多功能事務機掀企業文件管理變革

多功能事務機搖身一變文件管理中樞！多功能事務機越來越聰明，不僅可同時管理書面與電子文件，結合安全與行動需求，還能整合文件流程，讓作業自動化。若善用多功能事務機，可讓你的文件越管越輕鬆。

繼設備整合變革後，MFP第二波應用整合變革再起
多功能事務機曾為企業帶來一波設備整合的革命，整合影印機、印表機、傳真機與掃描器。多功能事務機還不斷在轉型，變得如同一臺電腦，能透過網路連結其他系統，能作為企業文件管理的中心。

多功能事務機未來發展應用
多功能事務機連結後端系統，提供貸款申請、汽車貸款、保險理賠、開戶申請等服務，讓使用者可直接在介面上操作；另外，也可將列印認證卡片結合在悠遊卡或員工識別證上，並透過NFC進行讀取和認證。

簡化文件流程，群環用多功能事務機著手改造
群環科技的每位業務，在傳真文件上加上自己的E-mail條碼，當傳真回傳時，多功能事務會辨識條碼並將文件自動發送至寄出者的信箱。

群環科技副總經理呂澤煜： 「多功能事務機牽動企業內部文件流程，應該將多功能事務機視為企業核心IT應用。」

兼顧安全與管理，臺北市捷運局列印漫遊更便利
臺北市捷運局導入讀卡機控管系統C總管套件，使用者在電腦前按下列印後，文件不會直接輸出，使用者可持卡至任何一臺多功能事務機刷卡，確認身分後，文件才會輸出，讓資料外洩的可能性降至最低。

臺北市政府捷運局秘書處課長凌涵沛： 「將多功能事務機視為文件管理平臺，可兼顧安全、管理與便利。」

帶動新服務，多功能事務機成為文化大學資訊服務中樞
文化大學將計費系統與多功能事務機連結，每個人都發一張UPASS卡做為辨識之用，此外，學生可從多功能事務機直接連上系統，列印需要的講義或成績單等文件。

文化大學推廣教育部資訊長鄭旭成： 「將多功能事務機視為資訊平臺，可帶來許多新的服務。」

用多功能事務機落實文件管理
事務機不再只是單純執行影印、列印、掃描與傳真等工作的出紙工具，它可以管理紙本文件、將文件數位化歸檔，分享知識、縮減不必要的輸出節省印量，並結合流程加速工作效率。

面板的無限可能
近兩年輸出設備嵌入全彩的大尺寸觸控式螢幕；大尺寸的彩色觸控螢幕不只讓操作更直覺便利，也讓多功能事務設備能巧妙地和網路、系統與專用管理軟體配合，延伸出更多的功能與應用想像。

成為牽動商務流程的中樞神經
因為網路、設備紙張處理與運算能力等效率提升的加持，多功能事務基已經能與企業的工作流程系統結合，成為管理企業紙本與數位文件傳遞流程的中樞神經。

控管印量的最後一道防線
現今大多數輸出設備廠商，都提供列印管理方案，以設備內建列印控管措施或搭配列印管理軟體等方式，監控員工的列印量與使用權限。

e世代的紙本文件保險箱
透過多功能事務設備附有的封包加密、IP Filter、內容留存、機密列印等功能，能有效補足因紙本文件所產生的資安漏洞。

評估建議－客製化能力與系統整合度是評估重點
事先研究需求與印量，規畫、挑選有效益的應用架構，才能為企業打造出適合的文件管理方案；目前廠商所提供的管理方案，分有套裝軟體、中介軟體，或是設備本身採開放式等不同的架構。繼設備整合變革後，MFP第二波應用整合變革再起

2005年年底，知名的航空業者中華航空每週有80架貨運飛機往來，其中，35架貨運飛機是飛往美國，因此成千上萬的貨物必須經過美國海關核對與貨物明細（艙單、提單）是否相符，若貨物明細一旦出錯就必須接受巨額罰款，這對華航來說是極大的損失！

然而，資料筆數如此多，艙單、提單的資料不免會有錯誤或遺漏。且由於艙、提單都是跟隨貨機送達，因此往往要到達目的地時才能核對單據內容是否正確，但美國海關要求貨物單據必須在飛機到達前就必須確認正確無誤，若當貨機送達時再更正資料就已經來不及了。

於是華航規畫在貨機到達前就將艙單和提單的資料送達，若貨運站人員發現資料錯誤，就可即時更正，並通知貨運公司重新送出正確的資料。華航最終導入富士全錄的掃描與檔案分享（DocuShare）解決方案，首先，先將艙單、提單掃描成PDF檔案，然後上傳至分享平臺DocuShare上。

由於多功能事務機本身具備字元辨識（OCR）的功能，因此可自動辨識貨號，然後將掃描後的艙／提單傳至12個不同貨運站的文件夾中，而不需要人工將掃描後的資料再上傳。完成掃描後，多功能事務機還會發出通知給貨運站的人員，讓他們知道單據資料已經上傳。

中華航空資訊管理處資訊工程部經理吳榮全表示，導入此方案後，由於可事先確認艙、提單是否正確，錯誤時就可即時修改，因此被罰款的機會就大幅降低。

過去，多功能事務機僅單純做為影印、列印的功能，但隨著掃描、傳真的使用率越來越高，相關的應用也越來越多，包括在第一時間將文件電子化、電子化後的文件快速歸檔、同時管理紙本與電子文件，以及將多功能事務機與其他系統連結以縮減文件流程。

多功能事務機曾為企業帶來一波設備整合的革命，整合影印機、印表機、傳真機與掃描器。多功能事務機還不斷在轉型，變得如同一臺電腦，能透過網路連結其他系統，能作為企業文件管理的中心。另一方面，廠商相繼引進與推出各項解決方案，要讓多功能事務機前進企業IT核心應用，而設備本身技術與功能的演進，也讓各項應用能真正發揮與落實。

類似華航的案例，近一年來越來越多，許多企業紛紛希望能增加多功能事務機的使用。可以預見的是，多功能事務機將會為企業掀起一波文件管理與流程的革命！

為文件流程大改造
多功能事務機可接收不同來源的文件，包括傳真、掃描或直接接收的電子郵件，然後依據用戶需求為文件提供進一步的處理，比如格式轉換、分割文件、文字與條碼辨識功能等，最後再將文件傳送至指定的地點，或是後端的資料庫中。

