iT自救術─筆電的檔案同步與實作

上一期本欄曾經說過，「檔案同步的解決方案很多，而每個方案都像是藝術」。這一期，我來介紹一下有哪些「藝術」可供選擇。

在開始之前，先說明我對檔案管理的「想法」。

在我自己的認知裡面，站在管理的角度上來看，「集中」是很重要的。唯有「集中」才方便管理，如果檔案都放在一處，你要找，也知道去哪裡找（而不至於「到處」都找不著）。

但是，就「安全」和「資源有限」的角度來看，「分散」卻是很重要的原則，「雞蛋不要放在同一個籃子」就是這個原則的具體實踐。我們管理的雖然不是雞蛋（而是檔案），但檔案多放幾處，多存幾個備份總是比較安全。此外，檔案能夠一直集中放在一起當然是很好，但由於儲存空間有限，有時不得不把檔案分開存放，這都會造成管理上的困擾。

檔案多放幾個備份，也會衍生很煩的管理問題，那就是版本管理不易。就算檔案只有兩份，一個是「主文件」，一個是「備份」。當你修改了「主文件」，那「備份」該如何？「備份」文件若是沒有同步修改，那備份也就失去了原意，主要文件壞掉了也還是壞掉了，因為備份的資料還是舊的。但有時候我們又希望備份就是保存舊的資料，以便我們需要時可以「回溯」到舊版的資料。怎麼辦？
所以，照這樣看來，備份最好有兩份：主文件的「最新」備份和「先前」備份。所謂的先前是要多久以前？這樣談下去，真是沒完沒了。

在大型企業裡面，大多會用一套複雜的機制管理所有的資料，以維持主文件與備份文件的同步（及版本管理）需求。但是，我們不妨把問題放在「個人」身上（畢竟這專欄是「IT自救術」），而且先假設我們的備份需求只要到「同步」即可，而不必搞到版本管理的部份。畢竟維護的需求越多，需要的資源就越多，我們還是先研究單純一點的問題就好。

既集中又分散
所以，我建議的文件備份原則就是「既集中又分散」。所謂的「集中」是指：「使用者的文件資料，應該有一個主要的存放之處」，至於分散，則是指「文件資料一定要同步備份」。這類情境很多，各位可以想像一下：
● 主文件主要存放在桌上型電腦，而備份在筆記型電腦
● 主文件主要存放在家中和公司的個人電腦，而使用PDA作為文件的隨身備份
● 主文件主要存放在筆記型電腦上，但備份在網路儲存空間
● 資料主要存放在家中和公司的電腦上，但使用隨身磁碟備份

請注意，這裡想像的情境都有「主文件」和「備份」的元素，並非表示這是絕對必要的。你的文件可否只有一份，就只放在Internet的儲存空間上？當然可以，而且這還有易於維護的好處。你只要能上網就能存取，而且不必費心版本管理的問題，多好！

可是，一旦你無法上網，或是哪天發生了網路儲存空間的「意外」（不是不可能的），你的文件、信件就全沒了。你如果可以負擔這種「代價」，自然可以考慮這種方案。不過這真的太恐怖了，我懇求各位讀者別這麼「鐵齒」。

既然檔案同步這麼重要，就請各位讀者考慮下面幾種方案，選一個（或是數個）自己愛用的方案吧！我建議的檔案同步很單純， 就是「每一個主要的文件檔案，都同步備份」，方案有下面三種：
● Internet方案
● 隨身磁碟方案
● PDA方案
不過，礙於篇幅，這期只能簡介Internet上的文件同步方案。

Internet同步方案
如果閣下在公司可以上網，在家可以上網， 出外也可以上網， 下列「Internet文件同步方案」是可以考慮的。不過，一旦不能上網，或是服務暫時關閉，同步文件就可能無法讀取了。此外，我建議Internet不要當作唯一的文件儲存處，畢竟有系統失事的風險，而這種方案也不避免要考慮「資料外洩」之類的問題，如果資料具備很高的「機密性」也得慎選。

● Google Docs
Google Docs是一套由Internet最知名的公司Google所提供的文件製作/分享服務，使用者可以直接用瀏覽器連上Google的伺服器撰寫文件，並使用帳號／密碼管制文件，不會讓外人看到。但如有需要，你也可以把文件分享給友人。

目前看到的Google Docs文件支援類型有限，只有4種（表格、文件、簡報、試算表），據說使用者還可以上傳PDF檔案來分享內容，但我並沒有驗過。

Google Docs的最大好處就是：介面都經過細心的中文化，用起來不費力，系統的服務品質也算穩定。如果你的文件要找個地方備份，這裡是個不錯的選擇。缺點則是：Google Docs畢竟只是「簡化」的類Office服務，所以你無法從Google Docs獲得完整的Office全部功能（畢竟，這是Google提供的服務，不是Microsoft提供的）。

● Zoho
和Google Docs相比，Zoho提供的服務項目可就多多了。不止是基本的文件、試算表和簡報，甚至有資料庫、專案管理、人力資源管理、客戶關係管理⋯⋯，一整個辦公室應用都上網了。

