在HP所提供的列印安全控管方案中,除了該廠牌設備上既有的網頁式管理介面,HP還可以搭配的是第3方軟體Epsoft EasyReport 5.0協助管控,此外,安全浮水印機制中,與多數廠商較為不同的是,重視防偽列印的功能,因此HP具有3道防偽影印的浮水印機制,以加強防止文件偽造,並提升保密層級。

搭配管理系統可以管理多臺HP事務設備的列印功能

在功能權限控管方面,我們可從各臺設備EWS(Embedded Web Server)的網頁式管理介面中,設定各個功能的驗證方式。在驗證管理員選單中,我們可以針對該裝置上的功能選單,選擇登入驗證方法,例如針對影印、傳送至電子郵件、傳送傳真、傳送至資料夾等功能,分別設定其驗證方式,如LDAP、使用者Pin碼、以及讀卡機等模組功能。此外,在身份驗證上,HP也提供生物辨識的解決方案,像是採用指紋辨識的方式,應用在列印設備上。

在管控方面,企業可以選擇HP 自家的Access Control解決方案,同時可更進一步選擇搭配EasyReport 5.0,透過這款管理系統工具,我們可以方便地針對每臺列印設備、每個使用者,或者是每個群組,分別設定其列印許可規則。例如能夠列印何種文件類型,限制雙面/黑白列印的功能、強制開啟浮水印或省碳模式,或是開放漫遊列印、郵件轉送等功能。不過影印、掃描、傳真功能,仍須透過機器本身的EWS做身份控管。

在權限規則設定時,可以由群組、個人、設備來分別設定其列印權限,如此一來,可以方便地進行階層管理設定。例如這個群組的人員只能輸出黑白文件,將此群組設定成只能列印黑白文件,但是這個群組中的組長需要彩色列印權限時,這時只要針對個人(即該組長)設定為具有彩色列印權限即可。

在報表呈現上,EasyReport 5.0提供可以檢視員工的列印量,並以圖表方式顯示,圓餅圖、曲線圖來呈現其報表內容,讓使用者能夠以相當視覺化的圖形,迅速比較出其差異。

我們也能夠檢視不同使用者、日期區間,並針對各個項目來檢視用量排名,從而進行分析比較,因應不同部門的需求及使用情況。

比較值得注意的是,透過報表內容,我們可以檢視其檔案名稱、使用者、日期,甚至也能估計出各色碳粉覆蓋率,並提供多種圖表呈現,也可以輸出成Excel。

進階浮水印機制多,重視防偽列印

在浮水印方面,HP所提供的機制算是相當多,除了提供基本的浮水印功能,HP還有3個進階的浮水印功能模組可以選擇,能依需求的機密層級加入不同的防偽或保密措施。除了可以嵌入內含檔案資訊內容的條碼,其他安全浮水印機制的主要作用在於防偽,例如列印時能在文件網底加上一層隱形字體,要再次複印此文件時,浮水印便會出現新文件之中。

此種浮水印機制,可以列印出包含2層圖形文字資訊的浮水印,並可附加防止窺視的花紋,一般肉眼看不到另一層文字,當我們以帶有特殊塗料的過濾卡片來檢視該浮水印圖案時,則可以看出不同的文字內容。透過這種方式,我們可以辨別文件的真偽。

另一種防偽是列印出相當細小字體。以列印出的原稿與複印的影本來比較,當我們以放大鏡來檢視時,如果該文件是複印的,該細小字體會變得相對模糊,而原始文件的細小字體能夠辨識的相當清楚。

這些浮水印機制,可以用來提高企業之重要文件安全控管,並提升複印文件之辨識性,以警示故意違法複印文件的人。此外,使用這幾種選購的浮水印功能模組,需將此韌體模組安裝於機身內,以加強文件輸出的管制。

在列印內容備份方面,HP搭配的是Kofax公司的多種解決方案,不只可以將列印內容備存,對於複合機也可以支援傳真與掃描工作,不過,針對影印功能,較無法做到有效的記錄與防護。Kofax比較像是文件掃描後所搭配的後端管理機制,不過它包含了各種模組化的軟體,假使客戶有OCR與副本側錄功能的需求,可以用這來達成。

 

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】

 

HP 列印安全控管功能介紹

驗證管理員

在驗證管理員選單中,我們可以針對個別功能,例如影印、傳送至電子郵件等功能,選擇不同的登入驗證方式。

 

加值列印管控工具

除了利用HP設備內所提供的內嵌式伺服器,使用者也可以選擇用EasyReport 5.0管理系統來管控。

 

簡易管控工具

HP另外也提供較輕量的管控工具EzPrintSaver,提供簡易的監控列印工具平臺,可以監控設備、使用者、文件類型與報告。

 

列印許可規則設定

針對列印功能的管控, 可以利用EasyReport 5.0針對設備、使用者、群組,分別設定其列印許可規則。

 

搭配側錄軟體工具

Kofax可以提供OCR與副本側錄功能,不過僅針對列印、傳真、掃描功能。

 


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