嚴格來說,Google Apps不能說是一套文書處理軟體或是服務,這是一套提供線上版辦公室生產力軟體的服務,其中也包含了具有精簡版功能的文書處理、試算表、簡報的Google文件(Google Docs)。
Google文件提供了網頁版的文書編輯(Document)、簡報(Presentation)、試算表(Spreadsheet)、表格(Form)、繪圖(Drawing)、圖形(Table)、收藏(Collection)7種工具。
Google文件最大的好處是可以讓多人同時編輯一份文件,並且將編輯的過程軌跡記錄下來,另外,Google文件也可以整合Google本身提供的即時通訊軟體,當多人在編輯文件時,還可以即時互相討論溝通想法,對於多人協作非常有幫助。
線上版有利於多人協作,但無法離線編輯
但是也因為受限於網頁版的關係, Google文件無法提供部分單機版Office所具有的功能,比如像是滑鼠右鍵功能會被鎖定,使用者若要執行剪貼、複製、貼上等動作時,都不能使用滑鼠右鍵,而必須使用快速鍵。Google臺灣雲端運算計畫主持人葉平表示,由於瀏覽器有些功能,會使用到滑鼠右鍵,網頁版的功能因此而無法使用滑鼠右鍵執行,但未來隨著HTML 5的技術越來越普及,這樣的限制就會被改善。
另一個問題是離線使用與編輯,目前Google Docs僅支援離線瀏覽,而無法離線編輯,所以當使用者無法使用網路,或是企業內部網路斷線時,就必須尋求其他的替代方案來進行文書處理作業。
Google Docs在2011年初開始提供外掛程式Google Cloud Connect for Microsoft Office,使用者只要下載該程式,就可以在編輯Office時,將該文件同步上傳到Google Docs,後續使用者可以在Google Docs上瀏覽或是繼續編輯該文件,在這部分與微軟Office有相當好的接軌。Google Docs可以接受上傳的檔案格式包含doc、xls、ppt、pdf等格式。
整合Google Apps其他功能,增加附加價值
總體來說,Google Docs即使提供了多樣的工具,在文書編輯的功能上,仍與微軟Office有一段差距,但是,Google Docs的強項其實是與Google Apps其他服務整合後的綜效。比如說,即使使用者在本地端完全沒有Office軟體,Gmail中的附加檔案也還是可以透過Google Docs頁面開啟瀏覽。
Google Apps中最吸引企業的功能就是電子郵件Gmail,因為Google Apps企業版提供25GB的儲存空間,也擁有很強的垃圾郵件篩選能力,Google還針對企業用戶推出可留底郵件封存的Postini功能,讓企業客戶添購,提高安全。
葉平認為,Gmail受到企業青睞跟強大的垃圾郵件篩選能力有很大的關係。垃圾郵件管理對企業的IT人員其實是頗為辛苦的工作,因為要先訓練電子郵件讀取器辨別垃圾信,就要先將垃圾信標示出來,但即使如此,讀取器的辨認率仍舊偏低,導致企業不斷收到垃圾信。而Google的垃圾郵件篩選機制,則是根據全球經驗,比如一封垃圾郵件在美國或是俄國已經大量出現過,到了其他國家不需要企業另外標示,就能直接辨別為垃圾郵件。
Google Apps容易在行動裝置中使用也是另一個強項,除了網頁版易於用手機瀏覽器開啟之外,Gmail也針對手機等行動裝置的螢幕量身設計呈現版面,讓使用者便於操作,不少企業採用Google Apps來達到行動辦公室的目的。
提供99.9%的SLA保證,但臺灣尚未有專責技術支援窗口
Google Apps有免費的個人版,也提供10人以下的免費企業版。10人以上的企業可購買企業版,建立企業專屬網域下的帳號,計價方式依照使用人數計算,每個帳號每年50美元。 Google針對企業版用戶提供了99.9%的服務等級保証(SLA),相當於1年內服務中斷時間不超過9小時,未達到時將會以服務時數作為補償,SLA所涵蓋的服務項目包括電子郵件、日曆、文件、網上論壇等等,但不包含Gmail研究室功能、Postini服務和Gmail語音或視訊通訊元件。
另外,企業使用Google Apps企業版若遇上當機或其他原因而無法使用服務時,Google僅提供國際客服電話與電子郵件信箱反應問題,或是可透過經銷商解決部分設定問題,在臺灣目前並沒有專門的技術支援窗口。
至於離線服務的部分,Google Apps中目前僅Gmail可離線瀏覽編輯,Google文件和Google日曆僅可離線瀏覽,但無法離線編輯,其他工具都無法離線編輯與瀏覽。
產品資訊
原廠網址▲www.google.com/apps/intl/zh-TW/business/index.html
建議售價▲企業版10個帳號以上,每個帳號每年50元美金,可線上刷卡購買。另外,因Google Apps 企業版本為客製化的解決方案,因此售價會隨著客戶對Apps的需求而調整。
經銷商▲Master Concepts 電話▲02-77097530 經銷商網址▲www.hkmci.com
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