若多功能事務機可進一步連結其他資料庫或平臺，如ERP、CRM等，並設定工作流程，文件就可根據條碼、OCR等機制將文件自動分類並傳送至相對應的系統。

Canon行銷處系統支援部經理楊宣文表示，現階段便有客戶規畫藉由文件流程管理軟體將客戶傳真的文件主動分類再E-mail給需要接收的部門和收信者，若此企業要回傳時，也能直接傳真至客戶的E-mail，以降低人工作業。

目前許多企業規畫用多功能事務機做為文件管理中心，執行過去必須由人工進行的作業，以簡化文件流程，如群環科技、和運租車等。以群環科技為例，是藉由在發送的傳真文件上附上含電子郵件的二維條碼，當傳真回傳後，多功能事務機可自行辨識條碼，再根據條碼將傳真發送至該條碼的使用者。

和運租車全臺約有30個服務據點，與業務相關的文件如合約書等都以紙方式存放在各個據點的文件櫃中，為了要統整資料，各據點還必須多影印一份資料，再寄回總公司。

當服務人員要調閱客戶時，要從文件櫃中找尋，但隨著書面文件越來越多，搜尋文件的作業就越來越困難，而且需要更多的空間存放紙本文件。

面臨這樣的情況，和運租車開始規畫將紙本文件電子化，但為了減少電子化後的作業，因此希望能結合流程，讓電子化文件直接傳送至資料庫上。和運租車資訊部課長李明通表示，初步構想是掃描文件會上傳至一平臺，而此平臺可和ERP系統連結，當相關人員要搜尋文件時，僅要進入系統就可查閱，不僅不用再管理紙本文件，也不用再另外影印一份文件寄回總公司。

完善資料安全機制
日前某新竹園區高科技製造業大廠公開招標多功能事務機，條件包括：所有影印、列印、傳真、掃描作業都要能留存，紀錄列印者、列印時間、檔名、文件內容。

資料安全是近幾年來企業相當重視的問題，企業從網路各個層面防止資料外洩，然而，許多企業獨漏紙本文件的安全控管。臺灣富士全錄（Fuji Xerox）營業推進處解決方案支援中心經理賀俊強指出，「資料外洩有70％是來自紙本文件」。

過去紙本文件安全的管理相當不容易，僅能透過制度和管理機制防止資料外洩，然而，隨著相關解決方案，讓多功能事務機也能為企業的文件安全把關。

一般來說，可結合身分辨識機制，當使用者按下列印後，必須藉由密碼、指紋、卡片等方式辨識後，文件才會輸出。若是採用卡片辨識，又可結合如列印漫遊的行動應用，讓安全和便利性同時兼顧。
目前許多解決方案都能支援影印、列印、傳真和掃描的留存，讓管理人員日後能快速追查資料外洩的來源，有些甚至能設定關鍵字，當使用者列印或掃描的文件含有重要的關鍵字時，就會主動發出通知給負責人。

若設備上有硬碟時，也能透過加密方式保護存在硬碟上的資料，此外，資料複寫功能，能防止刪除的檔案自硬碟還原，而完全清除功能可以在緊急時快速清除硬碟的所有資料。

將輸出文件做進一步的防範也是不可忽略的重點，一般來說，浮水印是最普遍的機密列印方法，對於保密性要求更高的文件，則能進行防偽列印，讓文件內容必須在紫外線光下才可顯現，並可彰顯該文件為唯一正本，且無法被影印或掃描。

接下一頁提升電子化效益
隨著書面資料越多，存放的空間越來越多、版本管理更加不易，而資料的分享和利用率也隨之下降，為了解決這樣的問題，許多企業開始著手文件電子化，讓文件能快速搜尋以提高使用率。作為書面文件轉為數位文件的中介平臺－多功能事務機於是扮演要角，而企業若能在第一時間就將紙本電子化，就可為日後省下許多作業。

但是電子化對多數企業來說是一件相當頭痛的問題，關鍵在於電子化後的資料如何歸檔和管理？而多功能事務機可為企業帶來解決之道，將多功能事務機連結後端資料庫，並設定相關政策，就能讓掃描後的文件可自動歸檔。

理律法律事務所便規畫將多功能事務機與文件管理系統結合，以提升文件電子化的效益。理律法律事務所王逸凡表示，若能將多功能事務機與文件管理系統連結，讓掃描後的資料就可直接上傳到平臺上，甚至經過辨識等方式以自動命名，就可減少電子化後的人工作業。

理律目前仍有許多未電子化的檔案，且存放在倉儲中心，不僅需要倉儲費用，且由於常有調閱歷史文件的需求，因此每個月的調閱費用可能達數十萬，另一方面，需要大量的儲存空間也是問題。因此將歷史文件電子化是理律的目標，而善用多功能事務機，能讓電子化更方便。

影印機與印表機廠商皆積極跨進市場
目前各家廠商也多看好多功能事務機與文件管理應用的發展，並加碼投資或開發相關應用，約從去年下半年開始，廠商積極引進各項解決方案，並找尋相關合作夥伴推廣。

理光（Ricoh）今年初開始引進Ricoh Document Solution v3（RDS v3）產品系列，提供電子化、文件管理、文件分享等相關應用。理光軟體支援蔡鴻州表示，RDS產品早已在國外推出，而國內對於多功能事務機的解決方案需求日升，於是決定引進臺灣，目前也已有數家客戶正在接洽中。

臺灣富士全錄從去年開始成立解決方案支援中心，將於今年陸續引進文件管理的相關方案，並預計與國內其他廠商合作推廣；Lexmark在去年引進LDSS文件流程管理等軟體，且於今年更新至4.0版本以走向開放架構。

另外，也有多功能事務機廠商與文件管理廠商共同合作推廣，如Canon與文件管理廠商ParaDM便將彼此產品進行整合，ParaDM解決方案顧問錢致均表示，預計將推出10人版的軟體套件，費用約從16萬起。

京瓷美達（Kyocera）預計年中將推出一款新機，首度提供全彩大螢幕，讓企業能整合文件流程等相關應用。

臺灣京瓷美達產品市場部協理吳俊達表示，無紙化將是未來幾年企業努力的目標，而解決方案的興起也是因為多功能事務機的成熟。他進一步表示，以複合機來說，5年前會整合列印工具的比例僅30％，目前則近95％，掃描功能從10％提升至30～40％，傳真功能則約維持在20～30％，目前的解決方案在傳真、掃描應用上有很大的突破，因此也將有助於企業在多功能事務機上整合傳真與掃描功能。

