iT自救術─文件的結構

我們為何要知道「段落標記」是什麼？為何要學習頁面的「邊界設定」？

假設我們僅僅從功能面來研究文書處理軟體，就會有一個簡單的問題一直跑出來，「我為何要學這功能？」那是因為，如果你對你「要做的事情」沒概念，「為何而做」的疑問也就不會間斷了。如此一來，就算你「學會」了某個技巧，過兩天你也很快就忘了。

所以，學習文書處理軟體的操作，首先要得對「文件的結構」有基礎的認識。

上期提到，假設你要製作的文件有很多段落，在文書處理軟體中預設以Enter鍵輸入的「段落標記」作為分隔字元，這是基礎到不能再基礎的概念。不過，即使都是段落，它們也並非都是一樣的段落。

大多數文件都有「結構」
「即使都是段落，它們也並非都是一樣的段落。」這可神奇了，又說「都是」段落，但又說「並非都一樣」，這是繞口令嗎？

這牽涉到文件結構的問題。

想像一下，如果你要做個「電影海報」，好了，也許文字的份量極少，但即便如此，電影海報的文字內容大概也該有如下的分段：
● 電影名稱
● 上映日期、時段
● 上映地點、戲院名稱
● 演員表
● 影片內容
● 發行公司……
簡單問一下各位讀者，假設是你來製作這張電影海報，除了必要的一張很大的圖片之外，你會把上述的所有文字，用一樣的大小比例放置在頁面上嗎？

如果你會這樣做，那……我也只能說你不適合做文書處理工作吧！所謂「即使沒看過豬走路也吃過豬肉」，大多數人都應該會這樣想：「重要的文字放大，次要的文字縮小，有些訊息則放得很小也無妨，有需要看這類訊息的人一樣會去找尋，只要能清楚展現文字內容即可。」換句話說，「文件的結構」在概念上很單純，就只不過是：

「文件不外乎是由『段落』構成，但每個段落的『輕重大小』則並非絕對相同。」

段落的「群化」
再想像一個「大一點」的範例，假設你要寫一本小書，無論是產品使用手冊，還是公司內部的教育訓練說明，都可以善用文書處理軟體來做這件事。那我要請問各位讀者，你這本書要不要先擬個大綱，再把書的內容依序填滿？

假設這本書就擬個大綱吧（如果是我我會這麼做）！那大概的的結構會包含了：
● 書名（或是文件的最重要的「章旨」名稱）
● 章節名稱（第一章、第二章……）
● 小節名稱（如果章節內容太多，裡面還會分成若干小節）
● 內文
這是個很基本的書籍綱要，全書的內容有四個層次，那我又要再次請各位想想了：請問這所有的段落，文字的樣式大小都會一樣嗎？

在文書處理軟體裡面，上述這些文字，都是一個個的「段落」，每段文字都用Enter隔開，但我想應該不會有人一整份文件的所有文字，不分層次都用一樣的樣式吧！通常「章節名稱」用很大的字，「小節名稱」用較小的字，「內文」用一般、適合閱讀的文字樣式。

這時候又有新的概念要記住了，這概念稱為「段落樣式的群化」。

舉例來說，一本書所有的章節名稱不會一起出現在同一個位置，而是因為行文的順序，依序出現在書裡面的各內頁（當然，可能會一起出現在目錄就是）。但是，這些章節名稱的文字樣式和大小，卻需要「一致性」。一般的作法，會希望讓讀者看到這章節名稱的「樣子」時就知道：「喔！這是新的一章的開始！」。同樣的，章節內容中的小節名稱，總也不會「忽大忽小」，大多有其固定的樣式和大小。軟體的設計得面面俱到
所以，講到這邊各位應該可以瞭解到：如果你的文件「有點份量」、「有點結構」，那就很適合使用文書處理軟體。如果你的文件永遠都只有一、兩頁，那大概也不會太麻煩，簡單調整一下每個段落的樣式即可。書名就放大點，章節名稱、小節名稱、內文等等都可以各自調整樣式，反正也沒幾個段落，很簡單的。但如果你的文件比這大些，二、三十頁，六、七十頁，甚至好幾百頁，你真的要一頁一頁的去調整每一個段落的樣式？我想你會累死。

所以各位可以想像，文書處理在設計時，要考量的也並非「一、兩頁而已」的文件，一定得想個辦法，讓你可以調整「群化」的段落樣式。所以當你在學習文書處理軟體的過程，對此一定要先有概念。

不僅如此，就文書處理而言，段落的群化最麻煩的是「群化樣式更動」。

如果你用排版軟體去編排一本書，那很抱歉，你得在排版前就把所有的事情都規畫好，紙張的尺寸，紙張邊界的大小，裝訂邊的空間預留，所有段落的層次、樣式，圖片的數量……，全都得先定下來。如果你等到排版完成後才想改，行嗎？

通常不行，幾乎得整個重做。

文書處理軟體就比較靈活，因為文書處理軟體本來就是比較輕鬆、易於操作的軟體。所以你想到改變紙張的大小？可以！你想要改變邊界的尺寸？行兒（上期有教過了）！一次更改所有章節名稱的文字樣式、大小？當然可以。但這麼靈活的調整性，犧牲的就是頁面的精準度。文書處理軟體最後呈現出來的頁面會不會「美觀、正確」，自然就有點兒運氣運氣。

所以，我要強調的是：本欄會先從「單一的技巧」開始介紹，為往後「結構性的調整文件整體樣式」而做準備。所以如果你覺得某些「片斷」的技巧有點「不知為何而學」，要請各位先忍耐，日後這些技巧都用得到，到時會整個把這些技巧串起來，設法讓各位理解文書處理軟體「正確、有效率」的用法。

改變文字、段落的外觀
好，談完了「文件的結構」和「段落的群化」，那我想來談談改變文字和段落外觀的方法。

上期說，段落是構成文件最重要的元素，但段落本身又是由中、英文字，數字，標點符號等更小的元素所構成。在文書處理軟體裡面，無論是單一的文字還是整個段落，每一個細小的屬性也都可以各自調整，這些屬性包含了字體樣式、字體大小（點數）、字體體例（粗體、斜體……）、框線、網底、這些元素的樣式、顏色、效果、間距……，這麼多的屬性你可能用不了這許多，但寫軟體的人可不能這樣假設，他只能盡可能的提供「完整」的功能，設法滿足「所有」的使用者。

既然你已經會「選擇」的技巧了（喔，之前幾期已經講過了），那請各位要記住「先選再做」的概念。不僅如此，各位還要多記住一件事：物件要選對事情才能做對。如果你要改變的是段落的外觀，那就不能只選一兩個字，你得把整段選起來再做動作，否則就達不到你要的效果了。

下期，會完整講解所有「文字和段落樣式相關」的技巧。

敬請繼續收看。

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