企業Dropbox取代網芳與FTP的5大理由

平板電腦、智慧型手機與筆記型電腦，已經逐步改變企業員工的工作模式，捷運上、咖啡廳等地方不時可以看到商務人士帶著行動裝置洽公，而這樣的改變也讓企業員工隨時隨地存取內部資料的需求大增，像是高階主管需要隨時簽核作業文件、業務人員必須獲得最新的資訊才能和客戶推銷或是解答疑惑、倉儲或是物流人員也必須即時獲取客戶訂單，才能快速出貨等等。所以，像Dropbox這類線上儲存服務而大受歡迎。

然而，員工使用這類公有儲存雲服務來分享檔案時，卻讓企業有不少的安全疑慮，企業無法得知員工上傳了哪些企業的資料，更擔心這些內部資料上傳至至公有雲後沒有獲得妥善的安全防護，導致企業機密性資料外洩。

企業仍舊擔心公有儲存雲不安全

更何況，公有雲儲存服務的廠商也曾發生多起資安事故，這些都使企業不放心讓員工使用公有儲存雲。

像是上個月剛突破1億用戶數的Dropbox就曾在去年6月的某一天中的4個小時內，只要輸入任何密碼組合即可進入你擁有Email的Dropbox帳戶空間、今年8月也曾發生駭客從第三方網站取得Dropbox用戶的資料等，也因此，許多企業都反對員工使用公有雲的儲存服務，像是IBM即不允許員工使用Dropbox與iCloud。

雖然企業可以明文禁止員工使用公有雲的服務，但仍舊是防不勝防。在行動應用浪潮之下，企業與其禁止員工使用，不如思考該如何有效的運用行動裝置來提高員工的生產力。也開始有不少廠商看到這樣的需求，開始推出企業私有儲存雲解決方案，也就是所謂的企業Dropbox。目前在臺灣已有6家廠商推出不同形式的私有儲存雲。

這類企業Dropbox產品不但可以滿足行動應用存取檔案的需求，更可以落實企業的資安政策，台達電雲端技術事業處資深處長翟本喬甚至認為：「私有儲存雲就是下一代的檔案伺服器。」

企業 Dropbox有5項特色是企業慣用的傳統分享檔案方式難以媲美的，這也正是企業 Dropbox能夠取代FTP、網路芳鄰的5項理由。

理由1 傳統檔案分享難以滿足行動應用存取需求

首先，使用FTP與網路芳鄰分享檔案的方式已經無法滿足使用者透過行動應用裝置隨時隨地存取資料的需求，雖然行動裝置可透過FTP的用戶端APP來存取資料，但是這類APP的操作難度較高，也多半只提供檔案存取功能，而無法自動同步，甚至是分享。而企業員工要使用網路芳鄰時，需透過VPN連線回企業內網才能使用，不但要多一道VPN連線操作，中小型企業也可能無法負擔租用VPN專線的費用。

而透過私有儲存雲，企業員工可以使用瀏覽器、代理程式、App即可連回企業內網進行內部資料的存取，甚至可以直接和客戶或是同事分享資料，也可隨時上傳新的檔案。此外，目前這類產品皆採用SSL加密技術來強化資料傳輸的安全性。

理由2 檔案變成超連結，降低郵件伺服器的負擔

第二，使用者另一種慣用的檔案分享方式是透過電子郵件夾帶附件，將資料傳送給他人，但是企業為了控管網路頻寬資源，通常會限制單封郵件的大小，若是員工要傳送影音資料或是高畫質照片等，往往會發生檔案過大而無法寄送的困擾。

就算企業開放員工夾帶更大的附件檔案，這些檔案皆會傳送至郵件伺服器，往往會造成郵件伺服器負擔過重。

此外，員工使用電子郵件寄送時，偶爾會發生誤寄的情況，因為電子郵件寄出後就無法控管，若是不小心夾帶機密資料一併發送出去，後果則無法設想。

若是透過私有儲存雲，企業員工可先將要夾帶的檔案上傳，產生該檔案的專屬連結，透過連結的方式夾帶在電子郵件中內，供接收方下載，就可以降低郵件伺服器的負擔，一旦發現檔案上傳錯誤，還可以緊急關閉連結，等到把正確的檔案上傳後再開啟。

理由3 操作介面簡單易學，容易上手

第三，FTP軟體往往只考量到專業IT人員的操作習慣，一般企業員工要熟悉FTP的操作方式，多半需花費大量時間學習，但仍常發生檔案上傳至不對的資料夾，或是找不到資料夾的情況，而私有儲存雲的上傳方式多半採用滑鼠拖拉即可，使用者只要開啟本機端的代理程式資料夾或是行動裝置上的App，再將檔案拖進去，系統就會在背景執行上傳作業，完成後則會透過彈跳視窗提醒使用者。

理由4 群組管理更彈性，使用者也能自建分享資料夾

第四，使用網路芳鄰分享檔案的方式，權限開設與空間分配等功能都掌握在資訊人員身上，一旦某個部門或是單位需要新增一個專屬空間用以進行協同作業，就必須先遵循標準化的流程申請，等待主管同意後才可以開設，開設完的空間大小也並不一定會如同當初申請時所要求的。

若是有需要新增或是刪除群組內的成員也必須透過資訊人員才能進行更改，造成群組協同作業的效率下降，而且資訊人員也很可能因為要處理這些事務導致工作負擔過重，工作績效也會下降。

而目前的私有雲儲存產品，皆能與微軟AD伺服器整合，資訊人員可根據AD中的帳號群組開設群組資料夾，或是指派給某幾位員工擔任群組管理人員，這些群組管理人員可自行建立群組資料夾，也可以自行管控群組成員的權限來分享檔案。

此外，員工亦可自行在自己的儲存空間內開設群組分享的資料夾，讓自己的資料更容易分享給其他同事，讓協同作業更有彈性，不用像過去那樣必須麻煩MIS設定或提出申請。

理由5 能將檔案同步至不同的裝置平臺

最後，由於行動裝置的普及，越來越多人擁有不只一臺行動裝置，也就是說，不是每次工作時都會使用同一臺裝置，導致同一份文件有許多不同的版本，甚至連使用者自己都有可能分不清楚哪份檔案才是最新版本。

私有儲存雲則可以將檔案自動同步至使用者的任一臺裝置內，並支援版本回溯功能。

但是，私有儲存雲雖然有上述這些傳統檔案分享作法難以實現的優點，不過建置FTP伺服器或是網路芳鄰的優點是建置成本低廉，甚至是不需要額外費用，而私有儲存雲則需要額外採購軟硬體，大型企業甚至需要相當大量的儲存空間和使用人數，往往要投資數十萬元或上百萬元才能打造這類服務，和傳統的建置成本相較之下，價格就是私有儲存雲最大的缺點。

隨著行動裝置普及，檔案存取與分享的方式也從FTP發展成使用網路芳鄰，接著就是這類型的產品出現，根據研究機構Gartner於今年9月發表的企業行動化市場研究報告指出，這類型的產品在市場上將會越來越多，企業可從自身的需求去評估是否有需要採購私有雲儲存產品。

使用者會想從世界各地存取檔案

根據臺大於今年暑假7月2日，從凌晨12點至下午1點進行NTU Space使用者登入狀況的統計與分析，發現這個區間的登入次數共計有67%是來自校外，這其中更有將近15%是來自美國、法國、日本等世界各地，這也表示著，使用者有隨時隨地存取資料的需求。

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