目前多功能事務機的解決方案主要包含電子化、文件管理、文件流程管理、安全、行動等應用。

若企業要導入多功能事務機解決方案，可從幾個面向評估，比如開放架構、廠商提供客製化的能力和彈性，以及後續的服務。楊宣文表示，開放架構的彈性較高，若解決方案為封閉架構，就無法和既有軟體整合，而必須再另外開發中介軟體，在功能的擴充上也較有限，且必須轉換成特殊文件格式。

另一方面，這樣的專案多會根據各個企業的需求而作客製化，因此廠商的服務和後續客製化便非常重要，而一個簡易的操作介面，將有助於降低企業改變使用習慣的反彈，以文件流程管理的專案導入為例，必須牽動企業內部流程的改變，因此還必須各部門的配合才得以順利完成。

Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示，企業選擇各項方案仍需回歸功能面，在導入前必須重新檢視企業自身的流程，Lexmark也強調，紙張和列印成本應該納入企業資產管理的項目中，並訂定列印輸出策略，才能讓文件管理的效益最佳化。文⊙許雅婷

多功能事務機未來發展應用

走進全省任何一家7-11門市，可看到影印機旁擺設一臺公共資訊站（Kiosk）ibon，提供列印、掃描、訂票、繳費等服務。使用者可以在家裡的網站上傳文件，然後至ibon連上網站後列印，或是從ibon進行文件掃描，然後儲存到隨身碟或以E-mail方式寄出。另外也能透過ibon繳交汽機車強制險、罰單和現金卡帳單，或是購票、兌換銀行紅利等。

與Kiosk結合，讓多功能事務機變聰明
富士全錄營業推廣處解決方案支援中心經理賀俊強表示，在日本的7-11早已提供在各個門市提供這些服務，且將Kiosk整合在多功能事務機上，藉由多功能事務機上的螢幕操作這些功能，以減少設備擺放的空間。

預計下半年在門市導入Kiosk的全家便利商店，全家便利商店資訊本部協理蘇世芳表示，目前規畫是將Kiosk與複合機連結，他表示，以Kiosk做為操作介面，但由影印機輸出紙張，輸出的紙張其大小可不受限，因此能提供的服務會更多。

另外，全家便利商店也預計將Kiosk與各項資料庫連結，以提供更多樣的服務，舉例來說，目前Kiosk能提供的購票服務僅適用於不用劃位，因此，若能將Kiosk連結音樂會售票系統，就可讓消費者自行在介面上劃位購票。

事實上，全家便利商店過去也曾規畫將Kiosk整合在ATM上，但兩者結合並不容易，且必須高度仰賴廠商進行客製化，於是最終作罷。類似的情況，蘇世芳表示，Kiosk與多功能事務機的整合也還有待觀察，主要原因是因為Kiosk所提供的服務經常會有變動，多功能事務機是否能夠隨時配合？而兩者的整合，還需要廠商客製開發，因此對廠商的仰賴度勢必很高，而Kiosk目前已相當成熟，因此可在最快的時間內導入。此外，多功能事務機目前定位在影印、列印、傳真工具，使用者是否會願意將此視為Kiosk使用？

雖然現階段還不考量將Kiosk與多功能事務機結合，但蘇世芳表示，未來不排除這樣的需求。

連結相關系統，帶動新服務
多功能事務機要與其他系統整合或連結已經確實可行，除了可用於內部的流程改造之外，對外，還可能延伸出更多新的服務。

舉例來說，許多金融機構、學校單位中，都會設置櫃子放置預印表單，若能將檔案系統結合在多功能事務機上，使用者僅要連進檔案平臺，點選所欲列印的單據即可，可減少預印表單的浪費，當紙張用完時，也不用專人處理。

此外，也能連結其他服務系統，Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示，如貸款申請、汽車貸款、保險理賠、開戶申請等，一方面可讓使用者做為查詢之用，一方面也能讓使用者直接在設備上完成作業，而不用由專人服務。

文化大學目前也規畫將多功能事務機與校務行政系統、學習課輔平臺等連結，讓學生可直接從多功能事務機連上系統，列印需要的講義、成績單或相關申請單據等。

無線技術演進，用手機做認證
許多企業紛紛嘗試將影印／列印認證卡片整合在悠遊卡、員工識別證上，另外也有結合電子錢包以進行小額扣款，未來這些功能都有可能整合在手機中，並能透過NFC（Near Field Communication，近距離無線通訊）等無線技術進行讀取和認證。

NFC是一種應用在小額付款應用上的無線技術，可與手機結合，當使用者將手機刷過讀取器後，就能完成付費手續。臺灣大哥大與富邦銀行日前便合作，推出臺灣首款採用NFC技術的手機信用卡。

日本也已經將NFC手機應用在影印、列印，以影印來說，使用者將NFC手機放在感應機前，經由感應辨識後便可開始影印，然後以手機中的電子錢包扣款；另外，也可列印手機內儲存的文件。

文化大學推廣教育部資訊長鄭旭成表示，目前正在考慮這樣的結合，最快今年底會上線，使用者未來也可直接從手機加值。文⊙許雅婷簡化文件流程，群環用多功能事務機著手改造

傳真的往來在許多業務單位都相當頻繁，傳統的做法，傳真的文件會以紙張輸出，造成許多輸出浪費；為了減少紙張輸出，有些公司會採用將傳真文件會集中至某一E-mail的做法，再由人工將傳真分配至其他人的信箱，但是這些作業相當繁瑣。

別於這些做法，為了提升與客戶往來的效率，群環科技規畫傳真時，能自動將傳真發送給相對應的負責人，而這都有賴多功能事務設備的支援。

用多功能事務機改善作業流程
群環科技從去年年底開始評估結合多功能事務機的文件流程管方案，經過近半年檢視內部流程，預計今年年中將導入Lexmark的文件流程管理套件LDSS，以改造內部文件流程。

群環科技業務單位過去收發傳真的方式與多數企業一般，接收傳真時必須將傳真文件列印出來，發出傳真給客戶時，也無法確定對方是否已經收到傳真，必須打電話確認。

LDSS則藉由與條碼的配合，讓傳真收發後的分送能自動進行。

首先，每一個業務先將自己的電子郵件帳號產生成條碼，要發出傳真時，選擇在空白報價單excel的右上方加上自己的條碼，然後再發出傳真。

當客戶收到傳真經確認後回傳單據，會由多功能事務機接收傳真，但並不會馬上印出，而是送至LDSS，由LDSS讀取單據上的條碼，然後直接將接收的傳真E-mail給該業務人員。若是接收的傳真無法讀取到條碼時，才會列印出來。群環科技軟體產規部產品協銷經理張民疆表示，報價單、維修單的往來尤其頻繁，就很適合這樣使用。

