列印節費第1步：管好印表機

企業對於列印設備所付出的使用成本，向來是最隱而不顯的事務支出，也是IT管理者最常忽略的一環，往往當有大量設備需要管理，或在每月結算時，才赫然發現支出極為龐大的列印費用與管理成本；而這些成本中，約有10%是因使用者誤印或濫用資源所造成的額外支出，若使用傳統的列印設備，且未導入相關的控管機制，除加重管理人員維護多臺不同設備的負擔外，也無法仔細比對設備的使用狀況，探查每位使用者的列印記錄。

影印機按張計費的租賃制度已行之有年，為了能準確計算用戶的每月彩色/黑白文件的總列印量，所以控管機制較為完善，除了能計算設備的總列印量之外，還能夠透過帳號管理或讀卡機，鎖定部門或使用者列印額度；但印表機大多為買斷制，購買後則交由企業的資訊或採購人員負責更換耗材等維護工作，較少有計張收費的需求，對同時具備數十臺或數百臺印表機的大型企業而言，便會造成極大的管理負擔與列印支出，若缺乏完善的維護控管機制，不但完全無法防止人員濫用列印資源，也容易產生機密資料透過紙本外洩的資安漏洞。

印表機廠商為減輕IT人員管理負擔，並防止列印浪費，已經在具備網路功能的高階雷射印表機加入內建基礎管理設計，亦推出專用的管理軟體，如HP Web Jetadmin與IBM MarkVision Professinal等，讓管理者能統一管理設定所有相同廠牌與部分其他廠牌列印設備。另外，也有廠商推出外掛式的列印管理硬體系統，如Epson的Print Master Server，以內建智慧卡讀卡機的列印伺服器形式，用更積極的方式，鎖定使用者列印額度，管理企業整體列印支出，讓使用者列印每份文件時，審慎地依文件重要性選擇彩色或灰階輸出，並且盡可能減少列印量，達到縮節成本目的。

列印管理三階段：監控、記錄與鎖定	列印管理分為三個嚴密等級不同的層次，最基礎的是列印設備狀態檢視與管理設定，讓管理者能即時得知設備的紙張、耗材存量、使用狀態與故障警示等資訊，並統一設定印表機，但僅能管理設備的列印量，無法控制列印成本；其次則進一步保存設備的每筆列印記錄，並定期匯出報表，供管理者比對存查，以消極的方式事後調查管理；而最嚴密的則是事前訂定使用者/部門的列印權限，依使用習慣不同，給予不同的列印額度，主動控制列印量，徹底杜絕列印浪費。
以內建功能初步管理設備	無論是Printer Base或Copier Base機種，只要具備網路功能，均有內建基礎的控管功能，提供紙張、耗材存量與設備工作狀態與故障警示；較高階的機種才能針對不同的使用者IP位址，記錄設備本身的每筆列印工作，但都具備內嵌式網頁伺服器（Embedded Web Server，EWS），讓管理者能遠端監視設備狀態，以及設備使用記錄。
統一監控所有設備的原廠管理機制	印表機原廠亦針對自家機種，推出外掛式的列印控管軟體，或推出單獨作為列印控管伺服器的硬體設備，原廠列印管理軟體大多免費供用戶下載使用，導入後能透過SNMP（Simple Network Management Protocol）與網路內部的列印設備溝通，讀取列印設備的MIBs（Management Information Bases）資料，得知印表機各項狀態，還能與AD整合，依使用者帳號為基準，記錄列印狀態（名稱、IP位置、列印文件檔名、時間、頁數），甚至每份文件所使用的碳粉覆蓋率，還能進一步鎖定使用者列印額度管制列印費用；在設備發生故障或是耗材即將用盡時，管理系統也會自動發送電子郵件，通知管理者即時維護，降低設備故障，卻未即時排除所造成的工作延宕，也讓管理者不再需要一一檢視設備的使用狀況，減輕大量列印設備的管理負擔。
記錄並鎖定額度的第三方控管設施	除原廠列印控管機制外，亦有非印表機廠商所生產開發的列印控管設備，但通常不強調多臺設備的狀態監控，主要是在記錄使用者的列印工作與計費扣點，並搭配較完善的報表、圖表的統計功能，便於管理者分析企業總體列印量，或每位使用者的使用狀況，甚至還能側錄保存每筆文件列印內容，防止使用者利用紙本（Hard Copy）的形式，將機密文件攜出洩密，然而第三方的列印管理機制大多以軟體式為主，當控管的列印設備較多，系統負擔較重時也能獨立成為列印控管伺服器，目前市面上較常見的有以下四款列印控管產品：
依印量、設備數量與使用習慣評估管理方式	誠如前文所述，無論企業總體列印成本多寡，都會發生因列印錯誤、失敗，或未更改預設值以彩色列印黑白文件，印表機仍會由四色碳粉合成黑色，而造成不必要的彩色碳粉消耗，加上未善用單張多頁輸出功能，便會造成約10%的額外列印支出；如納入員工在辦公室輸出私人文件等濫用列印資源的行為，則可能將額外列印支出增加至30%。
設備內建與外掛管理機制比較表

