保存文件、順暢系統的郵件歸檔

郵件歸檔的基本概念
由於Sarbanes-Oxley等資訊相關法案的需要，僅僅對備份郵件已經無法滿足當前的需求，現在企業除依法令在一定期限保存郵件外，在接受稽核或訴訟時還必須隨時找到特定內容的郵件，否則將會受到處罰。另外隨著郵件量的爆炸性增長，耗用的資源也不斷增加，如何更有效率處理龐大的郵件資料也成為一大課題。

在這樣的趨勢下，郵件歸檔（Email Archiving）在企業資訊應用的優先程度日趨提高，相關產品的市場規模自2003年以來已激增4倍以上，成為繼儲存資源管理、複製、備份以外的另一大儲存應用。目前的郵件歸檔解決方案有純軟體及軟硬體結合的應用伺服器（Appliance）兩大類，功能上則可分為純粹歸檔及多功能整合（內容安全）兩種，分別適用於不同需求的用戶。


歸檔產品的選擇
由於不同的歸檔產品價差很大，用戶必須依據自身需求決定適用的產品，以免浪費投資。我們可依以下幾個面向來評估要選擇哪一類歸檔產品：
目前美國企業均需遵循Sarbanes-Oxley法案，而日本約會在2008年通過類似的資訊稽核法案，歐盟應該也會在數年內跟進，在這類政策已成趨勢下，與這些國家有業務往來的企業顯然必須考慮引進歸檔系統，以免日後遭遇法律問題。至於業務範圍僅限於國內或第3世界國家的企業，則可暫時保持觀望，還不必急於引進。繼續閱讀



主要郵件歸檔產品概覽
目前的主要的郵件歸檔解決方案供應商分軟體及硬體廠商兩大類。

軟體式郵件歸檔解決方案主要供應商有Symantec與iLumin。推出硬體應用伺服器歸檔解決方案的主要供應商則有EMC與HP。法規要求與郵件量的成長促進了歸檔產品的需求
美國國會於2002年通過的Sarbanes-Oxley法案規定，上市企業的所有公共類型業務資料，包括電子郵件在內，必須保存至少5年的時間，特定類型的資料還需更長的保存期限。在必要時還需在規定時間內找出必要的郵件，以供審計或稽查之用，不遵從法令的企業將會遭到罰金和其他處罰。因此企業如果不對電子郵件的儲存與管理給予足夠的重視，將給經營帶來很大的風險。

除了依法令保存以外，不斷增長的容量需求是另一個郵件系統難題。傳統的資料形式包括檔案系統、資料庫與影音等，而電子郵件由於可以內嵌不同的資料型式，逐漸成為資料的主要儲存形式之一，企業電子郵件儲存裝置、伺服器也保存了越來越多的重要資訊。

然而隨著郵件量逐年增長，郵件附帶的檔案（影音檔）也越來越大，所佔用的儲存資源也越來越大，某些情況下，光是郵件附件就會佔去郵件伺服器60%以上的儲存空間。加上垃圾郵件的問題，只要管理人員稍有疏漏，郵件系統很容易就會發生因儲存容量耗盡導致停擺的狀況，也會減損郵件系統的效能。而且受到前述法令的限制，許多郵件均需長期保存，無法刪除以節省空間，進一步惡化了這方面的問題。隨著郵件量的增大，管理也成為一大問題，郵件量越大，顯然也就越難以從中快速找出所需的資訊。

解決問題的方式有2種，一為增大磁碟容量，當前SATA硬碟的單位儲存成本已經降到每GB不到20元，擴充成本並不高。不過就企業來說，直接擴充硬碟容量只能解決儲存空間的問題，不易管理與郵件伺服器負荷大的問題還是存在，只能藉由引進歸檔系統的方式來因應。

郵件歸檔的基本概念—複製、檢索與調閱
郵件歸檔的目的在於對郵件進行分類、整理，以便於管理與檢索，節省儲存空間，並減輕郵件伺服器的負擔。目前提供這些功能的郵件歸檔產品可分純軟體及軟硬體結合的應用伺服器（Appliance）兩大類，應用伺服器產品會搭配特定的硬體出售，不過就運作方式來說大致相同。

