企業使用即時通訊，一年來走向積極管理

60大企業採「有條件開放」者，半年內增加1成

iThome在去年8月也針對企業使用即時通訊做了調查，結果為完全開放、有條件開放、完全禁止各約占有3成，過了將近半年的時間，我們抽取出，這次同樣樣本的前60大企業的調查的結果發現，完全開放則為21.7％，完全禁止則為26.7％，企業在完全開放以及完全禁止的比率都減少了，企業在有條件開放的比例增高了，占有43.3％。

這一些數字可以顯示，企業在完全開放以及完全禁止2種考量中，選擇了一個緩衝的機制，除了可以控管，但同時也可以為企業帶來好處的管理方式，這也顯示出，企業並非不想要管理即時通訊，而是一直在思考應該要怎麼去管理，而在這半年中，企業漸漸的加以控管即時通訊，並且是朝向有條件控管的方式為多。


在這次的調查中，同時也針對了企業「過去是否有改變過即時通訊政策」這一個議題進行了解，結果中發現，300家企業中，有63.3％的企業沒有改變過即時通訊政策，其中較值得注意的是，有22％的企業，從過去到現在有改變過IM政策，各產業別中改變的比例則分別為服務業有27％，金融業有23％，製造業有16％。

我們也特別調查了企業做了什麼樣的改變，根據調查結果指出，33.3％的企業從開放到完全禁止，48.4％的企業從開放到部分禁止，1.5％的企業從禁止到完全開放，15.1％的企業從禁止到部分開放。透過這個數據我們發現，越多企業原本是屬於完全開放的政策，不過開始意識到應該要有所管理，漸漸從完全開放的方式，轉變到了部分禁止甚至是完全禁止的方式。
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智邦科技由完全禁止到完全開放的轉變

根據我們的調查中，在服務業、金融業都沒有從完全禁止的管理政策轉變到完全開放，不過製造業中的智邦科技則是唯一一家，智邦科技資訊部經理薛仁宗表示，原本該公司是屬於完全禁止，不過因為業務部門、技術資源部門等有業務需求，甚至受到「外力」，就是外部客戶要求，而開始開放。企業使用即時通訊，一年來走向積極管理

在這次的調查中，同時也針對了企業「過去是否有改變過即時通訊政策」這一個議題進行了解，結果中發現，300家企業中，有63.3％的企業沒有改變過即時通訊政策，其中較值得注意的是，有22％的企業，從過去到現在有改變過IM政策，各產業別中改變的比例則分別為服務業有27％，金融業有23％，製造業有16％。

我們也特別調查了企業做了什麼樣的改變，根據調查結果指出，33.3％的企業從開放到完全禁止，48.4％的企業從開放到部分禁止，1.5％的企業從禁止到完全開放，15.1％的企業從禁止到部分開放。透過這個數據我們發現，越多企業原本是屬於完全開放的政策，不過開始意識到應該要有所管理，漸漸從完全開放的方式，轉變到了部分禁止甚至是完全禁止的方式。

也有少數的公司，原本是完全禁止，轉變成為完全開放，或是有條件式的開放，這一些企業大多是考量到即時通訊仍然可以為企業帶來某一部分的好處，不過在不希望全公司大規模的從完全禁止，一下改變到完全開放，因此，許多企業就採取有條件的管理政策。

從各產業類別來看，在企業漸漸走向管理即時通訊的態度觀察，其中採取較為直接管制，不讓企業員工有使用即時通訊的機會，政策從開放走向完全禁止是以服務業為最多，占有44.4％，其次為金融業34.8％，製造業12.5％。

