列印解決方案採購部署指南

企業建置列印解決方案時，可以依印量、人數以及使用需求等，藉由總體成本、使用便利性、文件處理流程、監控管理機制等面向評估，量身訂作最精實的企業整體列印解決方案，我們以這些面向為基礎，提供幾項需要注意的要素，作為採購時的參考。

依需求簽訂租賃合約

因Copier Base機種與Printer Base機種的耗材、服務與定位不同，在租賃合約的單張價格方面亦略有不同，不過皆以A4尺寸為計費基準，A3則通常為以兩倍A4價格計算，Copier Base機種黑白單張大約在0.4至0.6元之間，彩色則每張價格約8元至15元不等；而Printer Base機種的黑白單張價格通常較高，約在每頁0.6至1元之譜，彩色則較Copier Base機種便宜，約在4元至5元之間。

簽訂租賃合約後，期限內每月必須向廠商繳交固定的設備租金，但租金計算方式與分期付款買斷相似，不同的是廠商會依合約時間、企業規模、信用程度或人情世故等其他因素，計算出一組租賃係數；再將設備總價乘以此租賃係數，成為每月所應付出的設備租賃金額，另外，也有採取事先預估企業每月印量，以限定每月最少基本月印量的方式，僅收取單張輸出價格計費，而不加收取設備租金。若採用分期付款的買斷制，因必需加收利息，所以設備總成本一定會較付清為高，但所簽定的單張費用通常較低，且不限定基本月印量。

企業在評估採用何種制度時，首先必須分析本身的平均月印量，實際試算1年或3年的總體使用成本；目前設備均內建計數器，會自動記錄設備的所有印量，管理者能透過設備內嵌的網頁伺服器得知，亦可請廠商協助調查。

若企業平均月印量較高，建議採用不計算設備租金，僅固定月印量的「計張收費制度」，不過在簽訂租賃合約時，因此種計費方式單張成本較高，必須精確分析月印量，以最符合需求的印量簽訂合約，並嚴格控制印量，避免過於超出基本印量而造成額外支出。對於印量較低的企業，則建議以「分期付款」或「一次付清」的買斷機制，並另外與廠商簽訂計張制維護合約，能自由對設備做折舊換新或拍賣販售等多種用途，事後所簽訂的計張制租賃合約也較為便宜具彈性化，不會有基本月印量限制，能依實際印量計算每月列印支出，但因設備買斷後即成為公司資產，故同時也必須負擔設備折舊故障等成本。

對於不希望增加固定資產的企業，也可採用「簽訂設備租賃合約」搭配「計張制維護合約」的方式，不購買設備，每月付出一定的設備租金，再以計張收費的方式，將耗材更換、設備維修等工作交由廠商處理，如此便不需負擔設備老舊故障的風險，更容易管理維護。

以使用習慣為部署基準

雖然目前的列印輸出設備，均強調能整合列印、影印、傳真與掃描，以一機多工的形式，取代各種不同的辦公設備，但多數企業在部署這些設備時，僅按照辦公室空間配置，或部門的印量需求選擇設備放置地點，忽略不同部門，對列印、影印、掃描與傳真等功能的使用需求亦有差異，若單純部署一臺多功能事務機或多功能數位複合機，雖能降低部署成本，卻相對限制員工的使用便利性，且容易因大量的輸出負荷縮短設備壽命，或效能降低等情況，反而影響工作效率。

故企業採購事務設備時，必須考量各部門的使用需求，甚至規畫員工的使用動線，區塊化部署不同功能與規格的設備，才能在兼顧使用性與工作效率。

利用「文件電子化」，為總印量瘦身

除整合多項功能之外，加掛掃描功能的Copier Base數位式複合機或Printer Base的多功能事務機，大多強調其文件電子化的功能，能將紙本轉換為數位化格式，傳送至不同目的地，減少實際列印的成本，並縮短工作流程。

但對Copier Base而言，文件電子化功能大多不是標準配備，需要另外付費選購加裝，而Printer Base的多功能事務機，雖然也能達到文件電子化的要求，且皆視為標準配備，但大多需要透過個人電腦安裝專用軟體協助處理，使用性較為不便，操作亦較為複雜，不過建置成本較Copier Base便宜許多。若導入這些功能，並透過公司政策宣導落實，就可節省許多不必要的輸出成本，為企業列印支出瘦身。

採用不同層級的控管機制

評估租賃、購買制度，並以文件電子化的概念，雖能縮節部分列印支出，卻無法徹底防止因員工公器私用或誤用事務設備，所造成的列印浪費，所以許多廠商在規畫列印解決方案時，都會配合不同的監控管理機制，以控管成本。

目前事務設備大多有內建控管功能，能自動儲存或記錄所有列印工作，讓管理者可以隨時監控、查詢設備的使用狀況，高階機種更能在內部設定部門或員工帳號密碼，識別並記錄個別使用狀態，不過設備內建的功能大多僅能達到消極的監視效果；而外加式的控管軟硬體設備卻不僅能支援不同廠牌的事務設備，統一控管所有設備使用量，還可透過讀卡機等硬體，以遞減式扣點或遞增式管理等方式，鎖定員工的列印量；在採購時則便要依需求採用不同層級的控管機制，以最有效率的方式，徹底縮減列印支出。

因企業規模、屬性不同，亦會產生不同需求，重要的是必須事先分析自身需求，並以這四項評估要素為基準，打造最適合的企業列印解決方案。文⊙王唯至

虛擬案例介紹

為從總體使用成本、使用便利性、文件處理流程以及監控管理機制等面向，整體評估列印解決方案，所以我們經事先調查後，虛擬出一間具有多樣事務需求的企業，並請各家廠商提出解決方案，以作採購時的參考。

公司簡介

電周實業為一家電子零件銷售公司，成立於1995年，主要業務為進出口電子零件代理與研發之銷售，由於公司創立至今尚未更換影印、列印、傳真與掃描等辦公設備，故大多設備皆已老舊不堪使用，且列印支出居高不下，難以妥善管理；於是決定全部一次換新，以節省成本，便於統一管理維護。

該公司辦公區域為單一平面樓層，約140人，共分行政管理、業務行銷、客戶服務、財務會計、倉儲管理及技術服務等6大部門，在辦公區域中央設有統一放置辦公設備之事務間。其中印量較大的部門（行政管理、業務行銷、財務會計與客戶服務部）傳真、列印輸出等設備使用相當頻繁，所以必須各有一臺設備供作備援，不得有因故障而無法使用的情況，另外，董事長與總經理辦公室亦必須各有獨立設備。

因此，電周實業事先調查各部門使用需求與人數，並統計出各部門彩色/黑白月印量，且提供比例尺1：200的建築平面圖，請廠商針對列印需求，提出單月與三年總體使用成本、部署方式。

電周實業各項事務設備需求
1.印表機與影印機
（1）印量較高需多人分享的設備必須具備網路功能
（2）至少一臺設備具有自動雙面列印功能
（3）至少一臺設備具有自動分頁及自動裝訂功能
（4）至少需有一臺設備能處理A3尺寸紙張
2.傳真
（1）需有類比式傳真，能接收與傳送傳真文件
3.管理監控
（1）需有遠端或網頁管理介面（能監控印表機狀態、耗材存量）
（2）高列印量設備需有部門印量控管功能
4.維護服務
（1）需有3年保固
（2）應有5×8維護服務
5.設備分佈
（1）董事長與總經理辦公室需各自有一臺獨立設備
（2）印量較大、人數較多的部門，不能有因設備故障而無法使用的情形

註：客戶服務，業務行銷、行政管理與財務會計需至少配置一臺獨立設備。


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