除了將LDSS用於提高與客戶往來的效率外，群環科技還計畫用在司機送貨，以及內部的請假等簽核作業。

群環科技也計畫將多功能事務設備作為檔案分享平臺的操作介面，以做到隨選列印的應用。群環目前會使用一些預印的表單來做為內部流程的申請依據，但這些預印的表單往往占據許多存放空間，管理也相當不易，因此群環科技計畫將這些單據用電子檔方式管理，集中至FTP上，再將檔案位置與事務機連結，當使用者要使用單據時，就可直接在事務機的面板上選擇欲列印的文件，日後就可不用事先列印表單了。

以電子化為目標，降低內部紙張輸出量
多功能事務設備不僅為群環科技精簡文件流程，也同時減少紙張輸出浪費。群環科技副總經理呂澤煜表示，公司內部一直有個費用省不下來，就是紙張輸出費用，他表示，由於多功能事務設備多被視為周邊應用，因此輸出成本往往被忽略，另一方面，書面資料的使用和管理並不經濟因此，在改善文件流程的同時，也將電子化視為重要目標。

為了再強化文件管理，群環科技也擬定輸出策略，目標是減少列印、影印量，增加掃描、傳真功能，計畫能減少60%～70%的影印量，和來自傳真的列印量。

在掃描方面，新的多功能事務機可支援將文件掃描至FTP站、傳真伺服器、遠端彩色雷射印表機、知識管理平臺等，讓文件在第一時間就可電子化，而所有使用者都可使用電子文件，以減少書面文件的影印需求。另一方面，群環科技也鼓勵內部多使用無紙發傳真的方式，以再減少紙張輸出。

顧慮到文件安全，新的事務設備也可提供機密列印功能，使用者按下列印後文鍵不會馬上在事務設備輸出，而是等到使用者至機器前輸入密碼後才會輸出，以避免機密文件被拿走或讓他人看到內容。

另一方面，群環科技也同時整合事務設備，並重新部署位置有鑒於使用A3輸出的機率相當低，群環科技便將原本14臺A3影印複合機汰換成A4多功能事務機。文⊙許雅婷兼顧安全與管理，臺北市捷運局列印漫遊更便利

你有這樣的困擾嗎？列印的文件輸出後，不小心被其他人拿走，或是重要的資訊被他人看到？臺北市政府捷運局用列印漫遊解決這樣的問題。

為了安全與方便，臺北市政府捷運局去年6月導入信舟電訊的讀卡機控管系統C總管套件，使用者在電腦前按下列印後，不會直接在多功能事務機上輸出，使用者可持卡至任何一臺多功能事務機刷卡，經過身分確認後，文件才會輸出，讓資料外洩的可能性降至最低。

能做到隨處印的關鍵，在於所有文件在輸出至多功能事務機前會先集中至一臺影印、列印管理伺服器，以暫時由伺服器「保管」。當使用者需要從事務機輸出文件時，透過卡片呼叫伺服器上的文件即可。這樣的好處，除了安全與方便外，還能在伺服器上紀錄所有列印、影印的作業，以管理影印、列印的數量。

列印漫遊兼顧安全與便利
臺北市政府捷運局共有8個樓層，臺北市政府捷運局秘書處課長凌涵沛表示，由於內部員工常常需要將文件送至其他樓層，因此，若能讓員工在電腦列印後，就能在任何一臺事務機輸出文件，能讓列印更加方便。

比較特別的是，臺北市政府捷運局將列印／影印認證的卡片結合在悠遊卡上，臺北市政府捷運工程局技術發展處簡維德表示，當時在評估各家廠商的列印漫遊方案時，是以能否提供結合悠遊卡使用為主要考量。除了結合悠遊卡外，該卡片還運用在門禁管理、員工差勤管理和停車場車輛進出管理等。

簡維德強調，卡片的管理非常重要，因此C總管便與臺北市政府捷運局的人事系統結合，當有新進人員或人員離職時，C總管就會同步更新，開放或關閉該張卡片的使用權限。

使用者要列印、影印前，除了要用卡片刷卡，還要再輸入密碼。簡維德表示，結合卡片與密碼的雙重認證機制，就能避免當卡片遺失時被他人盜用的情形。

此外，由於所有影印、列印的作業，包括列印者、時間、文件檔案等訊息都會留存在列印／影印管理伺服器上，因此捷運局每個月還會定期產出報表，得知各個單位影印、列印的張數，以確實掌握文件輸出的數量。

管理伺服器也提供權限控管功能，不同使用者可查詢到的資料也不同。一般使用者可以查詢自己的列印工作和紀錄，而系統管理員則可得知所有卡片的使用紀錄。

未來規畫方面，臺北市政府捷運局則希望能提高導入的時間。當時導入列印漫遊時，是在前端800多臺電腦上，一臺一臺安裝驅動程式，簡維德表示，下一版的C總管能從伺服器派送驅動程式，當版本更新時就不用再每一臺重新安裝。

臺北市捷運局目前僅在總處使用列印漫遊的功能，捷運局未來希望其他5個分處也能使用此功能，這樣員工只要在自己的局處按下列印作業後，就能到其他任一局處輸出文件。文⊙許雅婷帶動新服務，多功能事務機成為文化大學資訊服務中樞

多功能事務機僅是影印、列印、傳真、掃描的工具？文化大學改變這樣的思維，要讓多功能事務機能成為一臺資訊服務站，提供使用者列印各種表格單據、完成各項申請流程等服務。

文化大學從3年多前開始將多功能事務機與計費系統連結。別於一般學校是提供學生購買專門影印卡片，讓學生可在圖書館影印資料，但要列印時，就必須至計算機中心列印，然後由專人收費。文化大學將計費系統與多功能事務機連結，每個人都發一張UPASS卡做為辨識之用，讓學生可自行影印、列印，而不用專人負責收費。

此外，學生也可登入網頁，查詢自己的影印和列印紀錄，並能得知所剩餘額，當餘額不足時，就能至櫃檯以現金或至ATM轉帳等方式加值。

文化大學推廣教育部資訊長鄭旭成表示，結合計費系統只是多功能事務機的一個小應用，若能進一步與其他系統結合，還能帶動更多新服務，對使用者來說，要輸出文件時也更加便利。

延伸更多新服務
因此，文化大學計畫下一階段要將多功能事務機與校務行政系統、學習課輔平臺、公文系統、人事系統等連結，預計年中開始導入。鄭旭成表示，由於文化大學本身有開發能力，因此在評估各家廠商時，是以能否提供開放的API為主要考量。

