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討論淺薄工作若不談電子郵件就不算完整。這種典型的淺薄活動在占據大多數知識工作者的注意力上特別凶險,因為它帶來源源不斷指名找你的分心。

無法避免這項工具,並不表示你必須交出容許它影響你心智的權利。下面介紹的要訣可以協助你,讓你重新掌控這種科技。抗拒不見得徒勞無功,你對電子通訊的掌控力遠比你想像的大。

 要訣  在你寄發或回覆電子郵件時多下點工夫

試想下列典型的電子郵件:

1「上週很高興認識你,我希望能繼續討論我們談到的一些問題,想一起喝杯咖啡嗎?」

2「我們應該繼續討論我上次拜訪時談到的研究問題。能否提醒我那個問題的現況?」

3「我試著把我們的討論寫成文章。請看附件。你有什麼高見?」

這三個例子對大多數知識工作者應該都很熟悉,它們代表許多塞滿我們收件匣的訊息。它們也是潛在的生產力地雷,你如何回覆,攸關它們將讓你花多少時間和注意力在後續的交談上。

特別是這種一來一往的電子郵件,會激發你想立即回覆,清空收件匣(雖然只是暫時)的本能。短期來看,快速回覆能略微紓解你的壓力,因為你正把信件暗示的責任從你的球場打回寄件人的球場。不過,這種紓解很短暫,因為責任會一再彈回來,繼續消耗你的時間和注意力。因此,我建議面對這類問題時,正確的策略是在回覆之前暫停片刻,花時間回答下列的重要問題:

信件裡談的專案是什麼,以及從製造信件的角度看,讓這個專案圓滿達成結論,最有效的流程是什麼?

回答了這個問題後,你的回信應該仔細描述你認為最有效的流程,指出目前的步驟,並強調下一個步驟是什麼。我稱之為電子郵件的「流程導向方法」,目的是把你收到的電子郵件數量,和它們製造的心智混亂降到最低。

要解釋這個方法為何管用,看看前面提到的電子郵件如何以流程導向方法回覆:

電子郵件1的回信

我很樂於一起喝杯咖啡。我們在校園裡的星巴克見面。我列出我下週有空的時間,兩天各三個時間,如果任何一天的時間你能配合就告訴我,我會把你的回信視為確認見面。如果日期和時間都不行,打下列的電話號碼給我,我們再安排適合的時間。期待與你見面。

電子郵件2的回信

我同意我們應該再談談這個問題。以下是我的建議:

下週找個時間寫電子郵件給我,告訴我你記得我們討論這個問題的一切。收到你的信後,我會為這個專案設一個共用目錄,並增添一份摘要,加上我記得的內容。在這份文件裡,我會強調接下來三個最有希望的步驟。

我們可以研究這些步驟幾週,然後再約個時間,我建議從現在算起一個月後打個電話談這件事。我列出一些我可以電話討論的日期和時間,你回信時,註明對你最方便的日期和時間,我會視為確定時間。期待和你深入研究這個問題。

電子郵件3的回信

謝謝你保持連絡。我會讀過這篇草稿,並在週五寄回加上我的評論的修訂版。我會做我能做的修改,並加上評論,讓你知道我認為可以改進的地方。到時候你應該可以知道該怎麼修潤,完成最後的文稿,我就讓你自己做。

在我寄回修訂版前,不必回覆這封信或做後續連絡,除非有別的問題。

回信時,我會先確認信件所指的專案,此處的「專案」是籠統的用法,它可能是明顯的大事,例如解決一項研究問題(第二封郵件),但也可以用於像安排喝咖啡時間這種小事(第一封郵件)。然後我花一、兩分鐘思考如何以最少的信件往返,從現狀達到理想結果。最後一步是寫信,清楚描述這個流程。

以上是以回信為例,但你應該可以清楚看出,這個方法也適用於啟動信件往來的初始電子郵件。

應用這個方法,可以大幅降低電子郵件占用我們的時間和注意力。有兩個原因,第一,它能減少你收件匣的電子郵件數量。如果你不審慎回信,像安排喝咖啡這種小事,可能在幾天內累積出半打以上的信件。減少信件數量,進而減少你花在收件匣的時間,以及清理收件匣花費的腦力。

第二,借用《搞定!》作者艾倫的說法,一封好的流程導向電子郵件能立即終止你手上的專案繼續繞圈子。當一個專案因為你寄出或收到的一封電子郵件而啟動時,它便潛伏在你的心智,變成你的待辦事項,它引起你注意,提醒你必須解決。利用流程導向方法,可以在它一形成時就關閉它繞圈子的路徑。

 要訣  別回信

我還是麻省理工學院的學生時,有機會與一些著名學者互動。當時我注意到許多學者都以一種奇特而少見的方法處理電子郵件:當收到電子郵件時,他們的標準反應是不回覆。

長期下來,我發現這種行為背後的哲學。談到電子郵件,他們認為,寄件人有責任說服收件人值得回信。如果你不能說服收件人,或不設法把教授回信的負擔減到最輕,你就不會接到回信。

例如,以下的電子郵件很可能收不到麻省理工學院許多大牌教授的回信:

嗨,教授。我希望找個時間來談X主題。你有空嗎?

以下是比較可能收到回信的版本:

嗨,教授。我正在Y教授的指導下進行類似X主題的計畫。我能不能在週四你上班時間最後十五分鐘,向你更詳細解說我們做的研究,看它能不能補充你正在進行的計畫?

和上封信不同,這封信明確說出為什麼值得約見,並把收件人回信需要花費的工夫減到最小。

這個要訣要求你,以適合你的職業現況,複製這種專業考量在你收到的電子郵件上。為了做到這一點,在決定哪些信件要回覆或不回覆時,你可以運用下列三個原則:

專業電子郵件篩選法

(如果符合下列任何一種情況,就別回信)

1. 內容模稜兩可,或讓你難以回覆

2. 不是你感興趣的問題或提議

3. 回覆對你不會有好處,或不回覆不會對你有壞處

這些情況中,會有許多明顯的例外,例如,一封模稜兩可的信,談論的是你不感興趣的專案,但來自你公司的執行長,你就必須回覆。不談這些例外,這種專業方法要求你在決定是否點擊「回覆」時,要非常明快果斷。

剛開始你可能不習慣,因為你必須打破目前環繞電子郵件的一大成規:所有信件都得回覆,不管信件是否與你有關或重不重要。在你採用這個策略時,也無法避免一些壞事發生,有些人可能感到困惑或生氣──尤其是他們從未見過約定俗成的電子郵件成規被質疑或忽視。但這些都無關宏旨,正如作家費里斯(Tim Ferriss)曾寫道:「培養讓小壞事發生的習慣。如果你不這麼做,你永遠沒有時間做改變生命的大事。」(摘錄整理自《Deep Work深度工作力》)

 書名 

Deep Work深度工作力:淺薄時代,個人成功的關鍵能力

卡爾.紐波特(Cal Newport)/著;吳國卿/譯

時報出版

售價:360元

 作者簡介 

卡爾.紐波特(Cal Newport)

1982年出生。2004年畢業於達特茅斯學院,2009年獲得麻省理工學院博士學位。喬治城大學電腦科學系副教授,專精於分散式演算法。除了以教授身分研究這個數位時代的理論基礎,他也寫作有關這些技術對我們的工作世界有何影響的文章。他經營的網站「學習客:成功模式解碼」(Study Hacks: Decoding Patterns of Success)。


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