中小企業E化專題：創造魔術競爭力的E化企業

如果說原本6家門市需要6位會計，現在只需2位就能處理所有的帳務，這樣成本能節省多少？由於庫存管理混亂，導致每個月帳面上有30萬元左右的虧損，如果可以補去缺口，獲利不就立即增加？對於百英資訊而言，只是更換E化系統，便有立竿見影的成效。

百英資訊是Epson輸出產品的總代理，共有6家門市經營零售。早期帳務處理必須在每天門市結帳之後，匯出帳目資料，再利用電子郵件寄發給會計人員。會計每天上班第一件事便是將收到的資料輸入會計系統，如果門市前一天忘了匯出帳目給會計，就必須等到早上11點門市開張營業，才能追補資料，形同人力的浪費。另外，門市的庫存管理混亂是更為棘手的問題，由於庫存的數字不精確，加上門市人員時有發生濫用產品甚至偷竊，幾乎每個月因此損失30萬元。

單就E化而言，百英原本就有一套進銷存系統在運作，門市也採用POS系統協助，但是這些系統運作卻仍留下上述的問題。

E化的精神是在協助企業的業務處理與流程運作更有效率，而非只是電腦化或將紙面上的工作電子化，如果不能解決經營中產生的問題，E化只是徒具形式。百英協理嚴嘉龍體認到經營瓶頸出在進銷存系統不能滿足需求，於是決定更換系統，採用正航5號來解決問題。

透過門市POS將銷售資料即時回傳（約5分鐘回傳一次），減少人工理處的機會，庫存問題就大為改善，加上會計資料能直接在進銷存與財務系統間拋轉，資料的正確與處理效率都大為提升，因此原本財務會計人員由6位逐漸縮編到2位，不但精簡人事成本，能處理的資料量還更多。

百英資訊不是孤例，代理法國施耐德零組件的巨業貿易導入鼎新e-Go之後，結帳速度由原來的15天降為5天，人力也精簡一半。IC通路商宣昶也因為導入偉盟ERP而解決舊有系統搶單情形。

代理日本Albion化妝品的艾倫比亞，透過頂泰興的系統解決客戶關係管理與進銷存，讓百貨專櫃人員能將銷售資料正確回傳後臺，減少出貨異常、專櫃退/換貨頻率高等問題。經營條碼系統與RFID的帝商科技，原有DOS版的進銷存系統一處理大量資料就不穩定，也無法解決兩岸三地多據點與集團式經營的挑戰，經過導入凌越的系統後，問題便迎刃而解。這些例子都足以說明成功E化能為企業帶來的效益。

回過頭來看，E化卻也不是買個軟體就一蹴可幾，從無到有、汰換舊系統的導入評估。導入後的調整、企業規模成長形成的系統瓶頸等，都是E化必經的過程。

效能與成本考量推動企業持續E化
艾倫比亞的E化是從無到有的歷程，由於化妝品零售對於客戶關係管理尤為密切，因此公司成立不久便開始積極導入頂泰興的CRM系統。

CRM系統可以分析客戶不同的偏好，並針對有效客戶，寄送相關資訊，增加客戶黏性，並可從系統中查詢明星商品，藉此調整銷售策略。之後又陸續導入庫存管理、人事、財務、票據等系統。艾倫比亞尚未導入E化系統前，顧客資料、商品庫存管理必須透過前臺專櫃人員抄錄、謄寫，再傳真回公司，公司內也必須有專人處理顧客資料的輸入、更新、商品銷貨、庫存管理等，作業流程複雜耗時，也容易因人工謄寫、輸入發生錯誤，造成出貨異常、專櫃退、換貨頻率高。

在E化系統導入後，前臺專櫃人員透過輸入作業，能同時完成顧客資料、商品銷貨的建檔，系統也可做到即時庫存管理，總公司即可依據各專櫃銷售需求調整配貨。同時，利用商品銷售排行、顧客年齡分析、促銷品交易比例等報表，艾倫比亞更精確掌握有關行銷、顧客及通路等資訊。而財務系統與進銷存的整合，也使得經營者能快速得知公司營運狀況，強化財務的控管，資金調度也更為靈活。

