成立於1980年的一之軒,近四十年間積極拓展門市,迄今(2019)已在全台有20多間門市。秉持著每一個細節都要帶給顧客最佳體驗的企業精神,一之軒從商品多元開發、門店位置選擇、到Buffet式的麵包陳列,甚至是顧客購物中門市每天播放的音樂,每個細節都不斷地提升產品與服務品質。

為提升跨部門協作效率,一之軒資訊部推廣內部通訊服務與電子郵件系統,考慮到食品製造工廠與門市不同於總部辦公室,難以替每位同仁配置專用電腦,例如平均每個門市會有6位員工但僅有1台PC,資訊部透過每位員工的智慧型手機,以BYOD的方式建立團隊之間的溝通管道,也透過這些資訊系統來宣導內部政策與食安新知。

線上服務限制多,訊息保存短暫成管理困擾

為快速部署便捷且容易使用的通訊平台,一之軒最初選用訂閱制的雲端電子郵件服務與行動式即時通訊軟體來傳遞訊息,雖能快速部署,但也容易造成管理上的挑戰。舉例來說,即時通訊軟體的群組功能缺乏後端管理功能,且留言資料與檔案保存時效很短,若有需求回溯資料,例如行銷部人員想找去年針對同檔期促銷活動的討論紀錄時,就無法從後端主機去調閱、搜尋相關資訊。

一之軒資訊部經理孫文廷指出,「原本使用的即時通訊軟體訊息僅保存15日,而傳送的圖片或檔案僅能保存7天,且當人員更換裝置時內容也會全部清除,曾遇過行銷部門想查找數月前針對促銷方案的討論紀錄,但討論區內的舊訊息卻早已清除,導致在調閱、審查紀錄等都很難滿足商務級的通訊需求。」

除了即時通訊軟體的管理疑難,隨著公司規模逐漸擴大、使用者人數超過600人時,雲端郵件服務的支援功能都略顯不足,例如郵件無法備份稽核、單一網域可支援使用人數上限僅有200個帳號等因素,致使一之軒得要同時使用多個網域名稱,這不僅在IT管理上造成困擾,郵件發信時也容易讓員工與協力廠商混淆而發錯信,加上訂閱成本開始形成不小負擔,都讓孫文廷開始評估打造商務用溝通新平台的解決方案。

郵件系統自主管理,結合行動APP助使用者快速上手

經過數個月評估自建服務與其他雲端服務後,一之軒決定運用群暉Synology RS3617RPxs NAS伺服器搭配加值軟體MailPlus電子郵件服務與Chat即時通訊服務,建立起兼顧內部管理需求與高效率溝通的新平台。

孫文廷表示,透過Synology NAS加值服務的方式自建郵件伺服器等通訊平台,最大的優點就是能取回MIS郵件管理的自主權限,且Synology MailPlus的使用與管理介面都非常容易操作。「Synology MailPlus管理上以Web介面為主,後台可支援AD整合、遠端登入維護,並可輕鬆設定備份,當使用者誤刪郵件時也能順利還原,滿足各項郵件管理所需的大小任務。」

Synology MailPlus在使用者介面除了Web網頁模式外,亦有支援iOS與Android兩大行動裝置平台的郵件專用行動APP,一之軒的員工能使用自己的智慧手機自行下載APP登入使用,相較於其他資訊系統也很直覺,使用者更能快速上手,一方面減輕MIS人員的訓練負擔,系統服務推廣的成效也大有斬獲。

商務系統仰賴的除了完整功能外,廠商的技術支援能力也是重點,孫文廷指出一之軒導入Synology MailPlus服務過程中,Synology技術團隊也提供了非常即時且有效的支援。

即時通訊紀錄長期保存,稽查、回溯溝通更有效率

而在商用即時通訊的部分,一之軒則採用了Synology Chat即時通訊服務,使用者能透過便捷的方式與內部群組快速討論,後端管理人員也能針對不當的言詞予以刪除,讓討論群組的內容集中在與工作相關的議題上。

「站在MIS人員的角度,Synology Chat能保存所有的留言紀錄、圖片與檔案等,這對商務通訊管理是非常重要的,管理人員能快速回溯、稽核討論內容,也能刪除與工作無關的情緒性留言,讓通訊平台聚焦在工作相關事務。」

孫文廷說道:「Synology Chat的操作方式與一般行動式的即時通訊軟體相似,讓使用者從原本系統轉移時沒遇到太多問題,各門市分店、工廠師傅等群組通訊討論時有更多管道,透過Chat傳送的訊息與檔案也能長時間保存在群組內,員工在群組內要回溯數個月之前的紀錄也沒問題,有助於群組人員確認之前線上會議的內容,讓溝通更加有效率。」

跨平台整合式商用通訊平台,加速凝聚內部共識

本次的專案是一之軒導入的第三座Synology系統,相較於一般伺服器的郵件系統,Synology以儲存系統為底,能提供充足的儲存空間來保存郵件,並有充足的備份機制來保護資料,若有臨時性需求,郵件系統內也可以臨時挪用多餘空間來應用,讓儲存資源配置更活絡。

郵件系統可說是內部人員獲得數位資源的關鍵基礎服務,一之軒導入可跨平台、支援行動裝置的系統,藉此將郵件與通訊服務升級、統整後,內部溝通與決策效率大幅提升,進而提升一之軒的市場競爭力。

一之軒資訊部經理孫文廷


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