以掃描的應用來說，目前已經能提供將掃描的文件直接發送至個人信箱，希望未來能直接掃描後，再選擇是否經由OCR辨識，然後就能將掃描文件直接傳至對應的資料庫或系統上，而過程中的轉檔等作業也能由多功能事務機直接支援。

在列印方面，則預計將多功能事務機與課輔平臺或校務行政系統整合，讓學生可直接從多功能事務機連上系統，列印需要的講義或文件。

另一方面，文化大學也計畫將多功能事務機與學生個人資料夾MyHD連結。文化大學目前提供每個學生一個網路硬碟空間MyHD，讓學生可將個人檔案或重要文件放在此平臺上，若未來MyHD能和多功能事務機連結，學生就可直接從設備連結至MyHD，列印MyHD上的文件，或是將掃描的文件直接上傳至MyHD。

鄭旭成表示，多功能事務機能提供的服務還有很多可能，以學校來說，有很多論文列印的需求。未來可將計費系統與輸出中心網頁結合，學生就可直接上網點選送印服務，輸出中心接收此筆需求後，就能為學生列印，然後從計費系統中扣款。

卡片應用多元
為了讓使用更方便，文化大學將列印／影印的電子錢包整合在學生證中，並結合悠遊卡功能。比較特殊的是，此UPASS卡片中的電子錢包，還可用於內部部份商店消費的小額扣款。

有趣的是，UPASS也帶來其他附加價值，舉例來說，文化大學就將之用於鼓勵學生填寫問卷的獎勵，當學生完成填一份線上問卷後，系統就可連至計費系統上，為此學生的電子錢包加值。

不同於學生將UPASS卡做為影印、列印等小額扣款使用，員工是做為列印成本控管，讓系統可紀錄員工的影印作業，而管理員也可從系統查詢各個部門、各個員工的列印和影數量，以避免輸出浪費。

為了更完善服務，文化大學也預計提升加值的便利性，鄭旭成表示，預計之後會規畫讓使用者可直接從手機上加值，而電子錢包也可能會整合在手機中。文⊙許雅婷

用多功能事務機落實文件管理

經過類比轉換到數位的技術變革，事務設備現今已能輕易的整合影印、列印、掃描，以及傳真等需求，將原本分散在辦公環境的四項不同硬體設備合而為一，簡化事務設備的管理與維護。然而隨著設備的紙張掃描、列印效率與運算能力增強，再配合普及的企業內部網路環境，讓多功能事務機有足夠的條件迎接第二次變革，讓本來單純被視為周邊的事務設備，成為掌控企業流程與營運的中樞神經。

首先就是隨著網路普及而來的數位傳送功能。以往的傳統工作模式裡，文件掃描時要透過驅動程式，將文件掃描至個人電腦，再轉存到各地，就因為現今多功能事務機能將所掃描的文件，以PDF、JPEG、TIFF等各種數位格式而改變。同時設備可以透過網際網路將檔案直接上傳至共用/個人資料匣、檔案伺服器，或以電子郵件發送，迅速將紙本文件歸檔儲存，並分享他人，將繁雜的掃描、命名、轉存、寄送等工作整合在單臺設備。

另外，一別於傳統的LED液晶螢幕或3吋左右單色觸控式螢幕，許多新款事務機機種已開始搭配全彩觸控式螢幕，如同平板電腦般，尺寸也擴大到8吋至10吋左右。彩色觸控式螢幕的功能不僅是能夠用動畫顯示更換碳粉、排除夾紙的方式，或者增加操作便利性等，還能在螢幕上直接預覽所掃描的文件，更具備自訂功能圖示的能力，可以與後端的管理軟體配合，讓廠商依用戶需求，設定與CRM、ERP、資料庫或網頁、檔案伺服器等串接的流程功能鍵，讓事務機搖身一變成為串連工作流程的核心角色。

隨著功能的不斷加值之下，事務機不再只是單純執行影印、列印、掃描與傳真等工作的出紙工具，而是晉身成企業e化的核心設備，它可以管理紙本文件、將文件數位化歸檔，分享知識、縮減不必要的輸出節省印量，並結合流程加速工作效率，甚至還能以新型態的應用創造新商機。文⊙王唯至面板的無限可能

不論是傳統Printer-Based的多功能事務機和Copier-Based的數位事務機，這些設備上的面板主要都是顯示資訊、設定功能並協助使用的元件，也因為整合了影印、列印、傳真與掃描等功能，操作介面都比較複雜，通常有影印功能鍵群組、傳真設定鍵組、掃描鍵，以及數字鍵等按鍵很多。相形之下，新型的多功能事務機，大多採用尺寸較大的觸控式面板，以簡化硬體操作介面。

近兩年輸出設備嵌入全彩的大尺寸觸控式螢幕；大尺寸的彩色觸控螢幕不只讓操作更直覺便利，也讓多功能事務設備能巧妙地和網路、系統與專用管理軟體配合，延伸出更多的功能與應用想像。

預覽文件檔案讓掃描工作零失誤
以大型的多功能事務機為例，各大廠的新機種都呼應了這股潮流，但是遇到需要安裝驅動程式、並指定目的地的掃描功能，就因為操作、設定較為繁複，不易分享造成使用率低。有了大尺寸的彩色觸控式螢幕，除了可以配合設備的數位傳送能力，讓用戶直接選擇目的地，將所掃描的檔案上傳至個人/公用資料匣、檔案伺服器，或用電子郵件發送，也能讓用戶在掃描後，直接預覽、甚至修改所掃描的檔案。

自訂圖示開啟延伸應用窗口
觸控式面板帶來新的應用變革，就是能夠自由訂製功能鍵。傳統的多功能事務設備，雖然能提供部份訂製功能鍵能力，不過必須受限於生產時在機身上預留的空白實體按鍵數量，且需經過廠商客製化，不一定可以介接企業後端的Workflow、資料庫，或者是文件管理、知識管理等系統；但是具有大尺寸觸控面板的設備，因為面板可以如同網頁瀏覽器般分頁瀏覽，沒有空間與按鍵數量的限制，讓用戶可以依需求大幅度客制化。

完全客製化的個人入口
事務機是有辦法變成完全客制化的企業或個人化入口的。首先使用廠商提供的工具，設置讓事務機與企業資料庫、工作流程等結合的各項客制化功能頁面，接著再透過設備本身的外部存取功能，依IP位置存取頁面位址，事務機即可成為完全客製化的企業文件流程管理入口。

