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隨著雲端檔案存取與共享服務的普及,現在,這類型系統也成為近年相當受注目的企業應用,在檔案同步分享應用之外,還要能提供更多安全管控的特性。而市調機構Gartner也特別將這類雲端檔案存取與共享服務,定名為企業檔案同步和共享(Enterprise File Synchronization and Sharing,EFSS)。

從服務提供方式來看,目前市面上這類產品可分成公有雲、私有雲的建置形式。如果企業想要以最快速、便利的方式取得應用,其中SaaS型態的公有雲服務便是首選,企業用戶不需特別準備專用的設備,直接租用申請,就可以馬上開始使用。

在這次採購特輯當中,我們測試5家廠商提供的檔案公有雲服務,包括兩家本土廠商──中華電信HiCloud Box與網擎SecuShare分享雲,以及全球知名大廠Box Business、Google Drive for Work與微軟OneDrive for Business方案。

提供企業使用者帳號管理、檔案分享權限管理能力

一般來說,企業檔案同步和共享服務,比起個人版更具有集中管理的便利性,以及更強的管控力,像是管理者將能建立企業使用者成員,讓企業內部成員的分享更加方便。

不過,各產品對於檔案分享管控作法有不同的設計,細節上也有諸多差異。舉例來說,使用者檔案分享,基本上要能針對企業內部或外部分別管控,當分享給外部使用者時,多數產品會提供設定密碼保護功能,讓知道連結的人還要經過密碼驗證才能存取,或是設定有效期限,讓分享的連結能夠在一段時間後自動失效,甚至設定一次分享,讓對方使用連結後就會失效。

在企業內部的檔案與資料夾共享的管控上,基本也都會提供讓使用者制定共用對象的存取,像是讓共享成員僅有檢視權限,或是可以編輯、註解,甚至是上傳、預覽、擁有權共享等。這些使用細節的提供,也增添分享管控力度。

若是企業需要更強制性的管控,將可以讓管理者來限制個別使用者的分享權限,像是設定只有管理員、資料夾擁有者及共同擁有者可以邀請合作對象,設定使用者在資料夾中的檔案存取權限。此外,也能管控使用者的應用程式使用方式,像是禁止使用者帳號執行同步功能、或是該帳號的App登入使用。在這次5款測試產品中,像是Box Business、Google Drive for Work與網擎SecuShare分享雲,就提供較多的管理者控制,可制定企業成員的分享政策或使用方式,再由企業員工決定分享檔案的存取權。而微軟One Drive for Business與中華電信HiCloud Box,則是較偏向從使用者角度出發,完全由企業員工來掌握檔案分享的管控設定。

對於企業來說,這些服務都能幫助企業做到一定的檔案分享管控,並提升企業檔案分享方便性,只是在管控與方便性上要如何拿捏,以及功能面是否可以符合企業需求,對應企業本身的使用情境,就是企業需要自己想清楚。

不僅於此,對於企業應用上,通常也會考量更多,像是可否於企業內部的AD進行整合,能否整合單一登入(Single sign On)機制。加上過去企業對於公有雲儲存服務有安全性的疑慮,因此服務本身的連線加密、安全防護,以及管理者對於使用者連線的管控,也都是值得注意的地方。常見的使用者帳號安全防護,像是二階段認證機制,定期強制使用者更換密碼,另外,系統也應能自動攔阻多次嘗試失敗的連線,並通知管理者。

同步功能與行動App為必備功能

從這些企業檔案公有雲的功能發展來看,不僅都是以SaaS型態供企業租用,許多服務在線上申請、購買這部分也做得很徹底,可以直接開立刷卡、開立發票,讓企業用戶取得服務更簡便。

在功能面上,像是行動端App應用與PC端同步功能,已經是所有檔案同步和共享服務的必備功能,因為這對於使用者來說相當吸引人且便利。像是使用者在手機、平板上能透過App,直接檢索雲端服務上的檔案,並能直接上傳與下載檔案,畢竟在行動裝置應用普及的今日,滿足行動應用存取檔案的需求很重要。與電腦端檔案同步的機制也很實用,使本機上檔案經變動後,能夠自動將檔案更新上傳,並可版本管控。

以這次測試的5款服務來說,在PC端同步功能上,大多能同時支援Windows與Mac OS系統,只要安裝代理程式便能同步個人檔案,甚至也能提供自訂同步資料夾的彈性。也有少數還不支援Mac OS系統,像是網擎分享雲,另外微軟OneDrive for Business目前也只提供預覽版。

在行動端使用上,5款服務均提供Android、iOS平臺的App,有些甚至是支援Windows Phone、Blackberry,增加應用性。基本上,這些檔案同步和共享App的使用都很簡單易用,想要從手機、平板上下載、上傳、分享檔案都沒問題,分享時也能使用網頁服務相同的權限、防護設定。

特別的是,像是Box與微軟OneDrive for Business還能設定應用程式密碼,讓每次開啟App都要輸入密碼才能使用,強化行動端的防護。

檔案管理、協作功能,已經成為這類服務的重要擴展

更進一步來看,這些企業檔案同步和共享服務對於檔案管理也有許多著墨。特別是針對「分享」這件事,更讓平臺積極積極朝向協作應用發展。

基本上,使用者在操作分享時,檔案分享方式不再是將檔案直接以電子郵件夾帶為附件,寄送到對方信箱,而是產生檔案甚至資料夾的專屬連結,透過連結的方式夾帶在電子郵件中內,供接收方下載。

