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全面採取LibreOffice辦公,這對不少正在觀望的公家單位,或是企業來說,既期待又怕受傷害,一旦成功,就能擺脫需按時繳「微軟稅」的重擔,節省大筆費用,但若是不甚順利,推動者極有可能吃力不討好,被質疑更換軟體造成員工整體的生產力大幅下降,且甚至需耗費更多時間與金錢,重新再度換回微軟Office產品。

以最近導入,並完全改用LibreOffice辦公的宜蘭縣政府而言,他們之前便曾有2次導入OpenOffice.org的記錄,但都不像這次採取全面換用的做法,並宣稱不會再換回微軟Office軟體。

宜蘭縣政府資訊管理科管理師黃啟全指出,他們這次推動的動機,與以往有很大的不同,固然,想要減少軟體授權花費,是縣政府多次推動開源文書處理軟體的共通因素,但這次選擇全面導入LibreOffice,則是背後有了國發會的計畫做為決策依據。

在民國103年,面臨微軟Office 2003已達產品生命周期,微軟不再提供支援之際,宜蘭縣政府必須選擇升級新版Office軟體,或尋求其他替代的方案,他們正好遇上國發會推行標準公文檔案格式的計畫。

這個計畫中,國發會選擇已有許多國家採用的ODF(Open Document Format),做為公文檔案交換時的標準格式,而像宜蘭縣政府曾經試圖導入的OpenOffice.org,以及這次換用的LibreOffice,文件預設都是儲存為這種格式,也因為有了國發會的計畫,讓宜蘭縣政府選擇LibreOffice更加師出有名。

宜蘭縣政府採用LibreOffice,資訊管理科科長莊翔筑(右)與管理師黃啟全(左)兩人,是關鍵的推手,他們藉由將使用情況量化等方式,協助府內所有的單位,確實全面導入這套軟體。

▊政策執行是關鍵,從公文交換系統下手,持續量化使用率並追蹤

然而,縱使是為了節省整個機關的預算,決心推動轉換文書處理軟體,黃啟全說,務必要事先獲得上級長官的認可,以便落實相關的政策。黃啟全與科長莊翔筑決定推動的同時,他們就開始尋求上級長官的支持。黃啟全說,他們呈報之後,從宜蘭縣的縣長、局長,處長都相當認同這次的計畫,這也使得推動得阻礙大幅降低,但他認為,若是少了這道前置作業,負責推動的人員很可能會做白工,甚至是吃力不討好。

接著,從104年4月開始,黃啟全就開始安排大量的教育訓練課程,讓員工能了解如何LibreOffice軟體。同年7月,他開始要求宜蘭縣政府各處室的所有電腦,都要安裝這套文書軟體,接著,黃啟全從公文交換的附件檔案下手,隔月訂立了KPI,設定各單位採用ODF文件格式比例目標,規畫從50%採用率開始,每個月增加10%,預計半年後全數皆為ODF文件。黃啟全逐月將未採用的公文數量,進行府內公告。

在執行統計的初期,超過9成公文附件仍是微軟文件格式,直到第3個月(104年11月)時,黃啟全要求未達KPI的單位寫報告,開始使用率超過五分之一,接著陸續以說明會向使用者說明之後,在105年1月,終於有接近一半公文附件改採ODF檔案。

透過拜訪主管及再度針對未達標的單位舉辦說明會之後,截至105年4月,宜蘭縣政府使用ODF的比例更加提升,平均而言,在每3份公文附件當中,就有2份採用ODF文件格式。

在LibreOffice預設儲存文件的ODF格式,公文附件的使用率到達一定比率之後,黃啟全認為,接著就要透過系統限制輔助,資訊管理科先後修改了府內業務布告欄,以及公文交換系統等,管制員工只能上傳ODF格式的檔案。此外,為了節省經費,對於後續採購的新電腦,資訊管理科也落實不採購、不安裝微軟Office的政策。

值得一提的是,在105年7月1日,當資訊管理科正式以公文交換系統限制附件檔案格式時,他們僅僅只有接到一通詢問電話,電話中的內容,也僅是確認政策已經實施與否,知悉後隨即掛斷。黃啟全說,這樣的結果出乎他們的意料之外,但這背後其實他們做了不少努力,例如,黃啟全不斷在教育訓練課程中,宣導前述的規畫,因此,員工早有心理準備,知道資訊管理處會如此管制。

