雖然人力資源管理系統普及率很高,但卻不一定受到企業重視,而且軟體的價差極大,從數千元到百萬等級都有,甚至有些公司利用微軟Office中的Word和Excel來處理資料儲存、計算與列印的工作。隨系統使用的狀態而異

針對人力資源管理系統的使用現況,我們可將企業分為未使用系統、自行開發系統與購買套裝產品等三類。

未使用HRMS

在核對提繳工資與各類保險級距的金額上,舊制為「確定給付制」,每月繳款為總額,全公司僅需提繳一筆總數金額到中央信託局,除非退休事實發生,該筆金額才會給付給員工;而新制將逐月提繳金額到每位員工的帳戶。劉俊宏認為,由於缺少系統自動提醒,每月必須注意每個員工的薪資級距是否如實承報,需統合新舊制不一致的狀況。

計算薪資時要留意資料保存的問題,因為企業須記錄每位員工公司提撥率與自提比例的異動資料,事後如有爭議,同時未留存記錄,很難核對資料。

此外,人資部門需提供員工每月提繳金額及累積至今的帳戶總額資訊。即使勞保局日後將提供勞工網路查詢服務,但由於每月提繳之金額為次月繳款,故勞保局資料會遞延一個月,並非即時性資料,因此企業人事部門每月仍需製作此類表格。另外,員工自願提繳退休金的部分,要記得自應稅所得中減除。

自行開發:以內部專案執行

如果要自行升級舊系統,除了IT人員的能力之外,同樣與人事部門對勞退新制的認知有關,雙方的需求與概念間的差異最好能夠密切溝通確認,才能提升系統可用性。雖然勞委會沒有明確定義配套措施,加上系統端狀況不明,不過企業還是要積極主動多詢問相關單位,作好應變措施。

假如HRMS完全由公司自己內部的IT人員開發,因為無法仰賴供應商的專業及時提供升級服務,凡事都得靠IT與人事部門彼此協同作業。此時人事與IT部門的人員應盡快訂定修改專案的時間規畫,並深入了解整個勞退新制的法令、施行細則等架構資訊,方便IT即時正確地完成系統修改及人事部門的測試驗收工作。

如果過去採用外部供應商所開發的產品,但此時因為供應商消失,無法取得系統維護服務,除了新購,由公司內部的IT人員想辦法接手是一種處理方式,不過若無法取得程式原始碼,只靠IT人員維護,處理難度很高,假設屆時又無法分心注意勞退新制的發展,最後可能無法獨力解決。我們建議企業慎選能夠永續服務的廠商,不然就只好付費請其他供應商處理,這樣雖然省事,卻也將付出一筆可觀的費用。

既有產品用戶:有服務有保障

對已導入HRMS的企業,艾爾法科技發言人陳人麟建議企業應先協助員工瞭解勞退新、舊制的區別,使員工能明確決定應選擇的制度,然後妥善完成對應的人資系統設定工作。

丁建智說,已經長期採用HRMS的企業影響不大,如果與產品供應商仍有後續服務需求的互動,照理來說,都可以取得免費或付費的系統升級服務,企業反而應該更重視系統新功能的測試。

即使在7月1日新制開始實施,企業備妥相關功能,系統還是可能會出現問題,例如軟體開發時的錯誤設計,而勞保局端表單傳遞的格式與系統規格互動目前也沒有完整發布。市面上有些軟體供應商的HRMS產品程式聲稱相關功能已撰寫完成,經過測試,準備出貨。

一般來說,供應商都會免費提供用戶更新程式,以符合法令規定,企業只要配合在上線前完成設定即可。以一零四資訊科技的104eHRMS為例,他們額外提供用戶勞退轉檔程式,用戶可利用Excel格式,將員工的選擇與提繳率轉入系統內,不需員工全部登入到系統維護自己的資料,系統會自動對照提繳公司級距表,計算出每月提繳金額。

對人事單位來說,新制規定固定提撥6%的退休金,使得原本已經很複雜的薪資計算工作更繁複,因此提高了企業採購人事薪資軟體的意願,為勞退新制實施預做準備。根據網路商務平臺104辦公市的觀察,去年第四季企業採購應用軟體,11、12月分企業對人事薪資軟體的需求明顯大增,較前年同期成長了50%以上。

丁建智說,去年有很多新舊客戶,向他們洽詢產品是否提供勞退新制相關功能,而近期產品上線結案會議中,客戶端同樣很關切勞退新制實施,要求功能升級方案。假如企業在3月,才決定以建置新系統來解決勞退新制的問題,劉俊宏認為該公司可能必須面臨新舊系統資料並行的問題,因為導入一個系統需要2至4個月,而平行測試時也會牽涉到舊系統功能,舊系統可能也得同時具備處理勞退新制資料的能力,因此整個導入時程在7月前完成的風險很大。


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