入口頁面的配置能夠處理很簡單的流程，也可以呈現出很複雜的內容。例如可以只設計幾個必要的圖像化功能鍵，讓用戶單鍵擷取遠端資料庫內的個人資料，輸出帳單、成績單等個人資訊或是定型化表單；或是將填寫完成的申請單、簽呈單、貨運單等掃描輸入工作流程做後續處理，也能整合AD服務，編輯每個員工帳號各自需要的事務機個人操作介面，可以顯示員工的個人照片、最新通知訊息、代辦事項等資訊。

有了操作頁面的客製化能力，並透過彩色觸控式面板，多功能事務設備即成為一個具備高速紙張輸出、輸入能力的平板電腦或Kiosk。

深化設備功能，延伸嶄新應用
雖然多功能事務設備能達成上述功能，但主要的關鍵在於設備硬體本身的運算、網路連線，以及數位傳送等能力的成熟度，才能讓設備像一臺電腦般有著許多別開生面的嶄新應用。

有了大尺寸彩色觸控式面板，配合自訂功能鍵的能力，也可以讓企業延伸出各種不同的應用，例如用一個按鍵讓功能事務設備與後端的ERP、CRM、資料庫等系統溝通，不只簡化使用者操作紙本文件、表單輸出與輸入的步驟與流程，還可以藉此發展出如同Kiosk的應用，讓一臺多功能事務設備直接加值成為公用場所的資訊服務站，供應給需要大量表單臨櫃輸出的產業或通路、連鎖商店等延伸出各種額外的服務。文⊙王唯至成為牽動商務流程的中樞神經

能輸出紙張的多功能事務設備，因為網路、設備紙張處理與運算能力等效率提升的加持，已經能與企業的工作流程系統結合，成為管理企業紙本與數位文件傳遞流程的中樞神經。

例如，可以在觸控式面板上設置壽險、銀行開戶快捷鍵，或供電信業者直接按鍵列印客戶申辦門號等定型化表單。按下快捷鍵，設備便能自動連接伺服器並擷取表單列印，供客戶填寫。待客戶填寫完畢後，透過預先開發的特殊掃描歸檔功能，將客戶填寫的資料，掃描成PDF等文件格式，送至企業資料庫或CRM等系統內儲存。

多功能事務設備與工作流程系統結合，方式依設備架構與廠商的設計而有所不同。最常見的是，執行專有的軟體作為事務設備與文件流程系統的中介端；也有廠商提供能夠客製化修改的流程軟體配套，為企業導入全新的文件管理系統。也有事務機本身就以開放式架構為基礎，讓設備直接與流程系統介接。

以專用軟體作為流程系統中介
有些廠商是透過專用的文件管理軟體，作為多功能事務設備與企業內部ERP、CRM、HR等系統的中介。用戶只要安裝管理軟體，就能夠以自訂設定檔的方式，結合數位傳送功能，在8吋全彩觸控式面板快捷鍵設定，增加文件電子化效率；特別的是，還能以撰寫Script的方式，讓企業用戶委託原廠或經銷商客製化，在設備上開發與企業內部既有的資料庫、工作流程、客戶管理等系統整合。

提供可客製化的文件管理系統
這種文件流程管理解決方案則是盡量以不改變企業內的既有的工作流程為原則，與本身的多功能事務機配合建置獨立的文件管理系統。例如Canon與ParaDM合作推出的四套管理系統，分別負責掃描、檔案管理、工作流程，以及電子表單處理等不同功能，自由搭配為企業量身打造適合的整體文管系統。而信舟電訊則是使用其自行開發的國家檔案數位檢索系統N總管與文件檢索系統D總管建置文件歸檔與管理方案。

採開放式架構與流程整合
設備本身就支援標準的XML與SOAP介面，可以與企業內部既有的工作流程系統直接整合，發揮事務機優勢，提高流程效率。另外，也具備獨特的外部存取功能，可透過專用的軟體工具，開發客製化的事務機操作頁面。

產業類別不同，工作流程的規則與需求各異其趣，然而以多功能事務機為基礎，無論是中介軟體平臺、可客製化的套裝軟體，或是設備本身的開放架構，以多功能事務機為基礎，量身訂製適合的文件管理流程。文⊙王唯至控管印量的最後一道防線

若不妥善控管列印量，任由員工使用彩色或黑白輸出設備，那麼必定會積少成多，帶來大筆的列印成本。現今大多數輸出設備廠商，都提供列印管理方案，以設備內建列印控管措施或搭配列印管理軟體等方式，監控員工的列印量與使用權限；此外，還可將接收到的類比式傳真轉換為電子檔案轉發至指定收件者，以此進一步縮節列印量。

搭配讀卡機，管理列印量
搭配讀卡機，以加值扣點或是遞增記錄的方式，限制使用者列印量，是Copier-Based的多功能事務機最常見的控管方式。

信舟電訊就是透過管理軟體與讀卡機，整合員工帳號，讓管理者依據不同員工或部門的使用權限，以遞減扣點或累計記錄的方式設定影印、列印等輸出的使用量，且可整合門禁卡、悠遊卡等機制。而Epson則是使用內建智慧卡讀卡機的列印伺服器，採插卡列印的方式，累計或扣點，不過僅能以卡片號碼單獨控管。

設備內建的列印記錄與權限管理
較高階的雷射多功能事務機與數位複合機，多半都內建單機的列印記錄功能，自動記錄每筆影印、列印、傳真、掃描的工作資訊，同時也能透過LDAP或Kerberos協定與認證伺服器溝通，要求使用者在操作設備各項功能時，必需先輸入員工帳號、密碼，藉此記錄設備使用狀態。如Lexmark與HP的彩色雷射機種更可依員工、部門或應用程式名稱，設定彩色存取權限，限制彩色輸出。

傳真轉發減少傳真文件印量
簡而言之，傳真轉發功能就是類似傳統的軟體式或硬體式傳真伺服器，依規則辨別發送者的傳真電話號碼，將所接收到的類比式傳真直接轉為數位格式檔案，並以電子郵件轉寄至指定收件者。

Canon、Fuji Xerox，及Kyocera只要在設備上附加傳真模組，就可以設立規則轉發傳真文件；而HP、Lexmark及信舟電訊，則要透過外掛軟體轉發。文⊙王唯至e世代的紙本文件保險箱

設置防火牆、部署防毒軟體、管理檔案存取權限、鎖定個人電腦連接埠，都是企業必定執行的防範措施；高科技製造業甚至限制訪客或員工攜帶附有攝錄影功能的行動電話進入廠區，為的就是防止駭客或員工，有意竊取或無意洩漏機密資料。

