列印解決方案採購指南－－臺灣全錄解決方案

臺灣全錄的解決方案是最強調紙張減量的廠商，而且規畫時會考量設備面積、耗電量及二氧化碳等方面，加上利用雙面列印及多合一等方式，減少紙張用量。臺灣全錄只有Copier Base的設備，而且彩色及黑白機種都一應俱全，從每分鐘16頁到100頁的設備都有，也是同類型廠商中，產品線最齊全的廠商。

本規畫案中，臺灣全錄也提出紙張減量的方案，原本高達70000頁月印量的虛擬案例，經過評估約可減少20000頁，因此，臺灣全錄總體評估以50000頁為計算基礎。

〔本文各項數據是依照所設定的虛擬案例〕

規畫前先考慮紙張減量

雖然最近年印表機及影印機已朝向整合式的複合機邁進，而複合機也是希望能建造無紙化的辦公環境，但是根據臺灣全錄近幾年的發現，影印用紙量已經逐漸降低，列印用紙量卻逐漸提高。影印是希望能把紙本文件整理成較方便閱讀的內容，提供給他人觀看，但是現在文件多以數位化方式傳遞，已慢慢減少影印紙本文件的次數，然而一般人的閱讀習慣還是以查閱紙本文件為主，也帶動越來越多列印量。以租賃廠商的角度，複合機雖然強調多功能用途，但還是以列印紙張的數量為收費基準，所以列印量越高，收益越大，然而臺灣全錄規畫解決方案時，先強調紙張減量。導入Xerox複合機必須了解如何使用設備，從設備端的功能減少紙張列印，而不是把複合機當成消耗紙張的設備。臺灣全錄依據電周實業的工作流程分析，Xerox複合機可以減少以往傳真、列印及影印約9700頁紙量，再結合雙面列印及多合1列印（將多頁列印成單頁），約可減少10000頁紙量，因此，臺灣全錄評估約可減少20000頁列印量，但前題是必須配合公司政策及列印管理工具，才能有效管理。

從設備面積及耗電量等面向，分析節省費用

臺灣全錄首先從設備端分析採用複合機的效果，以電周實業為例，原本預計若公司有複合機、印表機及傳真機等數十臺設備，採用Xerox的複合機後，能減少到只剩下7臺，這7臺中，因為本規畫案要求行政管理、業務行銷、客戶服務及財務會計等部門至少需要配置1臺獨立設備，不然依據月印量70000頁來看，約只需要3臺DCC450F，其他的則建議保留現有設備。若認為預算超支太多，先減少董事長室及總經理室的2臺Fuji Xerox DPC2428。節省設備端的臺數後，直接影響到安裝設備的面積、耗電量及二氧化碳濃度，這也是這幾家規畫案時，唯一有考量到的廠商。

若單從節省費用效果分析，必須考量安裝設備的面積、耗電量、消耗品及用紙量等4方面，節省安裝設備的面積是希望能更充分利用辦公環境，只是這種計算方式還要考慮該公司的地點，評估該地段的房價，才能計算出實際效應（可將節省面積×該地段價格）。耗電量則必須計算單臺設備的耗電功率、電費及運作時間等方面。

依據臺灣全錄的評估，以往電周實業在設備費用上，每月平均約需花費40萬元，若導入Xerox解決方案，約可減少花費22萬元，若客戶認為某方面現況設計有問題，也可直接透過Xerox的規畫工具，馬上分析應用效果，能在未導入前就先有評估依據，減省企業評估風險。

採用100%覆蓋率計算

電周實業的每個部門對於彩色文件都有一定需求，若單純只放置黑白機種，則必須額外搭配高階彩色機種，除價格太高外，體積也過於龐大，不適合電周實業的規模，因此建議全部採用彩色機種，而且臺灣全錄計費方式只計算每月設備租金及每月列印總價，若某臺設備列印量不足，可用另1臺設備的列印量彌補，不用考量單臺設備，只需管理總列印量即可。通常Copier Base耗材列印張數多以20%覆蓋率為計算基礎，Printer Base則以5%覆蓋率計算，臺灣全錄租賃制則以100%覆蓋率計算（包括彩色及黑白列印），報價內容包括維修、第二年零件、碳粉、教育訓練、搬運等費用，不用額外負擔其他費用。