列印管理三階段：監控、記錄與鎖定

列印管理分為三個嚴密等級不同的層次，最基礎的是列印設備狀態檢視與管理設定，讓管理者能即時得知設備的紙張、耗材存量、使用狀態與故障警示等資訊，並統一設定印表機，但僅能管理設備的列印量，無法控制列印成本；其次則進一步保存設備的每筆列印記錄，並定期匯出報表，供管理者比對存查，以消極的方式事後調查管理；而最嚴密的則是事前訂定使用者/部門的列印權限，依使用習慣不同，給予不同的列印額度，主動控制列印量，徹底杜絕列印浪費。

嚴密等級不同，導入成本亦大有不同。目前具有網路功能的雷射印表機，大多都已內建狀態監控功能，差別僅在於管理者需透過網頁伺服器遠端存取每臺印表機的狀態，且不一定能夠主動發送警示郵件；較高階的機種則內建第二層級的記錄功能，但僅能記錄設備本身的列印工作；而要統一記錄所有設備的列印工作，或達到最嚴密的列印權限控管，則通常需透過外掛式的軟硬體設備才能達成。

印量不高，設備數量不多的企業，其實僅需以使用者的列印記錄，作事後控管即已足夠，如此導入所支出的成本較低，甚至利用印表機/影印機廠商所提供的免費控管軟體，如Web Jetadmin或MarkViosion即可達成；印量較大，設備與人員數量較多，每月列印支出超過3萬元以上的企業，或開放式空間（如學校、圖書館等）、利潤中心制（如直銷、壽險等）等相關產業，則建議導入計費扣點的控管機制，有效鎖定計算企業整理列印支出，方能為龐大的列印成本瘦身。以內建功能初步管理設備

無論是Printer Base或Copier Base機種，只要具備網路功能，均有內建基礎的控管功能，提供紙張、耗材存量與設備工作狀態與故障警示；較高階的機種才能針對不同的使用者IP位址，記錄設備本身的每筆列印工作，但都具備內嵌式網頁伺服器（Embedded Web Server，EWS），讓管理者能遠端監視設備狀態，以及設備使用記錄。

Copier Base機種控管功能較為完備，除記錄使用者列印工作外，還能建立部門/使用者帳號密碼，或支援LDAP，能直接匯入網域AD，使用者需透過認證才能列印，並分別作列印記錄與權限控管，如Canon與Panasonic的數位複合機，便能透過LDAP在設備內部匯入Windows AD，建立使用者帳號資料，以帳號為基準，記錄每筆列印工作，也能進一步外接讀卡機，鎖定使用者的列印額度。

Printer Base機種的控管功能則較為簡單，不過亦有部分機種能自動記錄列印，並設定訊息警示，還能以網域AD帳號或應用程式作基準，設定彩色/黑白文件的列印權限，透過控制彩色文件列印量，減少使用成本；例如HP的Color LaserJet 3800彩色雷射印表機，便能直接設定使用者列印彩色或黑白文件權限，減少彩色文件列印量，還能更進一步設定不同應用程式的列印規則，如Word文件僅能灰階列印，而Power Point則可列印彩色等方式，防止員工誤用或濫用列印資源；而IBM的高階Infoprint彩色雷射印表機種，亦內建彩色/黑白的列印權限管理機制，另外還能以虛擬列印的方式，先估算所列印的文件四色碳粉消耗量，再讓使用者決定是否實際輸出文件，增加節費控管的能力。

雖然內建式的控管機制功能較為單純，且僅能控管單一設備，無法整合管理所有設備，但不需任何導入成本，使用方式亦較為簡單，較適合設備不多的小型企業使用。統一監控所有設備的原廠管理機制