企業通常耗費許多心思在於架設防火牆與防毒軟體的部署，同時也佔據不少IT預算，但僅能防止駭客或病毒等軟體資料（Soft copy）複製外洩，卻鮮少注意機密資料也有可能因印表機、影印機或人為疏忽而外洩，讓紙本文件成為企業內部的最大漏洞。

IT人員雖然可以將機密資料設定存取權限，禁止員工使用隨身儲存設備或電子郵件等方式，將機密資料拷貝、攜出或傳送，卻很難預防將機密資料列印成紙本後攜帶外出。加上印表機、影印機大部分為多人共用設備，無法即時取件，容易因使用不當或疏忽，讓機密資料遭人窺視、竊取或洩露等情況。

用封包加密守護列印安全
印表機、影印機等多功能事務設備的越來越複雜，高階的事務設備大多內建處理器、記憶體、網路卡與硬碟，儼然是一臺小型個人電腦或文件管理工作站，使用者與設備之間的列印封包傳輸，大多經由網路傳輸，也不再只是透過傳統的平行埠或USB埠單機傳遞。所以，當列印封包在網路流通、或電腦記憶體、硬碟內具有暫存或永久儲存的列印資料時，惡意人士便能趁機任意存取企業內部的機密文件，成為不易被發現的控管漏洞，也讓機密文件毫無防範地曝露在外界。

為了防止封包被竊取，有廠商先在列印伺服器或個人電腦端安裝專用加密程式，將每個透過印表驅動程式傳送的列印資料加密，而印表機端加裝記憶體模組則負責資料解密，如此便能確保列印資料不會被攔截。例如HP的SecureDIMM便是此類的列印解決方案，在印表機記憶體模組與安裝專用的加密軟體後，便能將列印封包以AES 演算法加密，且能自動檢查列印資料是否在傳遞過程中被更動，以確保資料的完整性。

其實一些事務設備本身也內建一連串的列印安全保護功能。除額外擴充加密與解密機制外，高階的多功能事務設備還能支援802.1x、CA認證等多樣化的認證加密標準，同時也能匯入/匯出認證資訊，可增加列印封包在區域網路或網際網路之間傳遞時的安全性，在傳送列印資料時，防止因駭客截取列印封包而造成機密資料外洩。像Lexmark、HP的高階列印設備，便能夠支援802.1x、CA認證等，在設備的內嵌式網頁伺服器選單，管理者能直接設定為每筆列印封包做加密。

此外，HP、Kyocera、Lexmark等廠商的列印設備還支援IP Filter能力，可以依個人電腦等設備的IP位址或MAC位址管理存取權限，防止他人利用未經授權的設備列印資料。

留存副本，為機密文件審核備援
封包加密、IP Filter等措施，看似能夠有效防止列印封包或設備儲存資料被非法竊取，但還是有可能無法百分之百防止文件檔案被列印、紙本機密資料被複印或傳真；這時候企業就需要「證據保留」協助。以寬華的Printer DVR為例，它能側錄每筆列印資料，除了可以詳實記載每筆列印資訊記錄外，還可以將使用者所傳送的列印資料自動留存副本，管理者還能夠設定關鍵字，當被列印的文件檔案內有與關鍵字相符的文字，軟體系統便會自動送出警示訊息，提醒管理者。由於列印的資料均屬於已經數位化的檔案格式，所以只要軟體系統能夠支援不同廠商的列印語言格式，就能側錄每筆列印資訊。但是列印內容的監控問題解決了，複印、傳真，甚至掃描等與紙本文件直接相關的使用方式，卻因為沒有數位化並經由網路傳遞，就很難透過軟體系統側錄管理。

以信舟電訊所開發的P總管、C總管，以及F總管三套軟體為例，透過擷取封包的方式，留存列印、影印，以及傳真的文件。P總管與C總管分別是一套列印、影印的計費軟體，為了計費，每筆列印、影印的工作都要先經P總管或C總管伺服器與使用者帳號資料庫的比對，確定額度與權限後才能輸出；除了列印、影印的使用記錄外，這套系統也可以留存每筆文件檔案，供管理者備查，F總管則是類似軟體式傳真伺服器，能夠執行傳真的電子化與派送，傳真資料會先經由F總管伺服器處理，同樣能留存每筆傳真副本。

其他的解法也各有巧妙。例如Ricoh的數位複合機加裝File Format Converter套件，就能透過ScanRouter Ex軟體擷取在複合機上操作的所有影印、列印、掃描，以及傳真的紙本文件，之後再送交至ScanRouter Document 伺服器整理儲存，還能將文件OCR成電子檔，讓管理者或使用者搜尋查詢。像Fuji Xerox複合機在執行紙本文件的影印、掃描，以及傳真時，也能在硬碟內直接留存副本檔案；但因複合機所能配置的硬碟容量有限，故需定期將檔案備份至外部伺服器儲存。

雖然影印、列印、傳真，以及掃描等工作目前大多僅能執行備份留存，無法透過OCR自動警告或限制用戶操作，不過有留存總比無憑無據好，當企業發現機密文件外洩時就能調閱所有文件副本，追查外洩來源以事後追懲。

取紙驗證，防止文件被竊取
由於多功能事務設備，通常都是置放在公共區域由多人共用的大型輸出設備，所以當列印時，難免發生因為輸出完成卻來不及取紙而遺失；也可能讓有心人士趁機竊取或窺視文件內的機密資訊。若企業內部的所有列印設備都經由卡片機制控管，使用者都必須讀卡通過認證後，設備才會開始列印出紙，那麼原本用作計費扣點的讀卡機或帳號密碼的控管機制，就能預防列印完成的紙本文件遺失或無意洩漏機密資訊。不過因為每筆列印資料都要經過驗證程序，輸出大量文件時，使用者就必須在設備處耗時等待。

目前中高階的輸出設備，都內建機密列印功能。當使用者輸出機密層級較高的資料時，系統能在驅動程式處先行鍵入使用者名稱與密碼；如此印表機接收列印封包時便不會立即輸出，而會先將資料暫存在記憶體或是硬碟中，當使用者至面板處輸入帳號、密碼後才會開始列印文件。企業可自行決定文件的敏感程度，選擇是否啟用機密列印程序。

透過加密、IP Filter，影印、列印、傳真，掃描留存，以及驗證列印等功能，只靠多功能事務設備也能建立事前預防，以及事後追懲均一應俱全的保護措施。文⊙王唯至評估建議－客製化能力與系統整合度是評估重點

