文件管理系統｜華苓Docpedia 3.0：提供多樣化流程設計，使文件管理更彈性

華苓科技推出的Docpedia 3.0，它的特色是擁有彈性的索引卡設定功能、直覺容易的使用者操作介面、提供多重搜尋機制及完整的權限分級。使用者透過瀏覽器即可操作這套系統，目前Docpedia支援了IE及Firefox，並且在許多應用上加入了Ajax技術，例如，設定文件編號時即會自動檢查是否重複、快速索引卡顯示、編輯表單時可動態拖曳欄位等，不僅增加系統執行速度，同時也減少錯誤發生的機率。同時，使用者也可以將各種資料匯出成Excel報表，例如，在文件盤點時，可將結果匯出，方便查閱。另外華苓也提供多點下載的選購模組，可以解決企業多點下載的頻寬問題，有效提升檔案傳輸速度。

在系統架構上，Docpedia和華苓另一套產品Agentflow都有一個共通點，它們都用相同的Portal及公司組織架構，而且也能整合LDAP和AD、NTLM v2，IT人員不必重新建立帳號、密碼。

Docpedia提供類似檔案總管的操作介面，在頁面左側，主要分成MyDcc及文管中心等二大部分，並以樹狀架構列出檔案目錄及功能列表。點選MyDcc之後，會出現公佈欄、我的最愛、我的訂閱等項目。而文管中心打開後，會列出資料夾目錄，還包含過期文件、作廢文件及管理功能。在頁面右側，則會根據所選的項目呈現相對應的編輯畫面，例如，點選公佈欄可以閱讀最新公告等。

提供三種人員權限，簡化管理組織

在系統管理上，Docpedia可以分成系統管理員、文管人員、使用者等角色，系統管理員擁有全部的權限，例如系統設定，而要指定系統管理員，可以在管理人員設定裡的公司組織列表中指定，只要將欲設定為管理員的使用者，從公司組織欄位移動到管理人員欄位，並點選儲存即完成設定。

而在Docpedia中，文管人員屬於DCC（Document Control Center）群組，而使用者被分類在一般群組，其中DCC群組具備所有文件的管理權限，包括修改簽核流程等，但若未取得資料夾權限，仍無法進入各資料夾。而一般使用者則只能依據被賦與的權限，對文件進行存取或修改。在編輯頁面中，可以重新設定為一般或DCC群組。如果組織成員過於複雜，還可以利用搜尋功能，方便管理人員快速找到要設定的成員。

Docpedia將文件權限分為讀取、修改及管理，系統管理者可以在管理項目中，依照職務設定各人的權限，而不同權限人員登入時會有相對應的操作項目。當有人離職或組織異動時，可以使用管理工具，進行權限移除或轉移。當使用者沒有權限可以存取文件時，也可以線上向管理人員提出申請閱讀文件。

具有完善的文件資安控管

對於系統所存放的PDF檔，Docpedia也提供浮水印的套用，而且可搭配樣版使用，在功能管理的PDF流水印樣板設定，可以設定列印PDF文件的浮水印，此項功能在於對文件版權及安全性的保護，在浮水印編輯頁面中，可以選擇要加入的資訊，例如文件編號、作者名稱、登入IP位址等，也可以自訂資訊，同時還能夠透過X／Ｙ座標，來設定流水印於頁面中的位置，並且也可以設定透明度。

Docpedia也提供了異常通知的功能，其目的在防止不當下載的情況發生，在管理功能的自動稽核異常通知設定中，可以設定員工或部門於一段時間內（例如每天或每周），下載密等為機密以上的文件，達到一定次數，系統則會用電子郵件通知文管人員或部門主管。另外，在管理功能中的文件盤點功能，可以針對已發行、過期、作廢等文件進行盤點，搜尋時，在輸入的條件中，可依作者、部門、設定發布日期及版本篩選，降低文管人員於清查文件時的作業時間。

在Docpedia上，如果需要更進一步的文件安全控管，可選購TrustView及PDF SecuVue的模組。TrustView是優碩資訊開發的模組，可以針對文件的附檔設定權限，且對文件進行加密。而PDF SecuVue則是由華苓科技自行研發的模組，它可以完整記錄使用者對PDF的操作行為，包含下載來源處及操作者等。

可自行定義索引卡

在索引卡的使用上，Docpedia提供了彈性的自訂功能，讓使用者可以設定索引卡樣式，以方便不同類型的文件套用。使用者在下載文件前可以先瀏覽索引卡，就能知道該份文件的相關資訊，不會等下載完開啟附件，才發現不是自己所要的文件。

索引卡的編輯頁面，除提供包含文件編號、文件名稱、原始作者等55個預設欄位，還有74個可自行定義的欄位供使用者自行編輯，可因應ISO文件管理的欄位需求。

而在管理功能的文件類別設定中，Docpedia提供了基本設定、文件編號設定、附加檔案設定等項目。公司可依照需求，自行定義文件類別。

針對不同機密文件等級，能設定簽核流程

Docpedia雖然共用Agentflow的流程引擎，但在功能上仍有一些限制，如要完整功能，必須加裝Agentflow。

例如，Docpedia本身有預設的簽核流程，如果要新增流程，則必須再加裝Agentflow。而華苓針對文件的簽核，讓管理者及文管人員，可以依據文件的重要性調整現有簽核流程，簽核流程提供串會簽設定、審核簽設定等。串會簽可設定簽核人員群組及流程；簽核設定欄位上可以選擇如退回文件時，要退回給原作者或者上一層等；審核簽則是設定一般簽核的流程。

在流程設定完成後，若要更改流程，Docpedia可以用即時拖曳的方式，將各簽核層級移動至適當的位置，而不需再重新設定。文件審核則是設定文件類別的密等如一般、機密、極機密等，及套用那一種審核規則。而在簽核流程中，因應ISO文件管理，可將高階文件及相關低階文件一次簽核，方便文管人員快速管理，且避免文件版本不一致。

提供完整的搜尋功能，使用者可以快速找到所需文件

在搜尋文件方面，Docpedia提供了進階搜尋選項，除了文件／附檔檔名外，也能對附檔內容做全文檢索，還可以針對文件編號、作者名稱、所屬部門等自訂索引卡欄位去搜尋。而過期或作廢的文件，會移至過期文件區及作廢文件區。而在這二個區域的文件只有管理員能操作，例如，回復過期文件、刪除等。要注意的是，如果要回復文件，必須同時將文件的有效日期更改，否則隔天又會移回過期文件區。

進階文件搜尋

進階搜尋提供多種欄位選擇，使用者可更精確地找到文件。

簽核流程設定

可設定串會簽人員群組，並定義流程順序。

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