臺灣全錄採用相同設備也能減少員工學習的困難，而且公司環境不大，業務行銷及客戶服務可以互相備援，放置在辦公室兩側，員工使用上也較方便，財務會計、行政管理及技術服務各放置一臺，也已經足夠涵蓋左側辦公環境，倉儲管理與技術服務印量不高，可共用單臺設備，若再從月印量分析，黑白印量約10000頁，彩色印量則約5000頁，建議使用DCC450，而客戶服務部採用DCC360F，儲管理與技術服務則採用DCC250F，每臺設備都已經安裝傳真模組，不會相互影響作業流程。

配合管理工具，能監督員工列印使用量

雖然臺灣全錄規畫時，已經預先減少約20000頁用紙量，但是員工是否會依照公司政策，則必須依靠輔佐工具管理。因此，規畫案中還有1套DocuHouse軟體，可以安裝在一般電腦上，若工作量較高，建議安裝在獨立電腦，該軟體可記錄部門及個人使用情況，並依照實際用量分攤成本，例如顯示的資料中，能顯示No. of Sides及No. of Sheets，分析每位員工的列印量及是否為多合1列印，只是必須依賴管理人員手動尋找，無法自動提出警訊告知管理人員。

此外，DocuHouse可以分析傳真標題的文字，先設定某段文字屬於某位員工的帳號，當文件傳送到Xerox設備時，直接轉發給該位員工，建議最好給每位員工1組編號，才能辨視清楚，因為若辨視區域中，有多位員工姓名或標示不清，可能會導致轉發失敗。文⊙蘇碩鈞

臺灣全錄解決方案產品介紹

臺灣全錄
(02)2713-1399
www.xerox.com.tw
主力產品：DCC250/360/450、 APC6550I/C5540I
代表客戶：中華電信、台灣電力、中國信託、花旗、遠東集團等

特色與限制
特色
1.計費方式容易，可以相互彌補設備月印量
2.每臺設備都能獨立運作，不用額外搭配機器
3.透過網路可以相互備援，分散大量列印負擔
4.採用觸控式面版，能減少員工上手操作的困難
限制
1.整體價格較高，必須減少設備數量
2.機器體積龐大，耗占空間較大
3.設備功能眾多，必須花費時間學習

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臺灣全錄採用Document Centre C250/360/450及Fuji Xerox DocuPrint C2428，其中DCC C250/360/450等3款產品只有列印速度和記憶體的差別，DocuPrint C2428則是A3尺寸雷射彩色印表機，採用4-2-1列印引擎，每分鐘黑白與彩色列印皆達24頁。

DocuPrint C2428採用4-2-1列印引擎，4色碳粉匣先將黃色、洋紅及青色、黑色分為二組單位，分別傳送到兩個第一轉印單元，再把這二組顏色傳送到第二轉印單元結合，最後列印到紙張上，這種方式能有效加快列印速度，但是維護成本會較高，因為當某一組轉印單元損毀，就必須更換全部的轉印單元，不過DocuPrint C2428把4色分離碳粉匣、感光滾筒、碳粉收集器及加熱器都設計成可更換的耗材，以節省成本開支。

DCC C250/360/450主要差異在速度及記憶體（C250標準256MB，C360/450標準1G），其他像處理器或硬碟空間等都相同，標準配備都是4個550頁的進紙匣，而且像掃描到檔案、電子郵件或機密信箱等文件管理功能，也都是標準配備，可直接將掃描文件轉發出去，不需要再列印成紙張，是最具備文件管理概念的設備。

我們可以透過內建的管理軟體，設定自動分頁或雙面輸出的方式，例如讓傳真的資料從上方出紙匣送出，讓列印文件更容易。設備的選購配件包括裝訂器、電話線傳真及網路傳真等功能，其他功能都已內建，單一設備即可滿足辦公室環境需求。文⊙蘇碩鈞

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