoom都在近期開放這項功能,這是雲端視訊服務的一大趨勢。而GoToMeeting、WebEx與Zoom也允許使用者在電腦本機錄影的功能。

在視訊會議的控制功能方面,這4款服務都能指定會議主持人、主講者,但進一步來看,WebEx與GotoMeeting所提供的操作項目較為豐富,而Lifesize Cloud與Zoom的介面清爽,在操作上都很直覺,不過Lifesize Cloud在會議管理功能上,稍微遜色。

除了比軟體功能,以這4家廠商而言,由於Lifesize與Cisco在視訊會議硬體產品也有不少,未來在整合同廠牌的應用上,會更容易。

還有就是傳統電話撥入的功能,4款服務幾乎都有,並提供數十個國家地區的代表號,當然,提供的國家地區越多,對於該國撥打的用戶來說,也越便利且划算。可惜,目前只有WebEx已經提供臺灣地區代表號。

整體來看,在這次的視訊會議雲服務中,所測試的4款服務,都是由原廠自己經營的公有雲服務。

不過,還有一些視訊會議廠商的動向,也很值得關注,像是Polycom也有推出RealPresence平臺,只是沒有推出公有雲型態的租用服務。

而另一家軟體視訊會議廠商Vidyo,則是提供技術供其他業者來經營,像是Ricoh推出的行動視訊會議服務便是一例。另外,Cisco也有HCS(Hosted Collaboration Solution)解決方案,以自家設備供合作伙伴經營雲端服務,像是臺灣的晉泰科技便是運用Cisco技術與產品,提供一個客製化的視訊會議雲,供國內用戶租用。

這種藉由視訊會議廠商本身提供技術,再由第3方業者來經營公有雲的服務,也將是一種經營模式。

 

雲端錄影功能夯,各家競相在近期開放

雲端錄影功能,可說是最近各家雲端視訊廠商紛紛新推的功能,包含Lifesize Cloud、WebEx與Zoom,都有提供。使用者登入網頁介面,就能夠檢視所有會議錄影。


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