打造超完美列印瘦身計畫

影印機、印表機與傳真機，向來是企業中最常見的事務設備，部署這些設備，通常是依部門使用需求為基準添購採買，以往這些事務設備功能單純，部署規畫大多交由採購部門負責，若某臺設備因老舊故障或業務量增加，無法滿足使用需求，則就單種設備添購汰換。然而，當這些設備長期累積成一定數量後，不僅種類繁雜眾多、新舊不一，造成維護不易，增加管理者負擔，且往往當每月結算事務支出時，才赫然發現這些事務設備在不知不覺中，耗費大量使用成本，所以最不起眼的事物設備，便成為企業最頭痛，亟需擬出一套妥善管理政策的燙手山芋。

有鑑於此，影印機或印表機廠商相繼推出能同時取代影印機、印表機、傳真機與掃描器的多功能事務設備，且搭配租賃制度與計張制維護合約，為企業規畫與建置整體化的列印解決方案，另外，更進一步導入監控管理機制，減輕管理負擔。

所以，要如何善用多功能事務設備，並採用適合的租賃方案與監控管理機制，以規畫部署最便利精簡的整體列印解決方案，逐步量身訂作最有效的列印設備瘦身計畫，便成為企業在採購事務設備時，必須事先徹底評估與考量的重要項目。

多功能事務機簡化辦公環境

以往單功能的影印機與印表機已經能以一機多工的形式，整合影印機、印表機、傳真機與掃描器的不同功能，取代所有事務設備，讓事物設備的部署更為精簡，縮短操作動線；更有甚者，還能以多樣化的數位文件管理功能，減少紙本文件的列印量，簡化工作流程。此外，多功能事務機更進一步內建列印管理機制，能直接記錄所有列印記錄，讓管理者透過內嵌式的網頁伺服器，遠端設定監控設備的工作狀態與列印記錄；設備故障時也能以電子郵件等方式，即時通知管理者維護；如此一來，企業不僅能以一臺設備代替所有機種，更便於管理維護，當耗材用罄時，僅需更換單一設備的耗材即可。

以數位格式傳送文件，降低總列印量

無論是Copier Base或Printer Base的多功能事務機，都能以一機多工的形式，整合影印、列印、傳真與掃描，也能透過不同的文件電子化設計，以簡化工作流程，降低整體列印量。

導入管理機制，鎖定列印浪費

除了透過設備功能，有效減少列印支出外，企業亦可導入廠商所提供的列印控管機制，以監看或鎖定的方式，控管員工列印量，防止濫用列印資源。

以租賃維護合約減輕設備管理負擔

現階段影印機與印表機廠商，都提供買斷或租賃制度，讓用戶選擇，若採用買斷制，便能與廠商簽定單張價格較低的計張維護合約，但必須負擔日後設備老舊故障的風險；而採用租賃制，雖計張維護合約的單張成本較高，但可將租金列入營業費用，可達到節稅的效果，且不必負擔設備折舊風險。

MIS加入部署評估

Copier Base機種通常定位為辦公事務設備，主要是企業採購部門購買，而Printer Base機種則視為電腦周邊設備，通常是由IT人員負責評估；然而Copier Base機種逐漸數位化，功能越來越強大，已不只能影印、亦可成為網路印表機，更內建處理器、記憶體與硬碟，強調能以數位化的方式，將所掃描的檔案直接傳送至公用檔案伺服器、用戶端個人電腦的指定資料匣內，或直接以電子郵件傳送至收件者，儼然是一臺附有高效能掃描器與輸出設備的個人電腦，Printer Base多功能事務機亦同，都開始以一機多工的形式，滿足企業多樣化的需求，當功能越來越複雜，對企業採購者而言，該採購哪種設備，是否能與公司內部網路順利連接，或是該如何設定使用，以及事後的導入列印控管機制管理，就非得需要IT人員方能勝任，做正確的採購決策。

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以往單功能的影印機與印表機已經能以一機多工的形式，整合影印機、印表機、傳真機與掃描器的不同功能，取代所有事務設備，讓事物設備的部署更為精簡，縮短操作動線；更有甚者，還能以多樣化的數位文件管理功能，減少紙本文件的列印量，簡化工作流程。此外，多功能事務機更進一步內建列印管理機制，能直接記錄所有列印記錄，讓管理者透過內嵌式的網頁伺服器，遠端設定監控設備的工作狀態與列印記錄；設備故障時也能以電子郵件等方式，即時通知管理者維護；如此一來，企業不僅能以一臺設備代替所有機種，更便於管理維護，當耗材用罄時，僅需更換單一設備的耗材即可。

再者，因為彩色輸出設備的價格越來越低，不過耗材成本卻仍然居高不下，企業購置彩色輸出設備時，雖能滿足彩色輸出需求，卻無法妥善管理員工彩色文件的列印量，造成大量彩色文件的輸出成本，所以除了外部管理機制外，許多彩色雷射印表機或彩色數位複合機，均開始內建管理機制，依使用者帳號，鎖定個別員工的列印權限，減少不必要的彩色成本。