印表機原廠亦針對自家機種，推出外掛式的列印控管軟體，或推出單獨作為列印控管伺服器的硬體設備，原廠列印管理軟體大多免費供用戶下載使用，導入後能透過SNMP（Simple Network Management Protocol）與網路內部的列印設備溝通，讀取列印設備的MIBs（Management Information Bases）資料，得知印表機各項狀態，還能與AD整合，依使用者帳號為基準，記錄列印狀態（名稱、IP位置、列印文件檔名、時間、頁數），甚至每份文件所使用的碳粉覆蓋率，還能進一步鎖定使用者列印額度管制列印費用；在設備發生故障或是耗材即將用盡時，管理系統也會自動發送電子郵件，通知管理者即時維護，降低設備故障，卻未即時排除所造成的工作延宕，也讓管理者不再需要一一檢視設備的使用狀況，減輕大量列印設備的管理負擔。

因各家印表機廠商MIBs編寫方式不同，原廠的外掛式列印控管設備，對自家廠牌的設備支援度較高，功能也較完善，除正確無誤的讀取印表機狀態資訊外，還能顯示印表機圖片或一次設定多臺印表機的管理者帳號密碼、IP位址等，甚至能遠端作韌體更新；但對於其他廠牌的印表機，則通常僅能獲得初步的狀態資訊，無法統一操作設定。以下我們介紹三種由原廠所提供的列印管理軟體，若搭配原廠列印設備一起建置，便能達到完善的控管功能，且多不需負擔任何軟體費用，導入成本低廉。

HP Web Jetadmin
HP所推出的Web Jetadmin，便是以監控印表機狀態為基礎的免費列印管理軟體，會自動搜尋內部的網路印表機，並統一檢視所有印表機列印頁數等狀態資訊，當印表機發生故障時，則自動發送電子郵件警示管理者排除檢修，減輕維護大量設備的負擔；加裝報告產生器套件後，便可設定列印設備的資料收集排程，自動收集彙整每位使用者在每臺印表機的列印記錄，並定期匯出CSV檔案格式的Excel報表或JPEG格式圖表，自動發送電子郵件給管理者方便定期分析設備用量，進一步控管列印成本；Web Jetadmin亦能支援部分其他廠牌印表機，不過大多無法顯示正確的產品圖片，僅可得知耗材、紙張存量與設備列印量等基本資訊。

IBM MarkVision Professinal
IBM的MarkVision概念則與Web Jetadmin相似，同樣是原廠免費提供的控管軟體，以監控設備狀態為主，但可匯入企業建築平面圖，手動將設備圖像配置於相對位置上，能直接得知故障設備所在地，加快排除速度；若所監控的設備皆為IBM或Lexmark的雷射印表機，則能夠進一步配合印表機的彩色/黑白權限管制功能，設定個別使用者的列印權限，或是能透過書籤管理功能，在檔案伺服器建立專用印表機的檔案資料匣，存放常用表單或文件；讓使用者能直接在印表機面板，選擇存放在檔案伺服器或公用資料匣內的表單文件列印；MarkVision雖支援其他廠牌機種，也能正確顯示部分它廠印表機圖片，但亦僅能做基礎監視，無法統一執行完整設定。用戶亦可導入計費解決方案，並加入更完整的資產周期管理系統，掌控企業的整體列印支出。

Kyocera列印管理解決方案
Kyocera的管理機制分為控管單臺設備的KM-Net Clients、統一控管多臺設備的KM-Net Viewer與能夠跨網域，管理不同樓層與地點設備的KM-NET Viewer for web edition三等級，功能同樣為監視設備狀態，能夠回報紙張、耗材存量、各功能使用張數統計及列印尺寸統計等，亦可匯入建築平面圖，配置設備所在地點；導入KM-NET Accounting計費管理機制後，則能與AD整合，依照使用者帳號設定列印額度，以計張扣點的形式管理、整合所有列印記錄；Kyocera表示，導入完整的列印控管機制費用依企業印量與設備數量多寡，約3萬元至30萬元不等。

企業若一次部署大量相同廠牌機種，原廠大多會免費提供建置管理機制服務，當需管理的設備數量較少，僅需於負荷量較小的伺服器安裝控管軟體即可，若是所需控管的設備數量較多，就必須另行準備獨立電腦設備供管理軟體專用，優點是能節省不少導入成本，但有設備廠牌的限制，較適合採購相同廠牌列印設備的企業使用。記錄並鎖定額度的第三方控管設施

除原廠列印控管機制外，亦有非印表機廠商所生產開發的列印控管設備，但通常不強調多臺設備的狀態監控，主要是在記錄使用者的列印工作與計費扣點，並搭配較完善的報表、圖表的統計功能，便於管理者分析企業總體列印量，或每位使用者的使用狀況，甚至還能側錄保存每筆文件列印內容，防止使用者利用紙本（Hard Copy）的形式，將機密文件攜出洩密，然而第三方的列印管理機制大多以軟體式為主，當控管的列印設備較多，系統負擔較重時也能獨立成為列印控管伺服器，目前市面上較常見的有以下四款列印控管產品：