另外，想要禁止員工使用，但是卻不希望讓需要使用的人被限制，而採取由開放到部分禁止的各產業則為，服務業占33.3％，金融業占47.8％，製造業占75％。

資安考量，企業IM轉為嚴格控管
許多原本開放員工使用即時通訊的企業，因為即時通訊會讓員工的電腦中毒，進而影響到了企業的業務、營運等問題，因此像是屬於服務業的大陸工程，就從完全開放的政策改變到有條件開放，該公司資訊部門協理陳朝訓表示，過去沒有管制是因為企業內的防火牆無法做到管理，但是去年，有員工使用即時通訊造成企業內有的電腦中毒，因此，就開始採取有條件的管理方式，現在在該公司需要使用的人必須要透過申請後才能使用，是防範有事情發生，可以將發生問題的範圍縮小。

洩密問題影響大，企業小心提防
企業會限制使用，有一個很大的原因就是，員工可能會透過即時通訊洩露一些商業機密，這一些洩漏商業機密包括有心特別要洩漏，或者是無心的。事實上，藉由即時通訊洩漏機密有的是很不經意的，像是即時通訊的暱稱，就常常洩漏一些商業活動的訊息，猶有甚者，即時通訊軟體身分盜用、無法確定是否是本人等問題。

像是就有一家新竹科學園區的上市的高科技製造業，就發生過有心人士透過即時通訊巧妙取得機密的事件。當時該公司內的財務主管有一天發現，一個暱稱是該公司執行長的人加入他的MSN，他也沒有特別去詢問這一個是否就是執行長本人。

後來這「執行長」透過MSN詢問財務報表的問題，希望他可以給他最新的財務報表，該財務主管也就直覺的認為他就是執行長，就將財務報告給了MSN中的這個人，等過了幾天開會時，該財務主管遇到執行長，剛好聊到這一件事時，雙方才發現，MSN上詢問資料的是另有其人！

也因為發生過身份假冒問題，該企業當下就全面禁止員工使通訊，不過在禁止使用即時通訊後，發現還是有許多客戶必須要透過即時通訊來聯絡較為方便，之後再慢慢的轉變成為有條件開放的管理方式。

使用後降低工作效率影響業務
某家金融業的電子金融部門，就由開放的政策改成完全禁止，該公司的資訊部門主管表示，做這樣的考慮是因為無法了解員工常常在電腦桌面放了個即時通訊的小視窗，到底是拿來聊天還是用來做業務溝通。因此，該公司做考量時，特別針對員工使用觀察過一段時間，後來發現，通常都會讓他們分心，特別有一些關於程式開發的單位，需要時間思考及激盪，中途有對話視窗跑出來，常常會打斷思緒，後來該公司也認為這情況越來越嚴重，所以在去年2月開始，就全公司完全禁止使用。智邦科技由完全禁止到完全開放的轉變

根據我們的調查中，在服務業、金融業都沒有從完全禁止的管理政策轉變到完全開放，不過製造業中的智邦科技則是唯一一家，智邦科技資訊部經理薛仁宗表示，原本該公司是屬於完全禁止，不過因為業務部門、技術資源部門等有業務需求，甚至受到「外力」，就是外部客戶要求，而開始開放，不過薛仁宗表示，這也不是一開始就完全開放，而是讓業務部門、科技支援部門先開放，後來發現，有需求的部門越來越多後，就完全開放。

該公司對於即時通訊的政策是從公司的上而下來執行的，該公司的執行長認為，開放是對業務有幫助的，並且希望可以進而增加一些商機，因此，而漸漸的開放使用即時通訊軟體，薛仁宗表示，該公司對於即時通訊的態度是屬於「管理」而非「管制」的態度，主要是管理即時通訊，會記錄員工使用即時通訊的程度，但是卻不會加以限制他們使用。

管理上，該公司會每一個星期公佈員工使用即時通訊最多的前10名，薛仁宗說：「主要是要告訴企業員工，我正在看著你。」對於使用即時通訊最多的人，會由各部門主管去檢視該名員工是否真的有這些業務需求，如果只是一個內勤人員，則會特別的告誡，此外，該公司還會依照企業內的「電子資源資訊管理辦法」將這些不應使用頻率這麼多的使用者，公布在電子布告欄上，而如果還是繼續使用過多的話，就會記警告。