分享邀請通知也變得更容易。像是檔案分享時的邀請對象設定時,幾乎都能顯示出建議的關鍵字列表。當使用者在共用檔案或資料夾時,除了能夠顯示連結讓使用者以自己的方式傳送。為了讓協作應用更順利,大多數雲端服務本身可以提供郵件寄送共用邀請的能力,相當方便。

當然,服務本身的郵件通知機制,還能提供更多幫助,像是Box服務在共用檔案上新增註解時,或工作指派檢閱時,系統能夠自動發送郵件通知相關成員,或是像網擎SecuShare會在使用者上傳病毒檔案時,郵件通知管理者。

在檔案管理方面,從目前這些企業雲端服務的發展來看,在檔案同步與共享之外,不僅結合企業管控功能,也加入許多文件管理系統該具備的特點。舉例來說,不論是在服務本身的網頁介面、手機App介面,大多數的服務都能提供檔案縮圖預覽、線上檢視、搜尋能力,並提供檔案尋找的快捷選項(如我的最愛、最近使用的檔案、共用項目尋找),讓使用者可以更簡便的去操作。

甚至在檔案搜尋功能上也能有所強化,基本的檔案名稱尋找之外,還能找到文件內容也相符的結果,像是Box、Google與微軟的檔案公有雲服務。

其他方面,像是版本管控機制、為檔案加上註解與說明,也都已經是普遍企業同步和共享服務都具備的功能,而Box、微軟提供的檔案雲服務更是可以提供工作指派、檔案鎖定的應用,讓使用者更易於協作。

更重要的是,基於檔案分享產生的協作相關應用,也逐漸成為這類產品的下一個重要核心功能。像是Google與微軟都有提供自家的線上文件服務,讓使用者直接在網頁介面上就能編輯文件,而不用另外以本機應用程式來執行。讓檔案共享應用變得更直覺,甚至讓多人可以共同編輯一份文件也沒問題。

當然,還有一種變通的作法就是讓雲端文件以本機應用程式開啟,編輯後再自動上傳回存。這些特性,讓服務本身不僅僅是同步和共享,檔案本身也能直接從平臺產生,文件編修也能直覺從介面上來執行簡化操作。

從這些面向來看,這些企業檔案同步和共享服務的發展方向,將更具檔案管理、編輯、與協作性。不過,我們從各家計費方式還是可看出一些發展差異差異,像是Box Business、微軟OneDrive for Business、Google Drive for Work都是以使用者數為計費單位,而儲存容量都是沒有上限,對於檔案管理要求也因此會較高。

比較特別的是,中華電信HiCloud Box是以每100GB儲存空間、5組使用者帳號為單位計算,網擎更是以100 GB儲存空間、使用者人數不限的方式來計費。由於儲存容量的限制,使得這樣的服務較傾向於檔案分享專屬應用。

其他檔案公有雲服務

最後,我們在這次測試的雲服務種類中,也有幾個遺珠之憾,像是臺灣本土大廠華碩也推出WebStorage for Team雲端服務,只是今年2月適逢大改版,同時改名為WebStorage for Business,並未趕上這次採購特輯的測試。還有像是大廠Citrix也推出的企業適用的ShareFile雲端服務,只可惜該目前的服務介面以英文語系為主,還不支援正體中文,對於臺灣使用者不夠友善。另外,像是在免費個人雲端儲存市場赫赫有名的Dropbox,近年也進軍企業市場,推出Dropbox for Team(已改名為Dropbox for business),提供線上直接申請、使用,只是目前產品線上客服只能以英文溝通,如果能夠提供符合臺灣環境的服務,會更理想。未來我們也將會持續對這些服務做相關介紹。

相關報導請參考「企業檔案公有雲採購大特輯」

 

檔案雲服務均能將PC端檔案與雲端的儲存區相互同步

使用檔案雲的同步服務,能讓使用者電腦上資料夾的檔案與雲端服務同步,任何一方的檔案異動,都會自動更新到另一方,相當便利。

 

可設定檔案分享的密碼與期限,增加管控力道

將檔案或資料夾連結分享給對方使用時,為了避免遭他人任意使用,因此多數服務都會提供像是密碼、使用期限的防護機制,讓得到連結的人,沒有密碼也無法下載,或是連結過期而無法再使用。

 

針對內部人員,管理者也能設定檔案分享的存取權限

在檔案同步和共享服務中,最普遍的存取管控方式,就是對資料夾或檔案共用的成員,設置不同存取權限,讓檔案分享能有較細緻的管控能力。

 

5款企業檔案公有雲比較表

                           

 

 

可將檔案分享至所有行動裝置

利用平板電腦與智慧型手機來工作,現在已經很普遍,在檔案公有雲下,使用者能夠方便地依據自己的方式,存取需要的檔案,也能依需求設定存取對象與權限。

 

結合線上編輯的檔案共用方式很方便

現在的雲端檔案同步和共享服務,也很看重線上文件建立、編輯的能力,使文件的共享應用更直覺且方便,而不單單只是將檔案傳給對方,最好還能提供像是共同線上編輯的應用方式。

 


相關報導請參考「企業檔案公有雲採購大特輯」 


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