安侯資訊管理顧問公司總經理陳秋正表示,KPMG內部行動辦公室App採取低價月租的目的是,連臺灣50人的中小企業也能使用全球大企業在用的IT系統。

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向來以顧問服務為主的會計師事務所也要開賣行動App。KPMG安侯建業臺灣所日前成立安侯資訊管理顧問公司,將原有內部使用的行動辦公室系統,打包成一個對外銷售的行動辦公室App,也由臺灣KPMG安侯建業資訊長陳秋正兼任新設公司的總經理。

陳秋正表示,KPMG已經有超過10年以上建置行動辦公室以及應用的經驗,目前將自家使用的行動辦公室系統鎖定中小企業、推出雲端版,使用者只要搭配App功能,包括簡單的員工分機查詢、預約功能,連辦公室常見的訂便當與團購功能,都已經內建在系統中。目前KPMG行動辦公室App於3月正式在AppStore和Google Play上架,另針對自行建置系統的企業,推出可以離線的安裝版。

KPMG行動辦公室規畫從筆電到智慧型手機

KPMG行動辦公室的雛形從最早的筆記型電腦開始,但是,陳秋正表示,當人手一支智慧型手機逐步取代多數的筆記型電腦的連網功能時,KPMG便開始思考,怎麼用智慧型手機取代原有筆記型電腦型態的行動辦公室作業模式。

「開發行動辦公室並不是一件簡單的事情,」陳秋正表示,企業的行動應用範圍比現有的社交應用範圍小,以及企業IT部門人員必須重新學習開發行動App的學習曲線高,加上協助企業開發App的工作室對企業營運了解往往不夠深入,便很難真正可以從企業營運的角度出發,開發出符合企業需求的App。

因為開發企業專屬App難度高,因此,KPMG早在3年前,便以iPhone搭配開發行動辦公室App,作為智慧型手機導入行動辦公室的第一步,培養KPMG資訊部門行動App開發能力,因為是企業內部自行開發,可以知道企業真正需求。

雲端系統囊括公司辦公需求,安裝版可整合CRM和Workflow

為了讓企業可以享有KPMG行動辦公室的系統功能,陳秋正表示,提供給企業使用的App,首先就是提供內部員工最需要的分機查詢功能。他表示,員工通訊資料依照部門別事先匯入,只需要鍵入關鍵字就可以查詢到全公司具有該關鍵字的通訊資訊,可以選擇以分機、手機或者是電子郵件的方式聯繫,當然,若是該名員工有經常聯繫的必要性,也可以將相關的員工資訊,加入手機的電話簿中。

像是需要群組同步溝通聯繫時,現在許多企業會選擇使用Line這類的行動通訊App,但光是拉群組找人、打字,都會花不少時間。所以,陳秋正表示,KPMG開發電話會議的K-Mobile功能,其中若有需要同步溝通,只需要登入該功能後,選取加入會議的群組或人選,系統會主動Call Out,將選定的群組或人選納入該電話會議群組中,所有的聯繫設定都可以在電話接通後就完成,手機拿起來講電話就是召開語音會議了。他說:「這個電話會議功能可以改善企業溝通效率,也不用更改現有的IT投資。」

至於訊息中心,便充當企業布告欄,不僅可以貼公告,也可以將公告加入員工的行事曆與待辦事項中,若是收到回覆的電子表單,也可以全部集中在訊息中心,其他也可以針對員工生日發布祝賀等訊息。

行動辦公室App還納入其他企業常見的功能,像是預約功能,不論是會議室、公務車或是投影機等,透過預約排程功能,可以發揮產品效益;至於許多企業內部教育訓練課程或活動的報名,以往KPMG外勤人員要透過VPN連回公司系統報名,許多熱門系統往往一開放,10分鐘內就額滿,外勤員工光是解決VPN問題,有時候就會耗費不少時間。不過,透過App的課程報名功能,就可以自行選定所需要的課程報名,克服VPN連網帶來的問題;有報名功能就有對應的報到功能,KPMG結合QR Code,員工就可以利用App的報到功能,掃描QR Code完成報到手續,比起以往人工報到流程,快速又便利。

不只如此,許多繁瑣也耗費人力的功能,KPMG也一併納入,像是有許多企業甚至會針對員工訂便當自行寫一套訂便當系統的功能,以及現在熱門的企業團購功能,都在其中。

以臺灣KPMG為例,若是公司員工都沒有外出,每天就得由20位秘書、花一小時協助訂便當。但是有了App後,只需要便當菜色事先上傳後臺系統,員工只需要在規定的時間內,確定便當菜色即可,秘書時間截止後,就可以直接將訂單資料匯出、傳真,而KPMG員工只需要拿員工證刷卡,就可知道當天訂什麼便當、直接領取,也會減少秘書不必要的困擾。

陳秋正表示,雲端版行動辦公室系統可搭配App使用,企業用戶申請後,只需要2天的安裝設定,就可以上線,50人每個月月費2千元,每增加50人則月費增加1千元。為了確保雲端系統後臺的穩定度,陳秋正表示,針對後臺系統進行壓力測試,一個測試群組有4臺伺服器,可以服務2萬名使用者,一秒鐘可以同時處理2千筆交易。

若是企業人數超過200人,就可以選擇自建行動辦公室系統,直接整合企業內部原有的ERP、CRM系統和Workflow與差勤系統等,取代雲端版必須事先在後臺匯入所需資訊的時間。以200人為基礎,安裝測試與教育訓練費用為10萬元,若同時選購語音會議系統和行動辦公室APP Client 版,總價約為65萬元,每增加100人的全部功能,則增加約26萬元。

和日本KPMG合作虛擬桌面,也將提供顧問服務

除了推出行動辦公室App,陳秋正表示,未來一年還會有2~3個App新產品上市,不僅提供客製化服務,會協助企業雲端快速導入和整合企業既有系統,因為該公司在電信與資訊服務整合著墨深,也可以提供企業MVPN的整合服務,以及其他整合通訊(UC)顧問諮詢服務。

在App和UC整合之外,KPMG將在今年3月底,與日本東京KPMG合作,導入VDI(虛擬桌面),目前先和VMware合作,未來也會和Citrix合作。陳秋正認為,BYOD的趨勢讓KPMG決定導入虛擬桌面,未來,不管使用者使用哪一種行動設備,只要可以連網,就可以工作。

他說:「臺灣KPMG也利用此次建置VDI機會,與日本KPMG用VMware做相互備援機制。」日本目前有6千個VDI使用者,因為日本經驗,建議VDI要使用4G網路會比3G穩定,要測試整體網路環境,初期先以100人上線測試,年底完成500人上線,三年完成1,500人上線。而KPMG因為有自行建置VDI的經驗,未來也會提供VDI相關顧問諮詢服務給企業用戶。

 

KPMG行動辦公室功能

KPMG將內部行動辦公室App變成一項服務,以企業常用的功能為主。

 

全公司員工聯絡方式查詢

只需要鍵入關鍵字,就可以查詢全公司具有該關鍵字的員工資料。

 

內建會議室和投影設備預約

不只可提供企業會議室預約,還包括了投影設備的預約功能。

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