文件管理系統─流程設定多樣化，管理機制富彈性

Docpedia的主要特色是結合Agentflow，提供彈性的流程與組識設計架構，此外，操作介面透過Ajax技術強化互動性。

其他輔助操作機制包括模仿Windows的複製、貼上捷徑等動作，可在多個資料夾新增文件捷徑。文件項目列表也學習電子郵件的作法，已下載的文件列表呈淺色顯示。目前Docpedia支援英文、正體中文及簡體中文，未來可能加入日文及越語等語系。

ISO文件可設定縱向及橫向的關聯
根據ISO的定義，文件的運用要分階層，一般可分成手冊、辦法、標準工作流程及表單。第一階的手冊是代表企業的策略，通常僅具象徵性意義，而辦法及標準工作流程是該事項的處理程序，以請假為例，使用者查看請假辦法，然後下載表單使用。而Docpedia垂直關聯各階層文件，方便使用者了解手冊、辦法與流程，然後取得表單。

此外，Docpedia也提供不同辦法之間的關聯。例如請假、加班及員工福利事項是有相關的，在這套系統中可以用水平關聯，以便對照。

ISO文件電子化之後，企業遭遇的瓶頸是簽核作業變得複雜。紙本作業時，各階文件夾在一起送簽，電子化後文件若各自送簽及退回，作業很容易混淆。而Docpedia的作法是整合各階辦法及表單一起簽核，改版時，可以在一份文件中處理多個表單的作廢、異動及新增，方便一次送簽。

可套用流程樣板，簡化簽核設定
流程是一個個簽核節點串連起來的審核路徑，Docpedia簽核的節點可以設為群組、部門、職務或個人。華苓科技建議盡量不要設定節點為個人，避免人員有異動時，造成維護的困難。

為簡化流程設定的負擔，管理者可以設定流程樣版，套用在不同文件，若有修改，只需調整樣版即可。如果簽核不易有固定流程，簽核者可動態調整，而系統簽核的表單中，也會列出預設與實際流程的對照表。

文件管理可分層負責，降低文管人員的負擔
針對資料夾的管理，為了降低文管人員的負擔，系統可依資料夾分配管理權限，而且設定管理權限時可以向下繼承，讓子目錄完全複製父資料夾的設定，或者新增差異的部分。同樣的，整個系統的管理，也可以設多個層級，層級越高權限越大外，此外，也可切割權限，讓多個管理者分多個群組分別負責不同的功能。

Docpedia的資料夾分成MyDcc及文管中心兩類。MyDcc存放個人相關的文件，包括「我的最愛」及「我的訂閱」，當使用者訂閱的文件有異動時，系統會發出通知。

文管中心分為個人工作區及企業正式的文管中心。個人工作區存放個人需要改版的文件或草稿；文管中心則包含審核中及已發布的文件。這些文件的存放結構類似Windows檔案總管，使用者展開資料夾，可檢視子目錄及文件列表。

索引卡的自訂欄位可設必填、型別及預設值
點選文件後，首先檢視的是索引卡（Index Card），記錄文件的作者、類型、使用期限及授權使用者等資訊。Docpedia採一文多檔的模式，一份索引卡可附加多個檔案。

針對不同的文件類型，管理者可設計不同的索引卡樣版，並可新增自訂欄位，例如在合約內加入合約到期日。自訂欄位可以設定必填、資料型別以及預設值，例如語言最常使用中文，預設值可減少設定的麻煩。此外，管理者可改變欄位的排列順序，新增的欄位未必排在預設欄位的下面。

沒有權限閱讀的文件或資料夾，管理者可設定上鎖或者隱藏，顯示上鎖的文件，提供使用者申請權限申請的彈性，審核通過後就可以取得調閱、發布或管理等權限。

文件若是PDF格式，可在頁首、頁中或頁尾等處加浮水印，而且依文件類別或者審核中、已發布、外部下載等不同階段，可以套用不同樣式。浮水印的內容也是變動的，可設固定文字、開啟人員、部門、登入的IP，或者下載時間之類的變數，並調整換字型、大小、顏色或旋轉角度。

機密文件可選擇紙本分發
對於較機密的文件，許多企業的作法，是只允許紙本申請。在Docpedia中，被授予權限可以申請紙本的使用者，系統會顯示分發功能，並以類似購物車機制，在使用者挑選完成之後，執行審核流程；通過審核才由文管中心列印及分發，系統會提供分發的明細列表，方便管理者後續稽催和回收。

至於掃描器匯入的文件圖檔，可再搭配OCR解決方案，針對使用者圈選的欄位轉換成文字，建立XML檔，使檔案成為具備索引卡的文件。管理者可以在Docpedia中設定條件，定時自特定資料夾中匯入XML檔及掃描圖檔。

提供多種選購模組
除了以上基本功能，華苓科技結合合作廠商提供的外掛模組包括全文檢索、文件保全、PDF轉換工具；此外，華苓科技也開發了外部下載、討論區、手機版瀏覽介面、多點下載等模組，供企業選購。

文件保全提供3種解決方案
文件保全除了最基本的文件轉PDF模組之外，結合AutoVue、TrustView及自家研發的PDF SecuVue提供三種解決方案。主要的差別在於AutoVue支援3D圖檔，而且不需下載文件至個人端，而後兩者則下載加密文件，但受伺服器監控，有權限才能開啟。

跨國的文件傳輸，可設定時或即時同步
多點下載模組主要是針對跨國的企業。遠端據點只需在當地安裝Tomcat網頁伺服器，設定IP位址後可以簡單接收檔案。使用者連線Docpedia下載檔案時，系統會偵測個人端的IP，導向到最近點的檔案伺服器。

而各地伺服器的同步機制是Docpedia會根據權限和設定，只同步必要的檔案，而不是複製所有文件。除了定時同步，針對緊急的文件，可在文件類別中設定即時同步。

針對合作夥伴，Docpedia也有外部下載模組。它提供獨立的伺服器及簡化的存取介面，透過專用的通訊協定與文管系統互動，以避免他們看到機密資訊。文⊙李延華