Zoho的Writer（類似Word的文件編輯）比Google的「文件」功能還更完備，從它的工具列就可以看出來了。G o o g l e 的「文件」很陽春， Z o h o Writer就很像完整版的Word。不過，Zoho大部分的服務都是簡體中文和英文介面，所以它服務項目雖多，但在臺灣的知名度並不高。

如果你是Google的愛用者，使用Zoho甚至不需要重新註冊，只要使用Google帳號就可以登入使用了。類似的服務還有不少，Thinkfree也是可以玩看看的網站。

● Office Live Workspace
Microsoft也提供了線上Office服務，稱為「Office Live Workspace」。這功能得搭配Office 2007才能使用，也和其他的網路文件服務有頗多不同。

其他的網路文件服務大多著重在提供「線上編輯」， 但Office LiveWorkspace就真的只是著重在文件同步與線上版本管理（至少目前看來是如此）。你的電腦得安裝Office 2007，你得有一個Windows Live的帳號（免費註冊即可，和你的MSN帳號是一樣的﹞。
使用者可以在網站上瀏覽文件，分享文件，但是不能「線上編輯」文件。但是這服務可以讓你下載文件，在自己的電腦上編輯後存回，也算是相當方便了。上面看起來也有版本管理的功能，但我沒有仔細研究。

目前已經提供中文介面了，我個人覺得這服務相當不錯，值得一用。

● Windows Live Skydrive
如果你只是要把檔案備份到所謂的「網路硬碟」，Microsoft也有個不錯的服務：Windows Live SkyDrive！

老實說，我認為Microsoft還挺慷慨的，只要有Live ID帳號，就可以使用高達5GB的網路硬碟空間，限制也很少（就是總容量不能超過5GB），支援中文檔名，註冊也免費，用來做文件的同步與備份相當足夠了。

Microsoft這服務也提供了一定的「分享能力」，你可以把檔案放進「共享區」分享，甚至還分為「朋友共享」與「完全公開」，也可以用密碼鎖住你個人的文件。使用方法也很簡單，安裝「上載工具」就可以用拖曳的方式傳檔。如果不能（或不想）安裝軟體，網頁也提供了簡單的上傳介面。

● Google Mail＋Gspace
如果你是G m a i l 的愛用者， 其實Gmail超大的空間也可以用來傳檔案。

概念很單純，電子郵件都可以附加檔案，所以你有點類似「寄信給自己」的概念，你只要在甲地把檔案（用附件的方式）傳到自己的Gmail信箱，再到乙地把檔案存回電腦，就是簡單的文件備份功能了。

在Windows環境下，使用Firefox再加上Gspace外掛，你甚至可以把Gmail當成一個「類似FTP」的伺服器。

不過，類似的外掛也不少，但是中文的支援性、分享的能力、分享檔案的安全性等等都是問題。此外，Gmail有不少「非明文規定」的限制，像是「每日流量不能超過500MB」，「單一信件檔案大小不得超過20MB」，這些都會影響使用的便利程度。

不過，這畢竟是個傳遞檔案的方式，用Gspace也確實可以讓分享檔案變得容易多了。Gspace可以自動幫你把大檔案切小，下載時又會自動幫你合併（以解決Gmail單一檔案的容量限制問題），好用的介面，對於一般性的檔案自用分享是足夠的。

畢竟，Gmail空間很大，而且還一直成長，不是嗎？

● 自己架個FTP！
如果你膽子夠大，實際上可以在家裡（或是你「敢」的地方）架個FTP伺服器，用以上傳/下載/分享檔案。

FTP這東西由來已久，是Internet時代的重要應用。簡單來說，甲電腦只要裝上FTP Server軟體，乙電腦只要有FTP Client軟體，你就可以用Client軟體連到S e r v e r 上抓檔案（ 或是存檔案），就這麼簡單。

至於架設困難度與安全性如何？架設的難度不高，但也不低，我個人建議你可以使用免費的Filezilla FTPServer軟體，適用於Windows平臺（印象中其實多個平臺都有支援），操作簡易， 最重要的是⋯ ⋯ 它甚至支援Unicode，所以簡體中文、日文檔名等等都是可以支援的（很多付費軟體都不一定能支援Unicode檔名）。

至於架設的細節，照例我是不講的。不過現在是「光世代」，8M、10M的頻寬相當常見。很多ISP還提供固定的IP一組給用戶，用這個固定IP架個FTP確非難事。不過我要再次強調，Internet環境下，電腦的安全性確實是要注意，防毒軟體、防火牆軟體都該裝上並設定好。此外，FTP畢竟有它使用上的門檻， 像是語言（Filezilla Server只有英文版）和操作概念，有興趣者可以好好研究。

我只能說，我個人認為並不困難，但也沒有易如反掌就是。不過，如果能架好FTP，用在檔案同步確實是不錯的。

本期結語：其他檔案同步方案下期待續
光是Internet的檔案同步方案的簡介就花去了這麼多篇幅，另外兩種方案只好等到下期再說了。