從無到有的情況，系統導入而言較為單純，艾倫比亞導入評估考量的是頂泰興在百貨專櫃業領域的經驗，以及自身需求、成本的評估。

另一種情況是早期使用DOS的E化系統，主動或被迫升級到新平臺。巨業貿易導入DOS版本的進銷存已有十年以上，雖然至今運作仍算穩定，但是由於原來販售系統的廠商不願繼續維護舊版，部份功能又必須以人工調整的方式才能達到所需，加上貨物的安全庫存量和電腦建議採購的準確度不高，某些操作經常要在好幾個畫面中切換，因此興起更換的系統念頭。另一家廠商宣昶從DOS轉換系統的原因也是舊版進銷存的功能缺少存貨/備貨的機制，以及系統發生搶訂單的情況而必須轉換。

由於DOS系統年代久遠，不但許多推陳出新的功能無法跟上，本身的擴充性、延伸應用都已備感不足，因此如果能更換到新的作業平臺，功能效益與維護成本對企業都較有利。不過系統轉換時，原有資料的匯入與運作需要導入廠商的協助以及測試時間。帝商科技也經歷過這段歷程，花了一個月導入，讓原有系統和新系統雙軌並行二個月，發現資料不符的地方再進行調整，以確保正式上線一切正常。

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更正啟事：
原文第六段修正為：
百英資訊不是孤例，代理法國施耐德零組件的巨業貿易導入鼎新e-Go之後，結帳速度由原來的15天降為5天，人力也精簡一半。IC通路商宣昶也因為導入偉盟ERP而解決舊有系統搶單情形。
（2006年1月24日）合理化的客製要求創造完善系統
客製化的需求與套裝軟體之間存在著一定的角力，站在企業的立場，當然希望軟體越接近量身訂作，就越能無痛導入。但就導入廠商而言，一百個客戶可能就有一百個客製化的需求，這對廠商而言是難以負荷的要求，更何況有些客製化需求是建立在錯誤的習慣上，即使開發出這種特別功能，對於企業營運而言效益不大。因此目前對套裝軟體客製化的解決方式，除非個案的情況是大部份使用者都會遇到，才會進行開發，否則通常不針對單一個案進行客製化。

百英資訊曾經發生位於臺中的倉儲人員誤將資料鍵入到臺北的倉儲資料中，導致倉儲數量與系統數量不符。後來將這個情形反應給正航後，正航便決定將防呆機制變成軟體標準功能，讓該地區的倉儲人員只能存取當地的資料。帝商科技所轉投資的子公司和母公司使用同一套系統，當子公司人員登入後，可以越權檢視到所有集團的資料，凌越得知這種情況後，也將權限功能加以修改。此外，帝商科技即將進行多國業務，對於多國語言的需求伴隨而來，也將這樣的需求反應給凌越，讓他們考慮是否朝這個方向開發。鼎新在推展寵物門市進銷存軟體的過程中，也曾受益於用戶的建議，將條碼掃瞄機與後端資料庫結合，加速進銷存的處理效率。

因此對套裝軟體客製化的合理需求，是可以導致客戶與開發廠商雙贏的局面，既可讓企業獲得所需的功能，也可讓系統更為完善。不過，當現行軟體無法滿足企業需求，在挑選導入廠商與系統時，就必須特別留意是否提供客製化服務。

多元而完整的教育訓練，提高系統導入成功率
教育訓練對產品導入而言是相當重要的，而且不見得要從導入完成後才開始，例如帝商科技在導入系統時，便派員參與導入過程，增加對新系統的熟悉度。巨業貿易業務經理林侑儒建議廠商能在簽約後就讓客戶派員上課，以免造成系統導入後有錯誤操作的情形。當初鼎新在派工程師安裝完系統後，巨業便找了工讀生開始輸入資料，但直到後來上完課後才發現某些欄位處理錯誤，造成資料無法使用。

除了上課之外，通常在保固期也都會提供電話諮詢服務，也有越來越多廠商提供網路光碟資源，讓使用者能夠隨時隨地解答疑惑。像鼎新製作的教學光碟，林侑儒便覺得效果相當不錯，新聘員工在沒上課的情況下，看過教學光碟便會操作系統的基本功能，讓系統不因為員異動而停擺。

中小企業無論導入財會、進銷存或人事系統，都是希望藉助Ｅ化之力，提升企業運作的效率或精簡成本。上述的導入經驗反應了用戶E化過程的癥結與解決之道，也反應了E化是企業必然要走的路，只是走得順遂與否，除了決心，還需要有正確的認識與準備，才能發揮魔術般的競爭力。文⊙黃天賜

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