宏通數碼Easy Report
宏通數碼所代理的Easy Report，是一款軟體式的列印控管機制，主要功能為記錄所有設備的列印工作，除了使用者帳號、文件名稱與列印時間外，還能進一步分析每份文件所消耗的四色耗材，並計算文件碳粉覆蓋率，能依實際的耗材消耗精確估計列印成本，亦能設定每位使用者的彩色/黑白列印權限與額度，在使用者超出額度時，Easy Report會透過Windows Messanger主動通知使用者，並將列印記錄匯出多種型式的Excel格式或圖形報表，以作企業管理列印成本的分析依據，亦能支援監控管理HP印表機狀態。

信舟電訊P總管
信舟電訊所研發的P總管文件列印管理軟體，安裝後能與網域AD整合，除記錄列印工作外，也可側錄留存每筆列印工作的文件內容，並鎖定每位使用者的列印權限與額度，能依企業政策，自由選擇累計制或扣點制控管，當使用者列印額度用盡時，P總管會自動限制使用者的列印工作，並發送訊息通知使用者向管理者申請加值，軟體建議售價6萬元，若企業列印量較為龐大，建議搭配獨立的列印控管伺服器使用。

寰震Printmain
寰震所推出的Printmain列印控管軟體，安裝後能從網域AD匯入使用者清單，以預付卡概念，設定使用者列印額度，列印時自動由使用者帳號扣除點數，亦能不限制列印額度，僅記錄包含使用者帳號、文件檔名列印時間與彩色或黑白文件屬性等資訊，亦能以報表形式統計列印量。

寬華Printer DVR
寬華的Printer DVR是硬體型式的列印管理設備，除同樣可以檢視各使用者列印資訊外，還能即時完整複製儲存列印文件，並自動檢索分析文件內容，針對特定關鍵詞發送警告訊息予管理人員或企業主，防止員工利用紙本方式將機密資料攜出外洩，也可搭配儲存設備或自動光碟燒錄櫃，記錄檔將自動備份儲存於硬碟、磁帶與光碟片等儲存媒介，便於企業建檔保存，供日後備查，不過建置成本較高，適合印量較大，有高度機密資訊控管需求的企業使用。

除非印表機廠商的列印控管機制外，亦有原廠推出硬體式列印計費管理伺服器，統一監控自家廠牌印表機狀態並作列印記錄，並能以讀卡機插卡扣點形式，進一步計張收費，鎖定列印額度。

Epson Print Master Server
Epson的Print Master Server，便是內建智慧卡讀卡機的列印伺服器，可同時控管五臺列印設備；使用者新增網路印表機時，必須將網路位置指向PM Server，透過擷取列印排程的方式，設定彩色與黑白的單張列印點數，採插卡列印的方式計費扣點，控管每位使用者的列印量與列印額度，單臺設備建議售價為59900元，預設可控管五臺印表機，且目前無法匯入AD資料，僅能以卡片單獨控管，但可記錄每筆列印工作，且監視並自動回報Epson的印表機狀態。依印量、設備數量與使用習慣評估管理方式

誠如前文所述，無論企業總體列印成本多寡，都會發生因列印錯誤、失敗，或未更改預設值以彩色列印黑白文件，印表機仍會由四色碳粉合成黑色，而造成不必要的彩色碳粉消耗，加上未善用單張多頁輸出功能，便會造成約10%的額外列印支出；如納入員工在辦公室輸出私人文件等濫用列印資源的行為，則可能將額外列印支出增加至30%。

所以，企業必須評估自身的屬性、政策及使用習慣，選擇導入不同層級的列印管理機制，最基礎的管理層級是僅作設備狀態監控，方便管理者統一維護數量印表機設備，但通常只能得知總印量與設備個別印量，控管效力不大；記錄所有使用者的列印工作的管理機制，則是能夠以事後追懲的方式，以報表為依據，讓使用者心生警惕，善用列印資源，約可減少10%的額外列印支出，但若未事先宣導並定訂定明確的管理政策，則容易造成管理者與使用者間不必要的衝突；而事先鎖定列印額度的控管方式，通常導入成本較高，約在數萬元至數十萬元之間，不過能以明確的控管政策，主動控制企業整體列印量，最少能節省30%的總體列印支出，是最有效的作法。

