叡揚S.P.E.E.D. 2.0─強化公文追蹤與管理能力

在銀行、學校與醫院等機構，通常需要接收金管會、教育部及衛生署等主管機關傳送的公文。叡揚資訊的S.P.E.E.D.（Speedy Process for Effective and Efficient Documentation）公文管理系統2.0版，可與研考會的公文電子交換平臺串連，當企業的主管機關例如金管會，透過公文電子交換平臺派送公文給銀行時，銀行可以利用S.P.E.E.D.接收相關資訊，並搭配內建流程與追蹤機制，確保簽核效率與公文內容保存。

印出條碼貼在紙本公文上，方便日後查詢與追蹤
公文透過S.P.E.E.D.接收下來之後，負責人先輸入內部歸檔的文號，然後即可以電子化的方式，進行後續的簽核、稽催直到歸檔。

然而除了電子化的公文，現階段仍免不了紙本的公文。針對紙本的部分，S.P.E.E.D.提供條碼列印功能，使用者可在紙本公文貼上條碼，並於系統輸入公文的文號、發文者及承辦單位等相關資訊後，再進行人工簽核作業，以方便追蹤與管理。

由於公家單位的文號及條碼有固定的格式，我們注意到使用者在S.P.E.E.D.中輸入文號時，系統會自動檢查是否有重複或跳號的情況，提供使用者即時的提示。

有些機構或企業會比較在意文號的連續性，如果使用者一次列印多張條碼貼紙，卻沒有用完，那麼下次列印時，可以在這套系統中設定從特定號碼繼續使用。此外，為避免空白的A4標籤貼紙沒用完而造成浪費，使用者也可以在S.P.E.E.D.設定從貼紙的特定位置開始列印。

內建網頁版本的公文製作工具
針對公家單位撰寫公文的需求，S.P.E.E.D.支援OpenOffice、微軟Office，並提供內嵌於編輯器的元件，使用者可直接在Office中將公文儲存成符合研考會規定的XML格式，方便後續的公文傳遞作業。

除此之外，S.P.E.E.D.也提供一套Web版的公文製作工具，比較特別的是，系統仿造公文的型式，在特定位置呈現檔號、保存年限、地址、聯絡方式、受文者、發文日期、附件等欄位，使用者只要在欄位中填入相關資訊即可，可以省掉許多人工作業的時間，也比較不用擔心格式錯誤。

Web公文製作功能，也具備類似微軟Office的剪下、貼上、增加／減少縮排及插入符號等功能，強化編輯介面的友善性。至於項目符號功能，由於公家單位有特定的編號規則，例如第一層的編號是「一、」，第二層是「(一)」，第三層是「1、」等，S.P.E.E.D.會根據上述規則，自動對應正確的編碼，避免出錯的機會。

做出類似紙本的簽核機制，希望降低使用者的排斥感
不管收文單位取得公文，或者發文單位準備發文，內容都需要經過一段簽核的過程。S.P.E.E.D.的公文簽核機制，也模擬紙本簽核的情況，承襲人工作業的習慣，企圖降低使用者對於電子化的排斥感。例如紙本公文的簽核如果需要蓋章，S.P.E.E.D.也提供「職章」功能，點選之後可在公文的指定處，蓋上與橡皮圖章一樣的圖案。

特別的是，這個戳章是系統根據使用者的職稱與姓名，即時產生的內容，不是預先掃描的圖檔。所以系統管理者不需要掃描大家的印章，而且使用者可以在圖章的旁邊，加上簽核意見，例如「可」，跟紙本作業的習慣相仿。

此外，使用者可以直接針對公文的內容加註意見，系統會記錄並顯示加註者姓名及時間。若審核公文的使用者不熟悉電腦，他們還可以搭配蒙恬筆之類的手寫輸入設備，使用手寫筆功能，降低電子化的門檻。

至於不是很正式的意見，在S.P.E.E.D.上，也模仿3M便利貼提供「便利貼」功能。使用的方法就像實體的便利貼，以滑鼠任選公文的任何位置點下去，虛擬便利貼就浮貼在上面，然後可以直接輸入意見，例如「這是急件，請盡速處理」。

而這些便利貼的內容，通常是非正式的意見或提醒，所以後續的簽核者可以直接刪除。唯一與實體便利貼不同的是，使用者可以縮放便利貼大小。
若是使用者有權限修改公文內容，他們可以直接在簽核介面修改公文內容，系統同樣會留下紀錄。而後續會辦的單位，若要了解公文在各關卡簽核前後的差異，則可以選擇版本，比對簽核前後的內容。

具備圖形化的流程設定
至於簽核的流程設定，使用者可以動態選擇下一關的簽核者。或者承辦人可以在簽核前，先行規畫簽核的流程。這套公文系統提供圖形化的設定介面，可以滑鼠拖放簽核關卡；而且，承辦人的直屬長官有權增刪簽核關卡，至於其他會辦單位，則可以增加，但不能刪除後續參與簽核的人員。
S.P.E.E.D.也具備退件機制，送件者若是在送簽公文之後，覺得內容或者收文對象不妥，可以利用系統的「送件抽回」機制取回公文。或者收到公文的人，若認為流程不合理，應該由他人處理，也可以透過「誤送退回」功能，將公文退回。

由於公文的簽核很重視時效，所以記錄使用者接收及簽核公文的日期與時間是必要的功能，S.P.E.E.D.也具備了。假如公文接近截止日而仍未處理時，系統會發送郵件提醒。相關記錄也可產出統計報表，交由稽核單位催促相關人員。文⊙李延華

叡揚S.P.E.E.D. 2.0的3大特色

套用公家格式製作公文 Web化的公文製作功能，使用者在設定項目符號時，系統會自動依規定產生正確格式。　 仿效紙本的簽核機制 S.P.E.E.D.的電子化簽核，在視覺及使用上已經非常近似紙本的簽核，提供職章、便利貼等功能，也可搭配手寫筆，修改公文或加註意見。 自動顯示的公文資訊視窗 使用者點選特定公文之後，系統會自動帶出相關的資訊，不用換頁省麻煩。