列印節費三步驟

列印設備的總體使用成本包羅廣泛，其中不僅包含耗材、紙張與電力等消耗的有形成本，更涵蓋工作效率與設備維護等無形成本，所以僅依靠導入列印管理機制，仍然無法徹底節省列印支出；而是必須從管理面著手，並仔細評估環保碳粉匣等成本較低的替代性耗材，再進一步善用設備的文件電子化或雙面列印等功能，改變列印設備的使用習慣，才能徹底節省列印支出。

第一步：管好印表機
列印節費的首要之務，便是先從列印設備的管理做起，在導入列印管理機制時，就事前評估列印設備數量、品牌複雜程度、員工使用習慣，以及企業屬性與管理政策等因素，為自己量身打造最適合的列印管理機制，才能避免導入後因設備支援度不佳，或不符合員工使用習慣、動線，而產生降低工作效率、無法妥善管理等問題。

建議企業在在採購列印設備時，同步分析各家廠商所提供的列印管理解決方案，確保所有列印設備都能納入管理，便能以最低的成本，建置最完善的列印管理機制，有效率的解決維護負擔，並進一步節省列印支出。

第二步：慎選列印耗材
雷射印表機價格雖然日漸降低，但耗材成本卻居高不下，甚至還有節節上升的趨勢；所以，在導入完善的列印管理機制後，接著就要從耗材的使用著手。

原廠碳粉匣品質較具保障，且沒有損害印表機的疑慮，但價格較高，長時使用下必須支出龐大的列印成本，所以，採用價格僅為原廠碳粉匣六至七成的非原廠環保碳粉匣，便成為企業節省耗材成本的另一選擇；不過，因市面上的非原廠碳粉匣品質良莠不齊，且原廠通常規定，採用非原廠碳粉匣所造成的設備故障，將不納入保固範圍，所以若貿然使用非原廠碳粉匣，反而會產生大幅額外的使用與維護成本。

選購非原廠碳粉匣時，需先確定產品為更換感光滾筒等零件的再製品，且必須符合政府認證核可的環保標章，並請廠商提供試用評估，再決定是否購買；若擔心因使用非原廠碳粉匣喪失原廠的保固資格，也能夠在設備維護合約到期後，再採用非原廠的環保碳粉匣，與非原廠碳粉匣廠商簽訂保固合約，能同時節省耗材與維護成本。

第三步：改變使用習慣
除導入列印管理機制、使用環保碳粉匣等節省列印支出的方式外；更必須從人員的使用習慣著手，例如回收紙背面再使用，或善用設備本身的文件電子化、雙面/單頁多頁列印等功能，以治標的方式將設備的輸出量降至最低。

目前較高階的印表機或多功能複合機，都具備多樣化的雙面/單頁多頁列印與文件電子化的功能，能透過這些功能，減少實際輸出張數，或是將文件以數位格式傳送，盡可能避免不必要的文件列印。

管理者可以透過完善的政策宣導，教育員工善用設備功能，於列印時先評估文件的重要性，使用不同的功能來降低列印量，以最根本的方式節省整體列印支出。

所以，導入妥善的管理機制，並搭配使用品質優良的環保碳粉匣，再改變列印設備的使用習慣，便能為企業徹底精實列印支出，將列印浪費降至最低。另外，也能透過印表機的租賃制度，借助廠商的專業能力，打造最合乎自身需求的列印租賃方案，讓列印成本的問題不再成為企業最頭痛的燙手山芋。文⊙王唯至