中小企業踏出商業智慧的第一步

在中小企業的作業環境，可能財務是一套軟體，業務應用又是另一套系統，更有可能大部份的數據資料都是直接做在Excel檔案上，甚至紙上作業和電腦並行的情況都可能存在。面對如此紛亂的系統和資料格式，即使商業智慧是市場競爭的神劍利器，會不會對中小企業而言只是遠不可及的工具或是大而無當的系統？

從最普遍的概念來說，商業智慧是協助企業在充份了解事實與資訊後，依據公司的目標與願景做出最適切的決策。大型企業之所以能導入商業智慧，在於決策所需的事實與資訊，必須奠基在基礎資料e化、清理與匯整，並依此建立資料倉儲與擷取，這個步驟通常處理相當龐大的資料量，中小企業的資料累積在量上難以達到如此的規模，加上檔案分散在駁雜的應用程式，中小企業要踏出商業智慧這一步，看似寸步難行。

僅從系統規模和e化程度來思考，很容易落入上述的疑慮。但如果回歸商業活動的本質，擁有充份而正確資訊的企業和僅憑印象或過往的經驗法則的直覺衝撞，在激烈的商場競爭中，哪邊容易生存、茁壯，答案不言而喻。因此思考中小企業適不適合商業智慧，應該從商業競爭角度思考，企業如有商業智慧的輔助，決策的正確率將更為快速而正確，大型企業如此，中小企業自然也不例外。

目前已經許多技術和工具注意到中小企業在商業智慧上實際的需求，在調整產品的規模或價格，協助中小企業導入商業智慧，讓中小企業在進行決策與商業競爭時更有理據。

預算、資料與IT人員的導入門檻
中小企業評估導入商業智慧時經常會面臨的門檻，第一個往往是預算問題。大型企業導入商業智慧的成本經常動輒數百萬甚至更高，這樣的規模當然不是中小企業負擔得起。即使是百萬元以下的產品，仍得視中小企業本身對商業智慧能帶來多少利益來作評估。能以最低的成本取得最好的工具當然是最好的結果，只是價格與功能經常具有連動關係，只從最低取得成本來考量IT工具，有時不見得能獲得企業真正需要的結果。因此在導入之前最好能審慎評估導入的目的與需求，導入後企業體質是否能大幅改善，以此來看待導入商業成本是比較正確的態度。

除了取得成本之外，之後的維護、支援的費用也必須一併考量在內。有些商業智慧的廠商提供了委外的服務，讓缺乏IT部門的中小企業也能夠導入這項工具，但之後的維護成本如何計算，就是必須深入了解的地方。

導入的另一個門檻，經常是出現在資料上。沒有資料的企業畢竟是無法想像的，但是要作出能協助決策者作決定，又能讓商業智慧的工具進行擷取、轉換與產出具決策價值的資訊，則又是另外一回事。資料的電子化是個瓶頸，只要有電子化的檔案，就等於跨過了商業智慧的最低門檻。許多商業智慧工具都提供了非結構化的資料或異質檔案擷取的功能，因此即使中小企業有許多資料不是以資料庫的形式儲存，也可以取出可用的資訊，進行後續的分析動作。

商慧智慧與一般業務系統差別之處，在於商業智慧看的是大方向或趨勢，因此它對於數字資料精確度的容錯度比其像ERP之類的系統來得那麼高，只要資料不是誤差到足以左右趨勢的結果，在資料匯整的初期是可以容許錯誤，以待後續的調整。不過如果同份資料在不同的單位有不同結果，例如在產品的編碼有出入，或是有不同系統的編號方式，在一致性上發生問題，影響層面上可能就比精確度要來得大。因此導入商業智慧初期，在資料的整合與清理上，經常是企業必須面臨的陣痛。

在IT部門或人員的需求上，企業或多或少仍然需要有專業的IT人員協助系統維護與開發。因此中小企業至少要有IT人員能夠在商業智慧導入後協助運作，當然IT人員的角色不在開發報表這類的工作。以目前的工具而言，大多都已經將報表製作的部份移轉給使用者，IT人員只需要確保系統的正常運作，或是開發查詢所需的多維度結構即可。如果在整體考量上，企業仍不打算配置IT人員，也可以利用委外的方式，將系統維護交給專業的廠商。

導入流程需要決策人員的積極參與
企業導入商業智慧的流程，通常廠商會先與主管和使用者洽談，進行需求分析。一般企業在導入時往往會誤以為需要由IT人員與廠商進行專案的合作，其實以廠商而言，IT人員反而不是專案成功與否的必要角色。有些商業智慧解決方案倚重IT人員的部份，通常是在系統維護或是客製化的開發部份，這與商業智慧系統能不能達到企業預期的效果無關，因為商業智慧的建置效果和KPI(Key Performance Indicator)有很大的關聯。

每個企業因為產業屬性的差異，有其特有的營運績效達成率，而這往往是企業決策者最關心的指標，因此主管的參與，比其IT人員的參與更為重要。IT人員也許精於系統的技術或開發，但對於企業在銷售、品質、成本、庫存…等方面的專業知識所知有限，反而是經理人或主管更能明白企業本身績效該如何判讀與監控，因此主管的參與開發就相當重要。在充份了解企業的需求之後，廠商便會依照需求進行系統的設計與驗證，通常會有套裝的軟體作為基礎，再依照企業的需求作客製化的修改，進行系統上線測試等等。