目前多功能事務機，雖能減少設備數量，同時滿足影印、列印、傳真與掃描等需求，但若以單臺設備取代以往配置於各處的影印機、印表機、傳真機與掃描器等；相對也會因功能整合，而讓員工使用單一設備的次數更為頻繁，造成大量的設備負擔，所以，在範圍較大、員工人數較多的企業環境裡，就會犧牲多數員工的使用便利性，造成距離較遠的員工為使用設備而忙碌往返奔波，降低工作效率，所以，部署方式也要顧及員工分布，在不同部門，依使用量與需求部署數臺不同規格與機種的事務設備，才能兼顧使用性並降低部署成本。

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臺灣全錄列印解決方案 以數位格式傳送文件，降低總列印量

無論是Copier Base或Printer Base的多功能事務機，都能以一機多工的形式，整合影印、列印、傳真與掃描，也能透過不同的文件電子化設計，以簡化工作流程，降低整體列印量。

因Copier Base的數位複合機，成本較高，價格較為昂貴，故文件電子化功能通常較為完善，可不透過個人電腦，將所掃描的文件轉換為數位化格式，以PDF、圖檔、DOC或PPT等檔案格式，透過網路直接傳送到檔案伺服器、個人電腦等指定資料匣，或直接以電子郵件傳送；甚至能將所接收的類比式傳真訊號，轉換為數位格式，依規則轉發到不同目的地，能節省因經常複印文件與接收傳真所造成的列印浪費，同時亦可方便文件以電子化形式備份儲存，而Printer Base的多功能事務機，目前也能透過軟體配合的方式，將所掃描的文件，透過機身的「掃描至」功能，傳送到已安裝專用軟體的個人電腦內，並直接開啟Outlook、Power Point、Word或其他圖像編輯軟體，不過通常操作使用較為複雜。

但無論是透過Copier Base的數位複合機或Printer Base的多功能事務機，都能利用「文件電子化」的功能，或多或少降低月印量，根據臺灣全錄在我們的虛擬案例中的統計，若透過制定政策的方式，從使用習慣著手，宣導、教育員工妥善運用設備的「文件電子化」、「單面多頁列印」與「雙面列印」等功能，將文件實際列印或影印的機率降到最低，便能減少30%左右的月印量。

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臺灣全錄列印解決方案 導入管理機制，鎖定列印浪費

除了透過設備功能，有效減少列印支出外，企業亦可導入廠商所提供的列印控管機制，以監看或鎖定的方式，控管員工列印量，防止濫用列印資源。另外，若使用者在未更改驅動程式預設值的狀況下，以彩色輸出設備列印黑白文件，那麼彩色設備仍會以四色碳粉合成黑色列印，計費則以彩色單張計算，因彩色單張成本較黑白昂貴許多，無形之中會增加不少額外的列印支出，所以管理者必須更進一步，透過管理機制，限制使用者的彩色列印權限，才能真正精簡列印成本。

目前許多輸出設備均內建管理功能，但通常功能較為簡單，僅能記錄每位使用者的列印數量、時間以及檔案名稱等，較高階的機種才具有內建控管機制，能儲存、設定帳號與密碼，讓每位使用者在使用之前，必須先透過認證，方能使用，但卻會增加操作與記憶密碼的負擔；若無法滿足需求，也能導入外掛式的列印管理機制，搭配讀卡機或輸入帳號密碼等方式，以遞減扣點控管，並自動匯整所有列印記錄，徹底防止濫用列印資源。

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Copier Base機種通常定位為辦公事務設備，主要是企業採購部門購買，而Printer Base機種則視為電腦周邊設備，通常是由IT人員負責評估；然而Copier Base機種逐漸數位化，功能越來越強大，已不只能影印、亦可成為網路印表機，更內建處理器、記憶體與硬碟，強調能以數位化的方式，將所掃描的檔案直接傳送至公用檔案伺服器、用戶端個人電腦的指定資料匣內，或直接以電子郵件傳送至收件者，儼然是一臺附有高效能掃描器與輸出設備的個人電腦，Printer Base多功能事務機亦同，都開始以一機多工的形式，滿足企業多樣化的需求，當功能越來越複雜，對企業採購者而言，該採購哪種設備，是否能與公司內部網路順利連接，或是該如何設定使用，以及事後的導入列印控管機制管理，就非得需要IT人員方能勝任，做正確的採購決策。

傳統單一的影印、列印、傳真等事務設備，往往在無形之中，耗費企業大量的使用成本，並造成管理與維護的負擔；所以，妥善部署整合多功能的事務設備，並制定政策，利用設備功能實施文件電子化，再透過控管機制，方能有效為企業打造最精實的列印解決方案。文⊙王唯至

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傳統單一的影印、列印、傳真等事務設備，往往在無形之中，耗費企業大量的使用成本，並造成管理與維護的負擔；所以，妥善部署整合多功能的事務設備，並制定政策，利用設備功能實施文件電子化，再透過控管機制，方能有效為企業打造最精實的列印解決方案。文⊙王唯至

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