整合式周邊IT管理
管理印表機最基礎的步驟，就是運用原廠或非原廠的整合式管理機制，做統一的印表機管理，原廠所提供的管理軟體大多可以免費使用。目前原廠的整合式周邊管理機制多是採取主動偵測的方式，讀取列印設備內存的MIBs資料庫，以得知設備的耗材與紙張存量、工作情形與設備狀態等，甚至能收集每臺設備使用記錄，匯整後以報表形式呈現，不過，由於印表機廠牌眾多，各廠牌的列印語言與MIBs資料的編碼方式不同，所以使用限制較多，無法管理其他廠牌印表機。但若搭配採購印表機一起設置，原廠也會提供協助設置與教育訓練等服務，監控設備的效率最高，且是導入成本最少的一種管理機制，缺點則是僅提供設備監控與記錄列印工作功能，無法鎖定使用者列印額度，節費成效較低。

對人員與設備數量較多，列印量較大的企業而言，因網路頻寬有限，為確保每臺網路印表機能夠正確運作，不會因網路流量過大，造成使用者列印工作無法在一定的時間內正確傳遞至印表機列印，造成列印延遲，所以管理者必須利用整合式的管理軟體，規畫工作群組的印表機配置，指定不同的專用列印設備供不同工作群組使用，也可設定排程，將列印工作自動分配至閒置或工作量較小的設備列印；如此可以確保設備不會因大量負荷而造成列印工作阻塞或故障，可以增加設備使用壽命，並減輕管理人員負擔。再者，整合式的管理軟體也能在設備故障時，做即時的警告通知，方便管理者在耗材即將用罄、夾紙或發生人員不當操作而發生設備停擺等情況時，能夠及時訂購、更換耗材或者立即排除故障，防止工作延宕。

整合式列印周邊監控機制雖然是列印管理的基礎步驟，卻也是擁有大量設備的企業所必須積極規畫導入的首要任務，否則不僅會讓管理者為維護多臺印表機而疲於奔命，更容易因未妥善規畫，而降低人員列印文件的工作效率與設備使用壽命。

鎖定使用者列印額度
鎖定列印額度是列印管理最積極的作法，導入能鎖定使用者額度的列印管理機制，雖然需付出的成本較高，且安裝與設定的程序亦較為複雜，同時也會增加人員操作設備的負擔，但卻能有效降低列印量，讓企業按部就班的降低列印支出。

鎖定列印額度的管理機制通常是安裝在列印伺服器端，透過擷取每筆列印工作的方式，依使用者控管、計算列印量，當使用者列印量超過列印額度時，則立即阻擋列印工作，讓封包無法傳送至印表機。

鎖定方式分為網域AD及卡片機制控管等兩種。以網域AD為主的鎖定機制使用方式較為簡單，管理人員可匯入網域AD資料，並設定每位使用者或群組的列印權限，當使用者登入網域列印文件時，管理機制就可依網域AD為基準，做認證並控管列印工作；而卡片式的認證機制則較為複雜，通常必須在印表機端安裝讀卡機等硬體，管理人員也必須發給使用者設定固定額度或權限的專屬卡片，使用者需先通過認證方能列印文件，導入的成本較高，且會增加使用負擔，但因是以硬體鎖定列印設備，所以控管效率更高，也能夠進一步防止使用者透過平行埠或USB埠私接印表機列印文件。

因鎖定額度的管理機制是以擷取列印工作的方式進行，與印表機的MIBs資料庫較無關係，可支援任何廠牌的列印設備，且能夠依網域AD或卡片，統一彙整、記錄每臺設備的每筆列印工作，項目與報表形式亦較詳細多元，能做有效的列印支出管理。

不過，設備狀態監控功能亦僅能支援部分廠牌機種，如Epson的Print Master Server，能鎖定所有廠牌印表機的列印額度，但僅能回報Epson印表機狀態，無法得知其他廠牌的設備狀況，若採用非印表機廠商所推出的列印控管機制，則會因各家廠商的MIBs資料編碼格式取得不易，在設備狀態監控的限制便更大。

所以，企業在採購列印設備時，建議盡可能購買相同廠牌的印表機，如此才能妥善運用原廠所提供的列印管理監控軟體，以最低的成本，建置最有效的列印控管機制。另外，若透過第三方廠商的列印控管機制，雖無法完整得知設備狀態，但能統一列印記錄，並鎖定額度，不過導入成本較高；對印量較少，設備數量不多的企業而言，支出效益便相對較難以回收。文⊙王唯至設備內建與外掛管理機制比較表