CIO對CEO溝通的5大實務建議

上一篇我們談到溝通的重要性，現在，我們來談談實務上CIO與CEO溝通應該注意的事項。

第一，CEO的時間通常都是切成非常多的片段，很難有足夠的時間來探討特定議題，所以，CIO要學習如何在很短的時間內提供簡潔有力的訊息。在一般的情況下，CIO也許可以在每周或每兩周預約到CEO半小時的時間，這時候應該要珍惜難得的會議而充分準備。

比如說，把自己要講的內容加以組織，很多主管只有在正式會議簡報時，才會把資料整理的井井有條，其實任何溝通都要學習把溝通的內容組織成重要的3～5點。通常溝通一件重要的事，前面一、兩點應該是背景說明，接下來則是要討論的主題內容，最後再留一點時間，讓CEO能夠就這個題目來發表意見與討論。

有時候如果準備不足，往往花掉大半時間解釋或者是在背景上交代太細，使得後面討論的時間不足，我建議CIO每次溝通時，學習在5分鐘內把背景說明完成，後面才能夠留下足夠的時間討論正題。而若要討論的議題較為複雜時，不妨事前就請秘書轉交相關參考資料，讓CEO在正式會面前就能有時間了解。

第二，CEO的工作必須非常聚焦在公司最緊要的問題上，所謂緊要，也就是公司發展上最重要的事情，雖然有時候也會看到有些CEO忙於眼前救火的事情，但是，如果CIO所談的議題，要充分得到CEO的注意，建議要與這些緊要的事項有足夠關連性。

CIO其實是可以隨時準備好幾個議題，然後在適當時機來談適當的議題，由於公司的資源時常是要用在刀口上，所以，適當的時間自然會比較容易得到共識。例如說，銀行的個人資料外洩，對該銀行造成不小的壓力，這時候CIO就可以提出資訊安全相關的專案預算需求。

CIO除了經常思考公司需要的長遠ICT策略之外，其實也要見機行事來因勢利導，這就像是棒球賽不能全靠長打，有時候機會來了，先打出一個安打也是很重要的。

第三，注意CEO平常徵求意見的對象，很多領導人對於自己不擅長的事物，也會常常向第三者徵詢，例如說，科技公司的CEO如果要了解雲端運算，除了找該公司內部的CIO之外，很可能還會向研發部門的主管請教，有時候也會跟公司聘請的顧問詢問，相較於CEO，這些主管或顧問的時間通常會較為充裕，CIO應該要平常就勤於跟他們溝通，經過他們所認同的觀念，往往比較容易為CEO接受，所以，平常在跟老闆的諮詢對象溝通時，就要善於表達自己的想法，必要的話甚至可以請他們向老闆建言，有時候他們的一句話可能勝過自己一小時的簡報。

第四，為了經常讓 CEO接受到有關ICT的新知，應該經常爭取在CEO所主持的會議裡有簡報發言的機會，利用這些機會一方面讓其他主管可以吸收ICT新知，無形中也增加對CEO的教育，這種簡報甚至可以邀請外面的專家來參與。

第五，清晰的思路與嚴謹的邏輯是說服別人的必備條件，在準備與CEO溝通的過程中，要反覆檢查自己的論點是不是很清楚，脈絡是否符合邏輯。如果是一個重要的討論，甚至可以考慮先請一位好朋友來模擬CEO的角色，並且從CEO的觀點給自己提出改進的意見。

以上五點，是我個人平常工作的一點心得，任何重要的事情，往往都需要充分準備以及好的臨場表現，羅馬不是一天造成的，CIO的溝通能力往往也是歷經不斷的努力與改善，才能達到一流的水準。口述⊙黃河明　整理⊙楊惠芬

作者簡介：
黃河明─悅智全球顧問公司董事長
台大商學研究所博士；曾任惠普台灣分公司總經理兼董事長；資策會董事長；台北市消費者電子商務協會創辦人