最基本的郵件歸檔做法就是將郵件伺服器中的郵件訊息本身及其附件，經由歸檔伺服器複製到後端的儲存裝置上集中管理，而原來存放在郵件伺服器中的郵件即可刪除，改以超連結代替。如此一來，重要郵件即使遺失，歸檔伺服器中仍留有備份，加上郵件已被移到歸檔系統上，因此郵件伺服器的負擔也得以減輕，而對多收信者的群組信件來說，歸檔後只會保留一份副本，也能降低郵件佔用的儲存空間。

另外，由於歸檔後的郵件必須隨時可供調閱，因此歸檔使用的是不牽涉到改變郵件格式的「複製」，而一般備份則會將原始檔案轉換為特定的備份格式，需經還原後才能使用，不適用於歸檔。

所有的歸檔解決方案也都會附有檢索與搜尋機制，可協助用戶從歸檔伺服器中迅速找出需要的資料，並將其還原到指定地點。入門的歸檔產品就至少會有依郵件屬性（如日期、發/收信人等）的條件式搜尋功能，比較高階的產品還會有更精細的關鍵字全文檢索功能。

郵件歸檔進階概念—郵件生命周期管理與儲存容量縮減
對郵件進行分類並複製到歸檔伺服器上後，就能解決郵件的保存與整理問題。但是對所有郵件不加區分就以相同方式進行歸檔，全都放到歸檔伺服器上顯然也不是很經濟的做法。

更進一步的做法就是導入資訊生命周期（ILM）的觀念，也就是對資料設定不同的保存期限，時間到後由歸檔系統自行刪除，並採用遷移技術將使用頻率或重要性較低的郵件，轉移到低成本的磁帶上面，節省歸檔伺服器的硬碟空間，從而降低整體持有成本。

實際的做法可分為3個階段：
（1） 從郵件伺服器篩選必要的郵件進行歸檔，不是所有郵件伺服器上的郵件都會被送到後端進行歸檔，而是只對滿足一定條件的郵件執行後送歸檔的工作。

（2） 對送到歸檔伺服器上的郵件依需求設定不同的保存期限，如對法令規定需保存的郵件可設定較長的保存期限，其他較不重要的郵件則可定較短的保存期限，待保留期限到期後，即自行刪除將空間釋放出來。

（3） 對歸檔伺服器上的郵件，依存取頻率的高低，分別送到不同的儲存媒體。如將存取頻率較高，或是依法令規定需在短時間內檢索出來的郵件存放於硬碟，而存取頻率較低者則可移到磁帶，降低硬碟容量的需求。

不過，設定郵件的生命周期，並依優先程度將郵件分級儲存後，除非郵件到期自行刪除，否則其對儲存的總容量需求仍是與歸檔之初相同，只是把容量需求從前端的郵件伺服器轉到後端的歸檔系統而已。雖然歸檔後整體郵件系統的利用率提高了，而且把郵件移往歸檔系統也降低郵件伺服器的壓力，有助於提高郵件系統的性能與可靠性。但對歸檔系統本身而言，對儲存容量的要求也不算低，用戶仍需負擔相當大的儲存裝置成本。

因此部分廠商在歸檔系統中整合資料壓縮或其他特殊儲存技術，如EMC Centera的固定內容定址（CAS，Content Addressed Storage）就是這類技術，可儲存避免重複的資料，降低硬碟空間的消耗。如何選擇歸檔產品

郵件歸檔解決方案的類型

目前的郵件歸檔解決方案大致上有純軟體與應用伺服器兩大類，
顧名思義，純軟體方案只含有軟體，如Symantec的Enterprise Vault、iLumin的Assentor Archive與網擎的MailBase等；而應用伺服器產品則是將歸檔軟體與儲存裝置、閘道器等硬體綑綁銷售的方案，如EMC Centera與HP RISS（Reference Information Storage System）等。

從功能上則可分為純粹的歸檔產品，以及整合內容安全的全功能型產品，如EMC Centera與HP RISS都是純歸檔產品，而Symantec的方案則另外整合了垃圾郵件防堵、掃毒等功能。

絕大多數的歸檔產品都是以使用者數量的授權來計費，但像EMC或HP的應用伺服器類產品已綑綁高階的硬體，因此售價相當高昂，均超過百萬元，較適合大型企業導入。而純軟體的產品在建構上的彈性就比較大，使用者可依自身環境搭配不同的硬體組態，並購買相應的授權數。入門級的純軟體郵件歸檔解決方案大約只要20～30萬元就能完成購建，適合中小企業使用。

