為了降低企業營運成本,聯合報將3千名員工每人必備的微軟文書處理軟體,汰換成免費的自由軟體OpenOffice,省下近2千萬元的軟體授權費。而且不只是節流,聯合報還將導入自由軟體的經驗,轉換成服務,來輔導其他需要導入的機構,也增加了企業的額外收入。

時間回到2年前,聯合報為了汰換舊版的微軟文書軟體,資訊處購買了8百套Office軟體。但是,這些軟體馬上就被申請一空,各部門主管紛紛要求資訊處追加軟體套數。

當時,聯合報系資策會(資訊策略委員會)執行小組召集人何銘傑清查了全公司的軟體需求,發現3千多名員工每天都需要使用文書處理軟體,即使只滿足6成員工的需求,還要花費2千多萬元採購。

因此,何銘傑轉而考慮免費的開源文書處理軟體,他在資訊處找幾位文書處理軟體的重度使用者成立試用小組,一來確認ODF格式(開放文件格式),是否能符合聯合報內部文件的需求,也測試OpenOffice功能的成熟度。

經過1個月的試用,何銘傑發現,功能可以滿足員工需求,但最難是如何協助員工熟悉工具,「必須建立整體配套,才能解決轉換過程的適應問題。」。何銘傑說。

讓員工能帶著軟體走
首先要解決軟體普及率低的問題,為了讓員工到任何地方都可以使用OpenOffice,何銘傑決定自行研發一套可攜式作業平臺UPP(U-Portable-Platform),來降低安裝門檻以及解決普及率不足的問題。

UPP是一套開源的軟體管理程式,可以安裝在隨身碟上,只要將隨身碟插上電腦,就可以自動將預設的自由軟體安裝到電腦中,同時也能套用使用者需要的桌面環境、檔案路徑和環境設定,移除隨身碟後,會自動移除剛剛安裝的軟體,並且清除使用者留下的資訊。

換句話說,只要員工帶著裝有UPP的隨身碟,到任何電腦中,就夠馬上裝好所有需要的軟體,甚至包括聯合報10年前所開發的記者發稿系統,也能將相關dll檔放入UPP平臺中,在沒有發稿系統的電腦中執行。何銘傑還建立了一個軟體更新網站,使用者只要按下更新鈕,就能夠自動更新UPP存在隨身碟中的軟體版本,不需要使用者自行更新。

開發出UPP平臺,解決軟體部署問題後,聯合報在2007年11月開始導入ODF格式。何銘傑透過聯合報內部各單位的資訊聯絡人,來協助教育訓練工作。何銘傑安排這1百位資訊聯絡人參加整天的教育訓練,資訊處集中力量來支援資訊聯絡人,如提供客服電話等,再由他們回到各單位協助其他人。

此外,何銘傑也和高層主管溝通,除了公開宣示支持外,也在內部系統分階段禁用微軟Office格式的檔案。

建立導入方法學降低風險
何銘傑學習過去導入Oracle ERP的經驗,將導入過程建立一套方法學,詳細擬定出8大導入步驟,列出35項導入工作,並制訂出38份導入記錄文件。涵蓋了事前準備、建立共識、蒐集企業常用文件格式、常用文件的型態分析、導入規畫與準備、正式導入以及後續推廣等工作。藉由這套導入方法學的建立,何銘傑讓導入過程有法可循。

聯合報將導入自由軟體的過程,向經濟部工業局申請計畫,不但省下2千萬軟體授權費,還可以獲得經費補助。此外,何銘傑進一步將這套自由軟體的導入方法學,轉換成聯合報子公司數位聯經的收費服務,開始協助其他機構導入OpenOffice和UPP,去年底已經開始輔導宜蘭縣政府1千8百位員工轉換文件格式。文⊙王宏仁


聯合報系資策會執行小組召集人何銘傑表示,每次e化都是變革,需要有方法。建立詳盡的步驟,看似呆板,其實,照著程序做的風險才會最低。

 

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