《妥善管理企業的即時通訊》過半大企業限用即時通訊軟體

即時通訊的使用者日漸增加，這波風潮已漸漸從終端使用者蔓延到各大企業內部，許多企業員工到公司後，打開電腦的第一件事，除了查看電子郵件外，就是打開即時通訊軟體。雖然這項工具帶給上班族許多方便，不過許多企業經營者卻視之為頭痛的管理問題。

為了解目前臺灣企業主看待即時通訊軟體的態度，我們特別針對天下雜誌的1000大企業排名中製造業、服務業、金融業等3個產業前20大企業作調查，調查結果發現，企業面對員工使用即時通訊軟體，主要有全面禁用、有條件的開放以及完全開放等3種不同的政策。

在這60家企業當中，有1/3是採取全面禁止的，包括鴻海、台積電、聯電、長榮海運、南山人壽等公司。另外有1/3的企業選擇有條件開放，像是台塑、聯強、臺灣三星、英業達、中油等公司，所謂有條件開放是指，僅開放使用某一種即時通訊軟體，或者基於業務需要，經過申請通過的人員或部門才能使用，也有的公司是僅在某幾臺電腦裝設即時通訊軟體，要使用的人必須到特定電腦使用。另外還有30％的受訪企業目前沒有任何管制，員工可自由使用即時通訊軟體。

從這個調查結果看來，這些臺灣指標性企業，多數已經開始重視這個問題，並且採取了對應的政策。調查結果出爐後，我們也訪談了若干受試企業，以及在這60家企業以外的各行各業的主管，進一步了解他們的想法與作法。

企業禁用IM用以確保資訊安全、商業機密
根據我們訪談的結果，會選擇禁用的方式，主要是因為害怕商業機密外洩、資訊安全威脅、降低工作效率等因素。其中又以資訊安全的因素為最多，部份銀行業者則是因為害怕商業機密外洩而禁止員工使用即時通訊軟體。

此外，在政府機關中像是交通部、環保署、氣象局等單位，也都下達公文規定員工禁止使用即時通訊軟體，像是氣象局預報中心的一位主管就表示，禁止使用即時通訊軟體是為了局內資訊安全的問題，該主管透露，氣象局就有過切身之痛，之前因為整個中心電腦中毒導致企業資訊入口網站的服務停擺，對於氣象局造成很大的影響，環保署資訊部門的主管表示，禁止使用即時通訊，就是為了要求員工在上班的時候專心處理公務，不應將公用資源用於私人用途。

在科技產業、金融業，禁止員工使用即時通訊軟體的情況更為普遍，主要是為了確保重要資料不會藉由員工輕輕打敲鍵盤，在瞬間就被傳送出去，例如某新竹科技製造廠商主管便表示，科技產業最重視的就是智慧財產權，該公司員工的電子信箱轉寄的資料量、內容都受到限制，如果攜帶隨身碟下載公司內部資料，還會違反網管安全管制條款，因此，即時通訊當然都不能使用。

事實上，基於資料安全，國內許多金融業者都禁止使用即時通訊軟體。這一些銀行並非害怕員工利用即時通訊來聊天，而是擔心客戶的資料外洩，像是大眾銀行的子公司普羅米斯公司內的電腦完全不能連上網路，使用即時通訊軟體更是不可能，該公司員工表示，該項政策是因為在公司內的資料庫中，有著每位客戶的基本資料，像是出生年月日、身分證字號，甚至是客戶親友的基本資料都在電腦中，因此，該公司為了保障客戶資料，害怕有心人士藉此販賣或不當使用客戶資料，因此，就全面禁止使用即時通訊軟體。

企業開放IM增加業務溝通方便
除了全面禁止之外，我們也訪談了採取全面開放即時通訊軟體的企業，許多受訪者表示，並不限制員工使用即時通訊軟體，主要是方便員工在業務上做溝通，許多企業主管認為，即時通訊代表著人脈，藉由即時通訊可以簡化一些業務流程，進而提升工作效率。

像是在服務業前20大企業中的陽明海運就是選擇完全開放員工使用即時通訊軟體，主要是因為陽明海運必須與國外許多公司隨時做聯繫的工作，因此用即時通訊軟體可以在最快速的時間內找到相關的業務人員，並且可以省掉企業內部的長途電話費用。陽明海運方面也表示，如果限制員工禁止使用即時通訊軟體，將會讓公司的許多業務無法進行，員工做事情反而會綁手綁腳的。

此外，在前20大企業之外的公司，像是日電貿公司也是將即時通訊運用在與海外聯繫，因為該公司在海外有許多據點，駐外的員工約有120人，讓臺灣的員工與海外的員工使用即時通訊作溝通，增加公司溝通上的方便性，也可以節省長途電話費用。而揚博科技也是將即時通訊軟體用來做兩岸三地溝通的工具，該公司認為，員工只要在限定的時間內將事情做完，並不會考慮到其員工使用即時通訊來聊天的問題。

有條件開放IM，走出完全開放與禁止之間的新模式
根據我們的調查發現，除了嚴格禁止與完全開放之外，另外有不少企業會選擇有條件開放員工使用即時通訊軟體。

像是台灣人壽資訊部門協理張慶童就透露，該公司對於即時通訊是採大部分員工禁止使用的管理方式，但是員工如果因為業務上的需求，則可以經由主管的同意後開放特定的人使用，目前該公司的內勤人員有800人，但是申請的員工不到100人。

此外，像是新東亞微電子也是採取有條件式的開放政策，該公司開放給業務部門、主管使用即時通訊軟體，主要是因為該公司業務部門必須與許多客戶做聯繫，而且因為客戶方面有使用即時通訊做溝通的要求，所以該公司的業務部門，為了要配合，也開放使用。

事實上，這一些屬於完全開放或是有條件開放員工使用即時通訊軟體的企業，他們仍是會有擔心員工會將公司的重要資料藉由即時通訊傳輸出去的情況，所以在企業內的管理政策下，企業內部自己也有做控管措施，用以防止企業資訊安全、機密資料外洩的問題。

海德崴電子公司工程師林明正表示，該公司在員工使用即時通訊的防護措施中設有防火牆、對話紀錄等措施。此外，在新竹的一家科技廠商也是屬於完全開放員工使用即時通訊軟體，但是卻同時做了監聽封包；並做資料備份的措施，用以確認知道員工利用即時通訊做了什麼，該主管透露，主要是希望當未來公司內部發現有機密外洩的情況時，可以有效的找出「兇手」。

此外，有一家服務業表示，使用即時通訊軟體夾帶病毒情況嚴重，該公司目前雖然沒有做任何控管的措施，但是已在研究導入管理工具的可能性，下一階段是要將即時通訊的控管從嚴，用來排除員工上班時，看似在工作卻是用來聊私事「魚目混珠」情況，以及確保公司的重要機密不會被外洩。文⊙林怡辰