選擇那一類歸檔產品
由於不同的歸檔產品價差很大，用戶必須依據自身需求決定適用的產品，以免浪費投資。我們可依以下幾個面向來評估要選擇哪一類歸檔產品：

目前美國企業均需遵循Sarbanes-Oxley法案，而日本約會在2008年通過類似的資訊稽核法案，歐盟應該也會在數年內跟進，在這類政策已成趨勢下，與這些國家有業務往來的企業顯然必須考慮引進歸檔系統，以免日後遭遇法律問題。至於業務範圍僅限於國內或第3世界國家的企業，則可暫時保持觀望，還不必急於引進。

另外，歸檔產品雖可降低郵件伺服器負荷，提高郵件系統效能，但若僅因這個利益而引進昂貴的歸檔系統並不划算。若是作為企業郵件安全體系的一環，與防堵垃圾郵件、防火牆等安全產品一同建構，是比較可行的做法。

在決定引進歸檔方案後，接下來就是選擇哪一種歸檔產品的問題。這方面的2個關鍵因素是郵件流量與資料成長速度。

首先是流量，根據Radicati Group提供的統計，一般企業每個帳號每天接收到的非垃圾郵件平均73封，若加上垃圾郵件將達百封以上。以這個數據為基準，並考量到每人可能不只擁有1個帳號，則1000人的中大型企業將需要處理能量至少達10～15萬封/日以上的歸檔產品，如果是5、6000人以上的大企業則需要50～100萬封/日以上處理能量。目前多數的歸檔產品都可以滿足這樣的需求，但考量到郵件量的不斷成長，加上若有多人同時發出搜尋請求時，系統負荷將大增，大型企業用戶有必要考慮HP或EMC之類的高階應用伺服器產品，才能保證系統的性能可因應數年以後的郵件成長。至於中型企業則選用Enterprise Vault之類的軟體解決方案即足以滿足需要。

如果是100～500人的小型企業，由於每日郵件流量最多不過5、6萬封，也是以軟體解決方案較為合適，若購買的授權數不大（100～200個帳號），這類方案大約只需20～50萬元。如果是數十人的小型企業，則無論是哪種歸檔產品的售價對這類企業來說都太過昂貴，在產品售價還未降低前，最好保持觀望，暫時只需對郵件作備份即可，還不用作到歸檔。

除了流量外，另一關鍵因素就是資料成長速度，為應付歸檔系統不斷增加的容量要求，用戶必須事先準備足夠的儲存空間。不過目前無論哪一類歸檔產品的儲存容量擴充都很容易，有預算引進歸檔產品的企業，應該不會吝於擴充儲存容量，這方面還不至於會造成太大的問題。主要郵件歸檔產品概覽

目前的主要的郵件歸檔解決方案供應商有EMC、HP、Symantec與iLumin等，以下我們依產品類型作一簡要介紹：

>>軟體解決方案
目前軟體式郵件歸檔解決方案供應商有Symantec與iLumin。

Symantec Enterprise Vault
Symantec Enterprise Vault適用於每天郵件量達50～100萬封的大型企業，提供Exchange、SharePoint Portal、Domino Server及Outlook等郵件與群組作業程式訊息的過濾、分類，使用者可定義各分類郵件保存的時間、索引屬性與歸檔目標，並能依據分類和附加的屬性搜尋已歸檔的郵件，內建的壓縮機制可減少儲存空間的消耗。比較特別的是Symantec將Enterprise Vault與另一套郵件安全產品結合，構成完整的郵件安全及可用性解決方案（Email Security and Availability），除能對郵件進行歸檔管理外，還能確保郵件的安全性與可用性，並防堵垃圾郵件。

iLumin Assentor Enterprise
iLumin Assentor Enterprise是一系列廣為其他廠商（如CA、EMC等）搭配選用的郵件歸檔套裝軟體，其中的Assentor Archive可搭配其他廠商的儲存內容管理產品，提供Exchange、Notes與GroupWise的郵件收集整理，以及保留期限的管理；Assentor Mailbox Manager則提供個人端用戶管理個人郵件之用，並可將郵件內容遷移到Assentor Archive上，本地端只留下連結，以節省郵件佔用的空間；Assentor Discovery則提供了功能豐富的檢索功能。

