期限、技巧、好處

每個人每天都只有24小時，不會因為有錢沒錢，出身高低而有差異。然而天底下最好的賺錢方式，就是想辦法讓自己一天擁有超過24小時的時間──這聽起來很矛盾，我們可以從成功者身上看到例子。例如，比爾蓋茲一天也只有24小時，可是因為微軟有許多員工，假設是1萬名員工好了，那麼對於比爾蓋茲而言，他就等於是有24萬小時可以使用。這種分身的概念，說明了一件事情：能夠請別人幫忙做事，才有辦法突破自己只有24小時的限制。

請別人幫忙做事，如果我們手上有「令箭」(就是大老闆的裁示)，或許還沒有那麼難，可是如果沒有呢？擔任PM的小威告訴我，他從來都不敢用「可否幫我……」，而是選擇用「老板說要你……」，因為他發現，沒有這樣說別人根本懶得理他。我們可以憑藉著職權來要求同仁做事情，如果少了這層關係，真的就考驗到自己平日「做人」好不好了。所以俗話說，「要能把事情做好，得先把人做好」。

假設對方願意幫忙，事情就順利了嗎？當然不是，別人要怎樣做，多久做完，做成什麼樣子，這些都需要講清楚。或許是心理負擔比較重，PM小威雖然拿著老闆當令箭，但還是很難叫動別人做事情。「要別人幫忙，並且設定期限，是需要有方法的」，擔任人際關係顧問的朋友說：「需要考慮到對方執行所需要投入的時間，還有抓清楚對方不會拒絕與為難的那個點。」也就是說，我們可以先問對方，現在有哪些事情急，如果我們請他幫忙這件事情，大概會需要多久時間，然後我們從對方的回答中，提議一個明確的時間給對方。「明確的時間點」很重要，這樣我們就有一個可以追蹤的依據，對方也有一個可以計算自己執行時間的依據。多數人在取得對方同意幫忙的時候，心裡可能會產生一種「再要求下去就很不好意思」的感覺，所以不會再要求明確的完成時間。

不過職場畢竟是講求專業與效率的，沒有確實的完成時限，後續計畫便無法展開，讓事情的執行落入不確定性，這就不算專業了。更何況，站在公司的立場來說，既然對方答應了，就應該努力把事情做好，我們也就需要請對方給出確切的完成時間，不然怎麼算是「做好」了呢？

現在的職場，要別人幫忙並不只是說「你幫就對了」，常常還是需要說明來龍去脈以及這件事情對於公司與團隊的利益影響。可別以為大家真的都想得到那些我們認為理所當然的利益分配或形式，我們需要透過解釋說明，強化執行者的意願，才能讓事情做好。如果不說明好處呢？理論上對方可能只會把事情「做完」，但並沒有額外的動力「做好」，有可能我們還得自己收尾。當我們在抱怨幫忙的人沒把事情做好的時候，可能得想想，我們是否只運用到職權的部分，而沒有引發出執行者「願意做好的意願」呢？跟對方說明執行之後對團隊所產生的價值，雖然可能超出我們的能力範圍之外，也就是說我們一時之間也都想不到好處在哪裡。這是需要練習的，多去想多分析，久而久之自然可以在拿到任務的時候，同時也能體會到任務的重要性在哪裡。

當前的環境變化，常常會讓我們感覺到腦力似乎不夠用，當主管的總希望員工能多做一些。可是如果我們沒有從刺激同仁的「意願」的角度出發，任何的任務都只是「交辦」，也就是給題目與期限，可能事情是做完了，可是要做到「高品質」的部分，主管與其他部門還得一再要求與檢驗，這樣就太費時費力了。把任務原委一再說明清楚，讓大家知道「為何而戰」，透過價值觀的溝通讓同仁認同，自然可以激發出大家的意願，自動自發把事情做好，如此我們就多了一個大腦來幫忙，也可以省去一些用來盯部屬的心力。

因為每個人做事方法的不同，交代任務時，並不需要一開始就跟對方詳述完成方法，因為實作技巧可以留待後續來檢討。理論上我們講清楚流程，同仁就可以用他自己的方法來把事情做好，有些時候我們太干涉「實作技巧」的話，反而會跟當事人有意見的分歧。簡單說就是把目標、期限還有好處做詳細說明與確認，而執行的技巧與撇步稍微提到，讓對方有發揮的空間，可能是一個比較好的方式。

透過設定與溝通「期限、技巧與好處」這三個重點來驅使別人幫忙工作，目標是突破我們每天只有24小時的限制，騰出心力來做更有時間價值的事情，所以有人說，「有辦法拜託別人做那些沒有人想做的工作」才具備成功的條件。但萬一對方沒做好呢？或者時間到了沒有做呢？那就表示我們沒有成功傳達「執行這件事情對大家有哪些好處與貢獻」這個訊息，得想更多具有說服力而且明確的好處，提高對方的興趣與意願才行，而不是丟下一句「我不是請你做這個嗎？怎麼都沒有進度？」讓場面變得尷尬，也很難有下一次的幫忙。想辦法成為「別人願意幫忙的人」，才會是職場中效率與升遷最快的人。