在文件安全控管產品領域,過去多半都是國產品的天下,近期出現的新面孔FinalCode,它原本是日本郵件與網頁過濾廠商Digital Arts研發的產品,在2014年獨立出來,而另行於美國矽谷創辦公司,而這套產品今年由代理商倍網資訊引進臺灣。

FinalCode的最大特色,是以文件外發管控為主打,並提供檔案追蹤的能力,方便企業將資料分享給外部廠商時,做到文件安全管控。它支援的應用程式與檔案類型也豐富,包括包括多種版本的微軟Office文書軟體(Word、Excel、PowerPoint)、Adobe PDF,還有OpenOffice、LibreOffice,以及JustSystems推出的日本文書處理軟體、與Fuji Xerox的DocuWorks等文件處理軟體。

在基本的圖檔類型之外,這套產品也能支援Illustrator、Photoshop與InDesign,特別是還提供了CAD相關選購模組,可擴及AutoCAD與SolidWorks的檔案控管。

在文件安全保護上,FinalCode提供基本的檔案讀取時限與開啟次數限制,以及防止列印、修改內容、複製文字、螢幕截圖,同時,具備了加入浮水印,以及可允許轉換成原始檔案格式的功能。此外,在進行視訊會議時,若保護的文件被開啟,也無法在線上會議中顯示,相當特別。

值得注意的是,這款產品還具備即時追蹤文件使用狀態的能力,並可做到自動遠端刪除。

基本上,這套系統的運作架構,FinalCode的外發文件管控必須連網才能使用,並以使用者電子郵件帳號作為驗證依據。相較之下,過去許多文件外發管控機制,雖然能夠限制特定電腦離線存取,但就無法追蹤,管控上的驗證運作方式大不相同。

在系統建置方面,這套產品提供SaaS服務與企業自建兩種方式,架構上分為FinalCode Server端系統,以及用戶端的FinalCode Agent,而後者支援的作業系統平臺,包括Windows、Mac OS,對於行動文件檢視的需求,也提供iOS與Android的App。這裡的用戶端身分,需以使用者電子郵件註冊,作為管控驗證的依據。

在檔案外發時,企業用戶可透過FinalCode Agent將文件加密,操作上可套用管理者預設的政策,或是允許自訂檔案保護權限,最終可將文件加密成附檔名為FCL的檔案格式。而接收文件的外部使用者,電腦上同樣安裝FinalCode用戶端程式,在預先以電子郵件帳戶註冊後,就能夠透過身分驗證,並取得相應的管控政策。

而在這樣的機制下,未經授權的使用者即使收到該加密文件,若沒有軟體將無法開啟此FCL檔案。同時,即便有了軟體但如果因為身分不匹配,系統就可以遠端自動刪除該檔案。

面對後續檔案追蹤與管理,可透過FinalCode後端網頁管理介面進行。檔案的擁有者與企業管理者,可以檢視檔案存取紀錄與追蹤,包含時間、檔案名稱、使用者帳號、IP位置,並能詳細操作行為,讓外發的文件仍能在企業控管之下。

透過管理介面,也可以快速透過條件篩選搜尋結果,幫助查找潛在的威脅與異常,並能當作後稽核存查的證據。

此外,管理者可以直接修改檔案的控管原則,管理較簡便,不像傳統檔案外發管控,可能要重新提供一份新權限政策的檔案。

而對於企業內部的共用資料夾,FinalCode也能夠建立自動加密與解密的資料夾,套用指定的管理保護政策,若企業採用的是外部企業檔案雲服務,例如BOX,FinalCode也支援,可以自動加密雲端硬碟特定資料夾的檔案。

針對企業文件安全控管上,有時需要將內部資料分享給外部廠商,為避免重要文件離開企業網路後無法管控,近期出現了一家名為FinalCode的廠商,就是以此需求作為主打。外發文件時,使用者可先透過FinalCode用戶端介面,將文件加密並套用政策。

當檔案擁有者將檔案透過FinalCode保護時,可針對特定的對象,設定存取的權限。包含檔案生命週期、是否可以列印、螢幕截圖、轉換成原始檔案等。可惜目前產品介面語系只有英文與日文,尚不支援中文。

FinalCode的系統建置上,提供SaaS服務與企業自建兩種方式,一般建議採用SaaS服務,可省去諸多管理上的麻煩。

檔案擁有者與管理者,可透過後臺介面針對保護的檔案進行查詢。例如,是否有未認證的使用者嘗試存取特定的檔案,未認證的使用者、操作時間與IP位址。若是有修改使用者存取權限的臨時需求,也可由此進行原則的修改,管理較簡便,不像傳統檔案外發管控,可能要重新提供一份新權限政策的檔案。

這款產品還具備自動刪除未經授權存取文件的能力,一旦沒有權限的使用者開啟文件時,根據原則的設定,存取動作將會中止,當下檔案將被自動刪除。

不同於一般數位版權管理(DRM)、資訊版權管理(IRM)等類型產品,通常對應內部文件加密與功能權限管控為主,檔案外發管控為輔,而FinalCode則以外發文件管控為主打。基本上,受到FinalCode保護的檔案,使用者對於檔案的詳細操作行為,都可以從後臺管理介面檢視,也可設定條件篩選搜尋結果。

產品資訊

FinalCode 5.3
●代理商:倍網資訊(02)2563-2386
●建議售價:廠商未提供
●用戶端支援作業系統:Windows、Mac OS
●支援應用程式與檔案類型:微軟Office(Word、Excel、PowerPoint)、PDF、OpenOffice、LibreOffice、JustSystems、DocuWorks,以及Illustrator、Photoshop與InDesign等各式圖檔格式。
●選購功能: AutoCAD檔案加密、檔案伺服器分享資料夾自動加密、BOX整合
●支援行動平臺檢視:iOS與Android

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商】 


Advertisement

更多 iThome相關內容