以多功能事務機為核心的文件管理方案，發展至今是一套從印量、傳真、流程管理，到資訊安全防護的整體解決方案，但由於不同產業別，甚至每個企業，工作流程都有或多或少的差異，文件管理流程也就各異其趣，所以很難有固定的文件管理軟體，可以一次套用在各行各業而不需做任何修改。在導入這些方案時，不可能如同以往採購事務設備般，交由企業採購部門或資訊管理人員訂購，然後經過簡單的安裝、部署驅動程式後，便能立即上線使用；而是要透過原廠的專業技術支援，先為企業事先「探勘」印量狀況，並溝通了解列印與文件管理流程需求，然後再行整理規畫，量身訂製最適合的文件管理方案。

目前廠商所提供的管理方案，分有套裝軟體、中介軟體，或是設備本身採開放式等不同的架構，這三種架構客製化程度略有差異。

架構一：套裝軟體，建置快速簡便
既然是套裝軟體架構，所以都已具備固定的操作介面與功能，能套用用戶需求，並且以獨立的系統運作，對既有流程系統影響較小，導入的時間較短。若用戶有特殊使用需求，也能根據軟體核心修改調整；例如捷運局欲導入讀卡控管系統，但希望整合門禁卡與悠遊卡於一身，那麼信舟電訊便能在短時間內修改讀卡機與C總管軟體核心，讓影印、列印的讀卡記點機制與捷運局的門禁卡片及帳號資料庫整合。不過，採用套裝軟體較無法與企業內部既有的流程系統完全整合，客製化程度較為有限。

信舟、Ricoh，以及與Canon合作的ParaDM，都是以提供套裝軟體形式的管理方案。信舟電信的產品分為五種，分別是P總管、C總管、F總管、D總管，以及N總管，分別囊括列印管理、讀卡計費管理、傳真管理，以及企業與政府機構的檔案管理系統。

而Ricoh則是以Ricoh Document Solution v3（簡稱RDSv3）文件管理解決方案為核心，以ScanRouter EX Pro/Enp負責文件傳遞、ScanRouter InputOption負責辨識文件，ScanRouter Document Server則作後續管理，而以ScanRouter Web Navigator與DeskTopBinder Pro供使用者單機使用，以此為企業搭配規畫適合的文件管理流程。

ParaDM的文管系統同樣也分為ParaDoc、ParaFlow、ParaForm與ParaScan四套軟體，分別為用戶執行檔案管理、工作流程、表格輸出，以及掃描辨識等四種功能。

架構二：中介軟體平臺，讓設備與系統溝通無礙
由於以中介軟體型式提供服務皆屬於Printer-Based廠商，在資訊方面的支援較充足，所以能提供完善的規畫、整合服務。

Lexmark的LDSS與HP的DSS，即屬介於多功能事務機與企業內部流程系統之間的中介平臺。以Lexmark的LDSS為例，企業能夠透過原廠或經銷商技術人員，利用LDSS所提供的開發工具編寫Script，在多功能事務機上開發各項功能；企業資訊人員也能透過LDSS自行開發所需要的功能，讓多功能事務機與企業內部既有的流程系統整合，客製化程度極高。此外，還能在設備的面板上，自定操作按鍵圖示，讓使用者能一目了然地使用事務機各項功能。群環在導入LDSS方案時，Lexmark就能為他們先從初步的探勘開始，先了解群環的列印環境與需求，並且設計規劃多功能事務機管理流程方案部署，才開始導入。

架構三：採開放架構，單機連通工作流程
應用套裝式軟體與中介軟體，都需要安裝在伺服器上，從旁協助管理流程架構；而有些事務機本身就採用開放式架構，能夠直接與企業既有的工作流程系統溝通，用戶可以選擇交由廠商協助，或簽訂合約，請廠商開放核心自行管理，讓事務機與系統介接。

Fuji Xerox的ApeosPort系列事務機，因為本身就以XML協定與SOAP架構為基礎，多數企業內部的工作流程系統可以支援；這些架構等於是在事務機裡面內嵌一部小型伺服器般，Fuji Xerox的工程師直接就可以依照客戶需求，為客戶開發與既有系統介接的設備功能；當用戶有文字辨識、檔案派送等功能時，還能透過ApeosWare Flow Service軟體，協助文件後續流程處理；還能搭配套裝式的Apeos Wizshare文件管理軟體，作為企業內部所有文件的知識管理平臺。

例如華航就是採用Fuji Xerox事務機並配合文件分享與流程處理兩套軟體，以建置其艙單、提單掃描、派送工作平臺，是以獨立的文件管理系統運作，沒有與既有流程結合。而文化大學則因為已有計費扣點與文件流程等管理機制，所以選擇與Fuji Xerox簽訂合約，由Fuji Xerox開放設備核心，讓他們自行開發、修改設備功能，與既有機制整合。

採用何種形式的文件流程管理方案，其實還是要視產品的開放程度與廠商所能提供的系統整合能力，才能為用戶開發最適合的文件管理方案。而輸出設備廠商也不如同傳統觀念，只是單純的OA產品供應商，都已經具備資訊整合與開發能力，且也專為文件管理方案設立支援部門，如Fuji Xerox解決方案支援中心，目前已有30幾位員工，負責支援建置，而Ricoh也設立專職軟體支援小組；信舟電訊本身就具有軟體開發與系統整合能力，Lexmark、HP則本來就定位為資訊廠商，而Canon則是直接與ParaDM文件管理軟體廠商合作，都具備為企業評估規畫合用的流程管理方案能力。文⊙王唯至

企業對導入MFP文件管理方案的看法
以多功能事務設備為核心延伸的文件管理，導入時因應用不同，企業也會有不同的評估與考量；理律法律事務所就希望能以知識管理的概念將舊有歷史資料電子化。而全家便利商店則評估若應用單臺事務機導入Kiosk服務，那麼廠商是否能持續提供強而有力的後續資訊技術支援，就是考量的重要因素。
理律法律事務所 資深顧問 李永芬	文件電子化要能納入知識管理系統 電子文件流程可以避免未來因需要保存的紙本文件累積過多而不易保存的問題，且能作系統化的知識管理；不過針對既有的紙本歷史卷宗，理律準備規畫應用多功能事務設備，將部分有用的歷史資料電子化，並且以知識管理的概念納入既有的文件管理系統。
全家便利商店資訊本部協理  蘇世芳	後續技術支援是評估重點 因為Kiosk後端牽涉繁複的資訊整合與維護，需要更強而有力的資訊廠商支援，才能為便利商店的Kiosk隨時客製化更新，所以目前仍以應用Kiosk與複合機分開相連的方式為主，單機整合Kiosk能力的多功能事務機應用還有待觀察，但不排除這樣的應用。