妥善管理企業的即時通訊

即時通訊正逐漸凌駕電子郵件的使用率，這股風起雲湧的趨勢，已從一般的個人應用逐漸影響企業的商業營運過程，整個發展模式至現在為止，如同電子郵件般，以致於讓企業經營者面對相同的三個重大議題：商業機密、辦公效率、資訊安全等。在訪談的對象中，一般企業主管對資訊安全的威脅，重視程度最高。

雖然造成這三種問題的因素很多，但經營者之所以重視即時通訊在這些層面的影響，就是因為其立即的特性。企業主目前採取的策略，可區分為四種不同的方式：全面禁止、局部禁止、局部開放，以及完全放任的全面開放。

無論哪一種方式，IT部門都無法置身事外，例如：全面禁止時，如何做到滴水不漏？採取開放時，又如何兼顧資訊安全與阻止商業機密外洩？我們針對企業的各種不同策略，提出了相對應的解決方式，主要以成本考量而區分為兩種：經濟型的管理方式，可以從現有的防火牆與目錄系統設定，就可以快速達到成效。必須投資成本的監控方式，除了導入企業級即時通訊系統，將企業內部與外部的溝通管道區分開來，簡化威脅的層面以及集中授權與管理外，如果需要長遠且彈性的監控系統，則可以應用以內容管理為主的產品。

不過，就現況分析，控管即時通訊的資訊技術仍有其侷限，特別是事前的防範無法達成百分之百的程度，以及愈緊密的監控，只會引起使用者愈大的反彈，經營者也會因為投資的成本愈高，得不償失，所以建議搭配企業自行擬定的相關策略，以彌補技術的缺口。事實上，這些不同的政策中，我們都建議主管與員工溝通，分析其原因以避免貿然實施，形成對立與誤解，落入沒有贏家的爭戰。

然而，僅在禁止與開放間，採用二分法的思考邏輯未免狹隘。我們也在發現許多企業採用另一層面的思考，在禁止與開放間取得一個平衡點，就是採取有條件的開放管理方式，雖然即時通訊仍面對通訊安全與工作效率的爭議。

另一方面，並非所有企業都視其為洪水猛獸，相反地，仍有企業看好這個明日之星，開放即時通訊給需要用到的部門、使用者並結合本身的商業營運，例如客戶服務、訂房系統、專案管理等。雖然許多企業主管認為，即時通訊無法「聊」出商機，但若在安全控管得宜下，妥善運用即時通訊，不失帶動業務順利推展的方法之一。文⊙張瑞隆