多功能事務機出手，不再顧此失彼

工作流程與文件安全及管理是管理者最重要的課題，在企業內部的不同單位，對於同一個課題的要求也不盡相同。研發部門最注重保密性，總務部門在意成本的節用，業務部門關心能不能支援行動服務，數位式的多功能複合機的出現，讓管理者的工作效率有所提升。

位於濱江街的一家汽車維修中心，汽車維修組的組長常常需要將更新的技術手冊分發給同仁，必須掃描、影印、分發及儲存，再花費相當長時間的人力及物力派送到維修部各組，A組需要PDF檔案格式的文件，B組需要XDW檔案格式的文件，上載到檔案伺服器時，要注意轉成PDF檔。

檔案格式需求不一樣是組長最常面對的問題，他必須一再提醒負責掃描的人，同時需要分次的掃描工作。另外，這些內部機密的文件，是否被不應該拿到的人所獲取，也是組長有所顧慮的地方。然而，數位式的多功能複合機的出現，可以讓維修組的工作效率明顯有所提升。

多功能複合機包括了影印、掃描、列印及傳真等功能，也因為是數位式，所以可以連線上網傳送電子郵件。文件安全是企業最在乎的流程環節，現在的多功能複合機與以往類比式最大的差異就在於，在掃描之後，就可以數位格式進行檔案儲存在機器裡，複印時具有浮水印及列印記錄，讓資料外流的去向可以掌握，而硬碟的加密功能及使用者密碼管理，也都讓文件保密程度提高。

臺灣全錄總經理沈洪炳表示，在意成本撙節的總務部門，可以控制每人每年列印的張數，還有平均每張列印成本的控制。而業務部門需要的行動服務，多功能複合機也都支援，業務人員在外可以使用手機上網設定文件的預備列印，等回到公司輸入個人密碼，就可以立刻拿到文件，省時既方便。

不過，只要連上網的設備，就必須承擔中毒的風險，對於企業資訊人員來說，資訊安全考量又多了一道習題。 目前，市場上推出多功能複合機業者，包括：全錄（Fuji Xerox）、Canon、Ricoh及Sharp等等。