MIS管理效率大躍進-資產管理工具IP Inventory

在人數規模不大的中小企業中，MIS人員通常身兼數職，除了維護好公司網路與資訊系統之外，也肩負著保管各項電腦軟硬體和資訊設備的任務。以往我們常見到的做法是在設備貼上類似資產盤點卡的貼紙，註明著如編號、名稱、數量、位置、成本、保管人等等資訊，然後MIS再自行建立資料庫，或利用套裝軟體記錄這些資料來管理企業的電腦資產。

這樣子的管理有不少缺點，例如當人員或設備流動時，就必須手動在貼紙與資料庫內更動資訊，尤其是企業內為數最多的個人電腦，其內各種各樣裝置的紀錄、保管與更新，對MIS人員更是一項負擔。對於人員與設備流動率高的企業，MIS人員若不養成即時更新設備與資產資訊的習慣，久而久之很容易搞不清楚，當初所建立的資產記錄也就失去用處。

Power House Programing的資產管理工具IP Inventory則改用另外一種方式，利用區域網路來收集、管理分散企業內部各地的電腦資產。IP Inventory同樣也分為伺服端與客戶端兩部分，每一臺連上區域網路的電腦都必須安裝類似代理程式的客戶端軟體，用以擷取該臺電腦上的軟硬體資訊；之後再以伺服端軟體收集網路上所有電腦的資訊，讓MIS人員能夠以單一介面來監看企業內部區域網路上所有電腦的軟硬體資訊。

一如名稱所示，IP Inventory以IP位址來辨識區域網路上的電腦，但是一次只能設定IP最後一個區段的數量（256個），不過可以畫分多個區段來監看。一般中小企業通常會拿Class C的私有IP區段為依據，畫分給不同的部門來使用，IP Inventory這樣的設計正好能夠依照部門來畫分監看區段。

透過伺服端介面，MIS人員除了可以看到每臺電腦的IP位址、電腦名稱之外，作業系統版本、電腦製造商、型號、MAC address、該臺電腦內有哪些硬體裝置、安裝了哪些軟體等等資訊都一覽無遺。而除了可偵測出來的電腦硬體資訊之外，其他無法偵測的硬體或OA設備，如螢幕、電話機、桌椅、抽屜櫃等等，也可以自行鍵入資訊。

硬體設備都可輸入其購置費用、維修費用、位置、維護日期、狀態等等資訊，並可以輸出成HTML格式的報告，可作為企業IT設備汰舊換新的規畫參考。在軟體資產管理方面，藉由客戶端收集來的資訊，MIS人員可以迅速瞭解企業每臺電腦內安裝了哪些軟體，並透過統計功能，了解每個軟體總共安裝了多少套數，對照企業所購買的軟體授權數，便可知道每種軟體的使用狀況，更可監看員工是否安裝了非法軟體。

此外IP Inventory還有軟體看門狗的功能，MIS人員可自行建立一份禁用軟體的列表，當偵測到客戶端電腦有這些軟體時，便會跳出警告視窗，企業可藉此來監督員工是否偷偷安裝了禁用軟體，例如ICQ、遊戲等等。

IP Inventory或許沒有軟體大廠的資產管理工具那麼強大的功能，但對於人數不多的中小企業來說，卻是個方便實用的小東西，最重要是它的購買授權方式是以IP數量來計算，10個IP之內是免費的。文⊙白季川