在我們看來,或許是宜蘭縣政府的員工,對於這方面的文書作業習慣變革,越來越駕輕就熟,因為,他們從最初期開始接觸到LibreOffice的前身──OpenOffice.org的時間,至今已經接近10年之久,因此,員工普遍對於LibreOffice的使用,都能較快適應。然而,在實際推動的過程中,還是出現了少數使用者不願意配合。面對這樣的情況,黃啟全說,他們會採取柔性勸導,請這些員工透過教育訓練的課程,學習與了解LibreOffice的功能。

但我們總覺得,雖說上行下效,宜蘭縣政府本次導入新的文書處理軟體,背後有長官的全力支持,因此基層員工必須配合,不過,若是能多一些鼓勵措施,而非幾乎都透過限制手段,或許員工更能真心接受LibreOffice。

▊與其他單位的文件檔案交換仍有諸多不便

現在,宜蘭縣政府內部已經完全採用LibreOffice軟體辦公,並以ODF檔案,成為單位之間彼此往來的附件格式。

不過,目前在許多其他公務機關採用微軟Office軟體的情況下,宜蘭縣政府與外部單位的檔案互通,仍是困難重重。但與以往不同的是,由於有了國發會的計畫,宜蘭縣政府現在可以透過國發會,試圖請其他單位配合政府新的公文檔案交換格式政策。

黃啟全表示,去年他曾經做過統計,宜蘭縣政府從其他機關收到的公文中,除了財政部財稅中心,幾乎多數機關還是夾帶了微軟Office文件格式的檔案,這顯示國發會雖然有了規畫,但大多數機關尚未落實。

因此,當宜蘭縣府內單位接收到微軟Office格式文件時,黃啟全說,通常LibreOffice還是能夠開啟這些檔案,但排版往往會有差異,而針對這樣的情形,他們會透過現有的工具輔助,排除這些對外部機關互通檔案的問題:一是使用微軟提供的檢視器軟體,藉此比對檔案編排的異同;另一種則是執行在尚未更換的舊電腦內,已安裝的Office 2003,暫時應付某些機關要求,產生所需的微軟Office文件檔案。就此看來,宜蘭縣政府與其他單位的文件檔案交換,勢必還有一段路要走。

雖然,對於其他正在觀望的單位,宜蘭縣政府成功導入LibreOffice與ODF格式的經驗,或許能參考其中做法,尤其是文件格式使用率量化的措施,可增加其推動的力道。但並非所有機關都有更換文書處理軟體的動機,特別是升級較新版本的微軟Office之後,單位的電腦也支援ODF,會不會只是從原本的DOC、XLS、PPT,演變為另一種公部門的文件格式大戰,則有待後續的觀察。

成功導入LibreOffice的5大關鍵因素 

宜蘭縣政府計畫處資訊管理科管理師黃啟全指出,要求員工全面轉換、採用新的文書軟體辦公,前期尋求長官的支持,並且充分實施教育訓練,都相當重要,甚至是環環相扣。而他們與以往其他單位導入的做法有所不同的是,宜蘭縣政府透過公文系統的統計,以數字呈現使用情形,進而要求單位確實使用:

● 關鍵1:高層完全支持

● 關鍵2:充分的教育訓練

● 關鍵3:全數安裝LibreOffice

● 關鍵4:訂立明確的執行目標

● 關鍵5:每日公布執行成效

宜蘭縣政府推動LibreOffice大事記 

針對計畫的執行,黃啟全他們做了一連串的措施,從全面部署LibreOffice軟體,到最終管制公文系統只能採用ODF格式,過程長達15個月之久。

104年4月   開始實施教育訓練課程

104年7月 發文要求單位全面安裝LibreOffice軟體

104年8月 開始執行ODF格式使用率KPI計畫

104年9月 開始每月公布電子布告欄、公文附件未採用ODF格式的比例

104年11月  針對KPI未達標者召開說明會

105年1月 ● 禁止購買與核銷微軟Office軟體

      ● 電子布告欄完全禁止上傳微軟格式文件

105年7月1日 公文交換系統完全禁止上傳微軟格式文件

(資料來源:宜蘭縣政府計畫處資訊管理科)

與外部單位交換文件的因應之道 

相較於大部分的政府機關,宜蘭縣政府雖然已經全面採用ODF格式交換文件,但是,如果面臨與其他單位的資料交換作業時,難免還是會遇到對方要求提供微軟格式檔案的情況。對此,宜蘭縣政府資訊管理科管理師黃啟全表示,他們目前透過下列4種方式因應:

● 對於不需再編輯的檔案,儲存為PDF格式

● 利用LibreOffice內建功能轉換大量檔案

● 透過微軟檢視器比較與LibreOffice排版差異

● 非不得已,使用已安裝Office 2003的舊電腦處理


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