網擎MailBase
除了國外廠商外，國內的網擎資訊也有類似的郵件歸檔軟體歸，稱為MailBase，可提供Exchange Server與網擎自身Mail2000郵件伺服器的郵件備份、稽核、搜尋與調閱等功能，並有郵件壓縮功能，可節省郵件的儲存空間，但無保存期限管理功能。MailBase可與該公司的MailGates郵件過濾軟體搭配，未來還將推出MailBase ASP版，提供網路信箱歸檔的加值服務。

>>應用伺服器解決方案
EMC與HP是目前應用伺服器類歸檔解決方案的主要供應商。

EMC Centera
EMC的產品有兩大系列，一類稱為「短期保留」的低階方案，由Clariion CX網路儲存系統與Legato EmailXtender軟體組成。另一類則是搭配EmailXtender和DiskXtender Centera軟體的Centera平臺，以符合長期存儲與法規遵循要求。除了一般歸檔產品的郵件備份功能外，Centera採用了內容定址存儲（CAS）技術，其特點在於為每一個物件及資料分配一個獨特的位址，所有物件和資料的存檔和檢索操作，都在一個巨大的平面位址空間內進行。由於所有物件都有獨特的定址，相同的資料只會儲存一次，不會出現重複，這個特性被稱作「單實例」儲存，可降低儲存的冗餘。

CAS適於儲存電子郵件、文件、應用程式、圖像等參考型資料。並可為個別資料設定保存期限，在設定期限內無法隨意地編輯或刪除文件，並能快速的檢索、回復歷史文件，可滿足法規及行業標準中對於資料存檔的相關要求。Centera的效能相當驚人，1臺16節點的Centera儲存伺服器每小時可儲存最多24萬封的郵件，折合一天576萬封郵件的處理能量。而1臺32個節點的Centera大約可存放4億個物件，假設每封郵件以2個物件計算，Centra將可處理超過2億封的郵件，足可供上千人的大型企業數年的郵件處理所需。

HP RISS
RISS是參考資訊存儲系統的縮寫，最初的設計目的主要是保存電子郵件和Microsoft Office檔案，但現在也擴展到其他應用。RISS最特別之處是其採用儲存網格（Storage Grid）架構。當Exchange或Notes的郵件透過防火牆進入時，會先在SMTP Portal經過數位簽章的加密，以證明這封信在歸檔前並未被更改過內容，然後透過路由器傳送到RISS內稱為smart cell的某個運算點，同時鏡射到另一個smart cell以作備份。待smart cell完成儲存後，系統會傳送訊息與儲存連結回郵件伺服器，此時就可以把該封郵件自主機上刪除。

RISS以分割的方式在多個smart cell上分散儲存郵件資料，當使用者需要調閱郵件時，RISS即會將資料從多個smart cell中取回，可達到較高的儲存效率。

HP宣稱RISS存儲速度每秒400頁文件或每天存儲600萬頁文件；用戶在超過十億個文件裏，可以對500多個同時進行的內容檢索，提供低於3秒的回應時間；並且能夠處理數千個同時並發的接入使用，以及並發的文件提取。

不過EMC與HP的產品對大多數用戶來說可能過於高檔，性能雖然強大，但價格也十分昂貴，如RISS的入門產品起價就要500萬元，Centra依節點數不同報價也都超過數百萬元。但在應用伺服器產品方面也有一些比較「簡樸」的產品，如寬華的歸檔解決方案。

寬華MailDVR與DBS
寬華的產品包括MailDVR與DBS，MailDVR的功能是郵件的複製與稽核、查詢，可從路由器、交換器上將包括Yahoo!與Hotmail等WebMail信箱在內的郵件備份到NAS或磁碟陣列上，並提供郵件檢索、查詢功能。而DBS則能提供MailDVR或Exchange Server的後端備份，除了將郵件透過DBS儲存到外接的JukeBox等儲存裝置外，也支援DVD-R燒錄功能，並可提供更精細的全文檢索，使用者可從被歸檔到DVD上的歷史資料中檢索需要的資料。MailDVR與DBS售價分別為38.8萬與72萬元，比國外的產品便宜許多。文⊙張明德