CIO經驗談：如何用Workflow降低軟體授權數量

使用合法的軟體授權，是每一間正派經營的企業必須做到的基本要求。但是，企業的困難在於，軟體費用過高，以及授權種類複雜；有的是伺服器和使用者軟體授權都需計費，或者是從原本的同時上線人數計價方式，改成以使用人數計價，或是以處理器、核心數計價，甚至，連維護合約的變動都是廠商片面宣布。

連展科技總管理處處長張瑞益為了節省企業軟體授權的費用，除了運用談判技巧，和軟體廠商取得更優惠的軟體價錢之外，也積極透過各種Workflow的作法，降低企業使用的軟體授權數量。

張瑞益表示，連展科技是一個連結器製造廠商，要確保AutoCAD、ProE、Solid Works等繪圖軟體的使用合法，會選擇購買Web或網路版，便於進一步控管軟體使用的合法性，透過授權認證伺服器管制使用者使用，可確保使用的合法性。

至於用戶端的部分，張瑞益說，採購電腦硬體搭配的微軟隨機版作業系統，Office文書處理軟體則與微軟簽訂EA（Enterprise Agreement，大量授權），確保同仁使用的軟體都是合法的。

他強調，公司基於安全也不允許員工自行安裝任何軟體，有任何軟體需求必須填寫需求單，由公司統一評估、採購與否。相對的，公司對於有出差需求的員工，會依照層級購買所需的單機版軟體，安裝在筆記型電腦中。

ERP（企業資源規畫）系統是連展科技的核心系統，由於SAP的授權不便宜，張瑞益不諱言，從系統建置之初，便和SAP談好逐年採購SAP的軟體授權數量之外，也將伺服器分成開發和產品兩類，對於事先談好的測試和正式帳號，設定應有的使用層級與安全性。

但這樣還不夠，連展科技為了降低所使用的SAP授權，將一些自動化流程透過Workflow來完成。張瑞益表示，包括簽核、財務零用金以及採購等流程，透過Workflow的自動化流程執行完後，才將資料拋轉進SAP ERP系統中，可以減少ERP的使用授權數。

要做到這樣，IT部門就必須對相關作業流程很熟悉，例如出貨流程，從生產到品管（包含QC和QA）到倉庫中，每一個環節要做什麼動作都必須清楚，才有辦法用自動化的OA流程來串接。

面對企業人數可能增加的問題，張瑞益則是先和廠商談定一開始必須使用的量，並在合約中載明，未來會針對效能作檢視，視其公司是否有流程改善、需求增減，隔年再添購軟體授權。

他認為，IT部門同仁應該積極評估流程是否有改善空間，絕對不能出現閒置帳號，否則，IT同仁就有失職守了。若遇到共用帳號的問題，張瑞益說，若用OA流程可以解決完，既可降低ERP的授權，IT部門在公司的價值又能提升，何樂不為？

張瑞益建議，可以和廠商談判提供一些測試帳號，讓彼此獲得最大效益。此外，若真的遇到授權不足的狀況，也千萬不能自亂陣腳，所有的事情一定都有可以談判的空間，要冷靜處理，才不會造成公司更大的損失。

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