採購指南─提供完整財務資訊的小型財會系統

企業內部資訊裡很重要的一點，就是資金的狀況，可以即時的掌握營運與財務狀況，就能立即決定策略來增加營利或減少虧損，所以導入財務會計系統，乃是現今企業所不可或缺的e化過程。

選擇合適的財會系統，不僅能縮短會計相關資料的輸入時間，產生各式報表，若有需求可以搭配其他前端系統或POS（Point Of Sales，銷售點管理系統）系統。所以在選擇財會系統時，應注意財務與帳款的功能是否符合企業需求之外，還要考量操作介面是否方便，能否快速學習使用，日後能否擴充新功能，或者能與其他系統相整合，導入之後是否提供完整的教育訓練與客戶服務。

對應不同規模企業，財會功能也有所差異
在導入財會系統時的主要考量，除了導入的價格外，就是要選擇適合的產品。你必須考量到所對應的企業規模、企業營運模式，以及日後需求提高或改變而產生升級需求時的狀況。

使用系統的人數多寡，便是財會系統區分的方式，例如：最多只能單機使用的個人版或者家庭版，以及可同時多人上線使用的企業版。在選擇上必須考量到企業內部的使用狀況，以及未來企業成長時可能面臨的情形。

以個人用戶或者小型辦公室所使用的財會系統來說，在功能上並不需要索賠憑單、銀行資金預估或者收付憑單等功能，只需要能夠簡單記帳、產生簡易報表即可，有時甚至連報表都可以簡略。

而企業所需要的財會系統，比個人用戶所使用的系統功能更加豐富，例如系統允許同時多人上線操作，並且可與其他的前端系統如進銷存、人事薪資、生產及客戶關係管理系統相結合，使不同部門的操作人員登打資料的同時，即產生相關的表單；相對地其他系統輸入資料時，相關資訊也能同時儲存於財會系統，讓公司目前的作業與營運情況一目了然。

在功能上，會計系統的基本功能分為帳款管理、財務管理與財務管理報表三項，在選擇財務會計系統時，除了帳款管理的收入、支出費用；財務管理的基本帳冊、會計科目設定與財務管理報表的會計科目、建立傳票與損益資料表等基本功能之外，還有公式設定與收付憑單等選擇功能。另外還有票據的銜接與管理、帳款交易與帳表管理、多部門沖款、客戶信用額度與POS系統整合等，在導入財務會計系統時，對系統的功能應多加考量。

票據的銜接與管理
財會系統提供企業與客戶或合作廠商日常的交易流程如收、付帳或者催款等作業多仰賴單據管理，而財會系統能讓作業處理與帳務結合，統一管理應收、付與預收、付帳款，以便處理帳款的催收及繳清，並且在固定時間與客戶或廠商對帳。

帳款交易與多部門沖款
除了能夠即時處理的現銷、現購、賒銷、賒購與信用卡付費等交易方式，財會系統應能夠提供明細、統計、回收、帳齡、跟催等報表。而且企業所使用的財務會計系統，應允許不同部門，多人同時上線的業務單據同時納入沖款作業。

客戶信用額度
可提供客戶信用額度的控管，並且鎖定允許主管修改與瀏覽客戶信用狀態的權限，降低交易形成呆帳的風險。

與POS系統整合
企業的各個零售據點以POS系統輸入銷售資料的同時，應能夠即時將資料輸入財務會計系統，並統計分析銷售資料，因此兩者之間的整合度很重要，例如資料的格式應該相容、前後端系統可以將資料同步，或者財會系統接收資料時能迅速統整並分析資訊。整合度越高的系統，所能得到的資訊越即時完整。

系統功能相近，主要差異度在於使用介面的友善度
財務會計系統由於處理的細目繁多，各家供應商對系統的設計考量也不見得相同，因此在功能上相近，但是在操作介面各有差異。有些產品提供個人使用習慣的細部設定，可以進一步設定系統環境的顏色配置，或者是自定的快速鍵等，讓系統在能迎合使用者的習慣，加快上手速度與熟悉，並且可以設定常用功能與表單的選單或工作列，提升操作人員的作業效率。

由於財務會計系統的功能很多，為了協助企業導入，許多供應商也在系統建置後，為相關的操作人員開設教育訓練，同時也提供電話與線上客服，幫助使用者排除困難，或者將使用者的常見問題彙整在網路上方便查詢。採購時應多加比較，以免獲得的支援太少，成為軟體孤兒。

會計內容在計算需要設定公式，大多數的會計系統也都有提供公式設定的功能。不過偶爾會有功能不足的狀況，例如需要一種新的報表內容與格式，或需要在基本資料中新增某個欄位等各種需求，此時系統的延伸性與供應商的服務便很重要，在選擇時應多注意現在與未來可能的需求及廠商的售後服務。

由於，許多供應商都將財務會計處理系統切割成會計、帳款與票據三個模組，或者將部分功能關閉。在導入時也應考量這一點。

財會系統的系統授權方式也有不同。有些產品以使用者數為計費方式，有些則以電腦安裝數為計費方式，現在也有廠商使用軟體租賃的方式來計價，在導入系統時應多加評估考量。

在兩岸三地有合作廠商或關係企業要注意一點，所需的會計系統會更注重支援正體與簡體中文介面、多幣別選擇和多套帳的功能；若有歐美國家的合作廠商或分公司，其他語系的支援也是要考量的。文⊙林柏凱



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