以True Image備份軟體聞名的Acronis,針對企業文件安全存取,他們推出Access這個套裝產品,網管人員可在公司內部,建置類似於企業版Dropbox的本地端服務。

這個產品有兩種版本,Access主打中小企業,Access Advanced則適用於較大規模的公司,支援更多功能,例如提供行動裝置的雙重驗證登入、MDM控管整合,並可配置多組用戶政策,以及支援晶片卡認證身分,而我們這次測試的就是這個進階版本。

Acronis Access Advanced可整合企業多個檔案來源,提供公司的員工,以電腦同步、透過網頁瀏覽器,或是利用行動裝置App,存取這些檔案。透過這些使用方式,員工所做的修改,也有版本追蹤以供稽核等用途。

支援電腦端與行動裝置平臺連線,檔案同步可設為單向或雙向

企業想要建置Access Advanced的環境,需將在Windows Server 2008以上的系統安裝管理伺服器,而且該臺伺服器所在的內部網路環境,需預先建置Active Directory。

Access Advanced的使用者端介面,大致可區分為網頁介面、個人電腦端的應用程式,以及行動裝置App。以電腦端而言,分為針對Windows與Mac OS X的應用程式,以及適用於Windows平板與二合一裝置的Windows App。

而對於行動裝置端,使用者可在iOS、Android與Windows Phone 8.1等平臺執行專用App。而Access App的最大特色,就是能夠用來編輯Office文件,以及為PDF檔案加入註解,但無法修改Word文件中的圖表與陰影,若要在Word文件插入圖片,則必須轉換為新版的DOCX檔案。

而且,除了網頁版介面以外的使用端應用程式,都能與Access Advanced伺服器同步指定的檔案與資料夾。

電腦端的程式,採取的是雙向同步,作法就如同Dropbox、OneDrive,伺服器與各端點的檔案,維持一致;而行動端的App,管理者可設定只能線上檢視、單向同步,或者採取雙向同步機制。而所謂的單向同步,則是由電腦端上傳將所要發布的文件至伺服器,再推送到行動裝置。

在網頁版與App中,使用者在檔案共用時,可以直接取得下載連結,並設定有效期與公開的權限。不過,只有網頁版能以電子郵件直接線上寄送檔案下載連結,假如不小心誤傳時,使用者也要在網頁版的管理頁面裡,才能撤銷。至於電腦端的程式,則是沒有直接提供檔案共用的功能。

用戶可透過網頁介面檢視檔案共享記錄

想要直接透過電子郵件分享在Access Advanced中的檔案,就必須使用網頁版介面。在介面上的清單中,假如已經分享的檔案,在修改時間的右方,就會有個連結圖示,點選之後就能瀏覽共用的記錄、剩餘的有效期間,進而依實際需要調整設定。

可整合企業內部的檔案來源,提供用戶較為簡易的存取方式

在可存取的檔案來源部分,Access Advanced能夠整合公司原有的檔案伺服器與NAS,以及微軟文件管理伺服器SharePoint,企業也可以租用Amazon S3線上儲存空間存放檔案,整合在這套安全存取系統當中使用,對於公司而言,文件若要同步、發行、分享給其他使用者或電腦存取,除了仰賴Access Advanced伺服器本身的硬碟儲存空間,也可以有其他選擇,相當有彈性。

管理者也可以針對特定群組,設定他們可存取的檔案共用區,如此一來,這套系統形同是企業使用者存取文件的主要窗口。

對於使用者上傳的檔案,管理者可限制單一檔案的大小,並禁止像是EXE、MP3格式的檔案上傳,而且是採用副檔名來過濾,不過系統在執行這項限制政策時,只看檔案名稱,並不會實際驗證檔案真正的格式。

管理者可規範檔案共用方式與有效期限

針對檔案共用,管理者可以限制檔案的到期時間,以及共用文件的方式,像是比較寬鬆的提供公開下載連結,或是擁有Access帳號的用戶就能取得,甚至是以較為嚴格的做法,必須使用AD目錄身分認證,使用者才能下載檔案。

可針對不同使用者群組,設定各自的存取檔案原則與儲存區

而對於檔案分享的對象,使用者能設定多種權限,例如完全公開、僅限Access Advanced使用者存取,或是只有內部使用者(AD帳號)能存取,以及規定檔案分享的有效時間。

在這套安全存取系統中,管理者可以針對企業制定全域性通則,並且依據不同群組設定多組政策。

全域性通則包含針對內部電腦(桌面版)軟體同步行為、AD帳號群組建置,以及限制使用的檔案副檔名、單一檔案大小、用戶分享文件的可用權限、流量配額、檔案與使用者到期自動移除等規則加以設定。而行動端的檔案控管政策,若要實施,則可依據AD帳號群組,設定這些裝置單向或雙向檔案同步、可讀取的檔案來源,或是要求必須使用有效的SSL憑證連線等。

若企業想要掌握文檔存取與分享的現況是否正常,這套產品可定時發送錯誤記錄的摘要,也提供根據指定條件,產生彙總報告輸出。不過,上述兩種功能各自獨立運作,系統未提供進一步整合的作法。

而關於異常警示的部分,這套軟體在管理介面中,會列出檔案伺服器容量不足的警報,不過,針對其他特定事件發出警示的機制,Access Advanced目前版本還沒有提供。例如,某個檔案的分享一旦導致龐大流量,將難以從管理伺服器端察覺,系統也不會有相關的通知。

關於上述的自訂報告與警示通知,代理商湛揚科技表示,原廠已經列為未來改版的重點項目。

在Acronis這套安全存取的解決方案中,以往可能必須從多臺檔案伺服器取得的資料,現在員工可隨手使用身邊的PC、行動裝置,從該系統中提供的單一入口取得、分享所需要的文件,而企業也能統合各內部檔案儲存區,並落實用戶的檔案存取規範。

 

行動App提供易用的文件編輯功能,可直接線上修改後另存副本

有了Acronis提供的Access行動App,使用者可編輯Office文件,也能替PDF檔案加入註解。在註解功能中,這個軟體提供多種簡單易用的工具以供標記,例如在畫面上的某個選項註解,提醒後續要閱讀這個指南的其他用戶,這是必須要修改的設定。

 產品資訊 

Acronis Access Advanced

●建議售價:250人以內,每人2年授權為8,395元(未稅)

●原廠:Acronis

●代理商:湛揚科技(02)2735-3512

●管理伺服器需求:4GB記憶體、50GB儲存空間、Windows Server 2008 SP2以上作業系統

●電腦端點系統需求:Windows XP或Mac OS X 10.6.8(64位元)

●行動裝置端系統需求:iOS 7、Android 2.2(不支援x86)、Windows Phone 8.1

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


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