依企業實際需求選擇的解決方案
商業智慧的解決方案眾多，有些廠商專注在某些特定環結的強化，有些廠商提供完整的解決方案，有些廠商則有模組化的產品，可以依實際的需求或急迫，漸次導入，對於預算受限或者想評估效果的企業，也不失可行的策略。

有些精簡型的方案，是原先商業智慧系統將中小企業較不常用的功能精省掉，例如開發工具，以減輕中小企業在成本上的負擔，或者在原有的系統中單獨取用一部份中小企業較常使用的功能作為解決方案。以Business Objects的報表工具Crystal Report為例，它同樣有擷取不同檔案格式或資料庫來源作為分析之用的能力，在報表呈現上也可以進行資料下鑽或基本的權限管理功能，也可以發佈到網站上供不同的使用者檢視。Crystal Report有些功能必須搭配Business Objects Enterprise才能完全發揮，但以中小企業的需求而言，能提供企業在資料分析上做出有意義的解釋以協助決策，就構成了企業在商業智慧解決方案中有效的工具。鼎新則在商業智慧中特別提出主管資訊系統的部份，讓企業能應用ERP的資訊，並從預先設計好的報表中解讀現象與趨勢。這類方案的選擇考量點通常在當日後企業規模成長之後，系統能不能隨之成長，升級的方案與費用如何，都是必須評估的重點。

不管是精簡的商業智慧版本或是模組導入的版本，對於企業而言都還是有一層日後升級的顧慮在，因此如果有一次到位的完整版本其實是根本解決的辦法。以MicroStrategy的解決方案而言，它對大型企業與中小企業提供的工具是完全一致，功能上沒有任何差異，但是它以授權使用者數量的方法，讓大型企業和中小企業區隔分別。

如果公司內部有IT部門，也可以利用現在的資料庫工具開發商業系統，例如微軟的SQL Server便提供商業智慧的工具，開發人員完成資料清理、匯整的動作後，建構商業智慧在取用資料時經常需要的OLAP多維度資料，再開發報表工具，或者是利用現在的商業智慧的工具搭配使用。台灣睿智的Analyzer 2004便提供了使用SQL Server在商業智慧的報表上的解決方案；另外像Crystal Report在資料庫的選擇上更為多元，也可以有效降低企業的成本負擔；Cognos則提供模組化的選擇，從平衡計分卡、報表工具、OLAP工具或底層的資料倉儲建構工具，都可以依照企業的需求分別選用。

商業智慧導入成敗的關鍵
企業在導入商業智慧時，即使前置作業評估仔細，煩雜的資料清理工作也進行完畢，系統順利在廠商與企業充份合作下平滑導入，看來似乎可以宣告大功告成，然而導入成功並非意味著企業在商業智慧方面的成功，導入之後失敗的例子也是時有所聞，而原因不外乎下列幾點：
企業內部的共識
一開始決策者就要有足夠的決心來推動商慧智慧。在一開始的資料清理過程中，需要各部門之間的協調配合，這無疑會增添許多負擔，而商業智慧導入後，某些作業流程與習慣都會跟著改變，如果企業沒有足夠的共識與決心，很容易面臨配合度差或者閒置系統的狀況。
合理的管理期待值
商業智慧固然具有分析、預測企業營運和發展的能力，但是企業本身具備的資料量和KPI設定能不能切合目標，以及有限的預算中能否選擇到適切中小企業本身的方案，都會影響到商業智慧呈現出來的結果。如果因為期待過高而導致效能不彰，也是商慧智慧失敗的可能原因。
資料的完整性
有些時候資料在散置在各部門，整合時如果沒有加以徹底清理、轉換與校對，即使商業智慧的工具再強、再好，也無法提供正確的資訊。在建置完成後，資料是否能持續與系統作聯結、更新，有時與規劃有關，有時卻也是相關操作人員在流程上的疏失。資料可以說是商業智慧運轉的命脈，如果在正確、持續供給上不能落實，也會導致失敗。
可靠適切的工具平臺
工具平臺除了系統本身的穩定度要可靠之外，架構是否貼近企業需求也是關鍵。功能正常的系統，資料也能正確供給，但是得出的資料幫助有限，久而久之這個工具便會失去它的價值。企業的KPI或許會因市場策略而有調整，系統在調整上是不是能簡易的跟上調整，提供的工具是否都能讓企業內部的人員容易操作，也都影響著成敗的結果。另外，在擴充性上，如果工具一開始是為中小企業資料量較小，或者在開發程度上較低而推出的方案，未來升級轉換時能否平滑調整，也都是工具平臺在使用上成敗的原因。

中小企業想要踏出商業智慧的第一步，以工具而言已經有許多方案可以挑選，但每個工具所著重的面向各有不同，企業可以依照自己的預算、導入目標及資料的完整度進行挑選。有些工具可能需要先行建置ERP或資料倉儲等系統作為資料來源，有些則是可以從現在的資料庫及檔案進行撈取的動作，但無論是哪種技術，都需要企業提供建全資料。e化程度低的企業或許可以考慮讓e化與商業智慧的導入並行，讓企業在決策時與事實落差更小。而原先已在資料e化上就小有規模的企業，在導入商業智慧工具過程會更為順暢，妥善應用系統將使企業在激烈的商業競爭中更有決策的評據。文⊙黃天賜