十年後,你知道自己還在這個資訊業界嗎?很多人不敢抱持著肯定的答案,不過也有很多人能為十年以上的工作生涯留下鮮明的註腳。張宏仁在趨勢科技已經工作九年半的光陰,經歷過系統開發、管理與主管等職務,他找到屬於自己的各階段目標與長期的成長願景。

從單點總管到跨區域團隊主管
趨勢是張宏仁履歷表上的第三份工作,1996年剛進公司時,所謂的IT人員,含程式設計人員和MIS在內,總共才3個人,他們負責規畫國外的IT環境之餘,同時也要在各國當地找適合的IT人員協管。
隨著營運版圖擴展,公司整體IT的規畫和組織架構陸續擴充。張宏仁在這段時間負責研發和管理公司的財務會計系統,之後,他從財會系統轉到IT基礎架構的團隊,近幾年來由於公司持續組織調整,再次合併IT內部程式開發服務和基礎架構服務,張宏仁又轉而管理臺灣所屬區域的IT服務工作。

從程式開發轉入基礎架構與系統的操作管理,進而升任管理職,除了公司人力配置考量,個人意願也是關鍵。從熟悉的技術領域邁入陌生的部門管理工作,對資深IT人員來說,挑戰很大。

如同其他工作,職場就是你的學習現場,除非失業,否則本來就很難找到完整的空檔好好充電。擔任管理階層初期,張宏仁有一半的時間還在接案執行,當一個親自參與而非純粹管人的主管,從中適應人員的溝通與管理,等到他手下擁有一些具有專案管理特質的人,他們可以接手原先必須投入的工作,使他可以取得更多時間,順勢取得成為一個專業經理人的學習契機。當公司規模變大,陸續建立各種層級,重要的管理事項紛紛開始要求,身為一個主管,他也逐漸思考部門的工作如何配合公司的目標,或是把公司的精神落實到員工身上等工作,從管理層面到執行層面,花一些時間,分析處理這些做法之後再傳達給員工,是非常重要的。

充足訓練與個性化溝通是管理關鍵
擔任主管,既要學著去管理別人,同時也得把手上的工作交派出去,除了相信接手的人,更重要的是訓練他作好!由於趨勢的IT部門不只負責總公司的事務,為了做到全球性的IT服務,各地必須找專人即時處理分公司提出的程式需求,訓練好分散在各地的IT人員,才有辦法持續服務當地的需求,確保這些受過訓練的遠端IT人員,一定要做到公司可以放心的地步。

對於溝通和帶人,張宏仁有一套經驗分享式的獨門技巧,他會傳達自己的想法給需要協助的同事,但也希望對方在溝通時能保有自己的獨創性,讓彼此分享對這項工作的的規畫和做法,取得執行上的共識。而且在帶人時,他通常會根據這個人的人格特質傳達自己過去的經驗和見解,把他的想法與建議,以對方的特質來表現。舉例來說,一個工作裡面通常包含好幾個項目,當這名同事在某些方面的表現較弱,他會建議在既有的強項中,將弱點視為在擅長工作中需注意的項目,讓對方可以在原來的長處,以既有的人格特質或天賦為基礎,績效的改善或提升會比較平順,同時他又能涵蓋原先掌握得很好的部分。

主管最頭痛的事情是如何找到與留住適合的人才,這些條件與對方是否能融入公司文化相關,其次才是他的能力、專業度與經歷。新進員工的人格特性如果與公司文化格格不入,即使他能力再強,也不一定能適應周遭的氣氛,張宏仁就曾經為面試者出一道狀況題,從使用者端對IT責怪的情境,測驗他的臨機應對能力,從中了解他的反應是否與公司文化相稱。

重視溝通的文化,對公司內部的人員互動好處很多,IT部門內的協同工作同樣受惠。趨勢十分重視內部溝通,他們從不管制國際電話,視訊會議導入後,各地員工想面對面會談更方便;公司也允許你直接飛到當地與負責人面對面協商,即使公司預算控管最嚴的時期,仍允許跨國電話聯繫,以減少遠端協同工作的認知鴻溝。

按優先順序處理,將工作專案化
與IT相關的設定、開發、除錯等工作很花時間,往往超過預估,再加上各種工作紛至沓來,在時間和資源上經常互相排擠。在工作規畫上,不管從事管理或身為流程的一環,每個員工都要想辦法讓自己的工作更有效率、有條理,如此一來,不管未來從事哪些方向,這樣的人都會有機會成功。對於有心往主管的方向去做生涯規畫的IT工程師,他一針見血提醒︰「怎樣讓自己的工作有效率、有條理,你就有辦法讓別人的工作有效率、有條理!」,唯有不斷改善自身的工作效能,有朝一日身為主管時,你才有辦法去協助處理下屬的問題。

由於各種工作的優先順序難以衡量輕重緩急,假設當手上同時有很多項IT服務出紕漏,負責人還是要選定一個條件考量,按優先順序處理。主管要求增加額外的人力也是一種選擇,讓同樣優先順序的工作能同步處理。假如無法增援,只能照重要性來作事,別無他法。

服務專案化,展現MIS成就
無力感是從事服務工作的人必經的階段。相對於其他部門,IT經常是有苦說不出,平日工作很辛勞時,沒人在意你的工作表現,一旦系統停止服務,使用者才紛紛認知到原來這就是IT的工作。張宏仁說,「當大家都感受不到IT存在的時候,就是你做得最好的時候。」

將IT提供的服務專案化,其實可以改變這種負面思考。張宏仁以趨勢內部為例,他們一向鼓勵IT人員將平日工作當作專案經營,像提升電腦修復速度這類小事,即可視為專案來執行,從中找到縮短時間的方法,訓練提升服務品質與展現工作績效的觀念。當專案發展到一定程度,IT部門會利用內部入口網站公告這些計畫的成果,藉由各地IT不斷發表專案成效,讓使用者維持一種印象,了解內部服務能轉化為具有創意與執行力的工作。使用者可以知道IT部門正在發展哪些改良服務的計畫,有助於改善全球IT部門的形象。

將抽象需求轉化為實際應用

張宏仁過去研讀的知識,以技術文件為主,升任管理職後,開始較積極涉獵一些與管理相關的書籍,他認為唸書有時候是念「話」,當你在做某件事情的時候,忽然想到書上的那句話,那本書就是有用的。

他也建議,每個人應該為自己儲備下一個工作需要的能力,如果那些能力不是目前工作能夠給予的,就得要特地花時間找書鑽研。

張宏仁想持續強化的是「把需求變成實際東西」的才能,將抽象的需求變成實體,如果能把一些Wild thinking的概念化為實際應用,你可以用可能的詮釋方式,做出一個專案,達到客戶需求。文⊙李宗翰

IT人物:張宏仁
亞太區資訊技術部資深經理
●學經歷:臺灣大學農機系學士,美國加州Santa Clara大學電腦工程碩士,曾任研究助理、美商 Philip Morris系統分析師、趨勢科技資訊室專員(1996~2000)、研發部經理(2000~2002)、資訊技術部經理/資深經理(2002~2004)

公司檔案:趨勢科技
●成立時間:1988年
●營業項目:提供個人電腦、網路伺服器至網際網路閘道防毒產品,網路安全服務方案包括防毒委外服務、企業網路防毒管理工具、網際網路及企業內部網路閘道、群組軟體防毒、企業伺服器防毒軟體、工作站/個人電腦防毒軟體、線上掃毒、主機板的病毒防護晶片


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