華新麗華總部IT整併了全公司各據點的IT機房與用戶端設備,成為統一提供虛擬桌面服務的窗口。(由左而右依序為華新麗華總管理部資訊處系統管理部副理李文嘉、應用系統開發技術部經理劉達憲、資訊處處長林蒼裕)。

兩年前,華新麗華在兩岸的16個分據點,各有各的機房,各自管理自己的IT系統。但現在情況不一樣了,在董事長全力支持下,華新麗華一舉投入2千多萬元導入桌面虛擬化,將各個據點的機房與終端電腦整併至總部,現在,由總部就能統一集中管理所有據點的IT服務。

在集中化之後,華新麗華的電路費用減少了6%,資訊服務費減少12%,而IT人力也精簡2成。隔年,華新麗華集團又新增加了5個新據點,因為有了桌面虛擬化,這些新據點就不再買伺服器,也不再買一般的個人電腦,而只是採購精簡型電腦與網路頻寬,就能立即使用由總部提供的IT服務了。

因為這樣,華新麗華一開始投入的2千多萬元隔年就回本了。

然而,降低成本只是華新麗華總管理部資訊處處長林蒼裕預期中的一個效益,他的這個策略背後,其實還有更大的願景。林蒼裕說:「桌面虛擬化不只是桌面或系統架構集中化,更重要的是管理也集中化。」

總部IT集中控管16座分據點終端運作

林蒼裕規畫華新麗華整體IT藍圖時,預計同時整併各分據點伺服器端與用戶端重複購置的IT軟硬體設施。林蒼裕表示,從各據點的角度來看,會認為本地的IT架構是完整充足的,但是,改以總部的角度來看,傳統分散式IT架構重複充斥著多餘的肥肉,成為企業的拖累,所以他決定讓IT變得更精實。他認為,各據點若能節省自行建置的成本,都集中取用總部機房的共同平臺,將可大幅降低成本與簡化維運,讓全公司看見IT發揮的實質價值。

為了達成這些目標,華新麗華從上到下都得面臨改變,而林蒼裕認為,要說服整間企業改變,得先從IT的自我改造開始。於是,林蒼裕決定從IT維運、管理與應用這3大工作環節著手。

他指出,IT若要創造價值,維運工作必須更省錢,用同樣的資源做更多的事;管理工作必須透明化與標準化,才能達到上行下效的效果,做到無縫隙的安全控管;應用服務不僅要能做到系統功能面的整合,提升工作流程的效率,還要有能力分析既有的資訊,主動創造利於管理與決策的資訊,預測並改變企業的走向。

然而,能夠實踐這些目標的IT產品多如牛毛,但這些產品大多只能解決企業的單一問題,卻難以單一產品重塑全公司的IT。最後,林蒼裕決定採取桌面虛擬化,打造華新麗華的私有雲,同時整併各個分據點的IT機房與個人電腦。

在伺服器整併方面,原本各分據點自建的SAP ERP、IBM Notes等應用系統,使用者是透過內網存取這些系統。但現在,所有分據點的伺服器都整併至總部機房的虛擬伺服器上,由這些虛擬伺服器統一提供服務。整併之後,總部機房的伺服器容量提升5~15%。

以用戶端的整併來說,總部IT先盤點各據點共同需要的桌面軟體,將這些共用性高的軟體移轉至總部機房的主機系統,包括微軟OA軟體、AutoCAD線上版、Notes系統等,透過Citrix XenApp桌面虛擬化軟體,讓各據點的員工都能遠端連回這些伺服器主機,取用自己的桌面應用環境,藉此簡化終端的維運管理工作。此外,華新麗華依據員工職稱來分配個人的儲存空間,每位員工平均擁有2GB~10GB容量。

華新麗華整併這些桌面軟體之後,並沒有立即汰換既有的IT資源,各分據點的員工仍可使用原先的軟體,同時也可以遠端連線至共同平臺的虛擬機器,取用個人的虛擬桌面。

使用者抗拒線上操作模式,成為主要挑戰

目前華新麗華總部機房的伺服器,可支援1千多位員工同時連線取用桌面軟體,使用人數相當於全公司3~4成員工,其他則是不須用到電腦的機臺作業員,幾乎可說是全公司都導入了桌面虛擬化。目前,各個分據點已經在使用的個人電腦並沒有淘汰,而是等未來3~5年要汰換硬體時,再換成Thin Client。

IT架構集中化之後,各據點的員工只要能連上網際網路,都可以在線上操作總部共同平臺上的軟體。不過,不少使用者還不習慣直接線上操作桌面軟體,仍習慣將檔案下載到自己的個人電腦,編修完畢後,再上傳到共同平臺。然而,檔案透過廣域網路傳輸,十分耗用頻寬資源,經常影響其他同時在線上操作的使用者,造成軟體操作延遲,因而引發民怨。林蒼裕說:「在推廣共同平臺的過程中,IT被罵最慘的就是網路下載速度過慢。」

對此,華新麗華IT採取軟硬兼施的策略,面對使用者時,必須採取低姿態勸導使用者不要傳檔案,盡量在線上編輯檔案。另一方面,IT部門在擬定QoS機制時,將上下傳檔案的優先順序往後挪,讓使用者因為傳檔案花時間而放棄這個作法,慢慢改為線上操作。

林蒼裕表示,IT的著力點在於建置標準化作業流程,但在傳統分散式架構下,個人桌面應用環境最難以標準化,因為每個部門、每位使用者的需求都不同,因而提高維運與管理的複雜度。

「每個人口味都不同,有人喜歡吃酸、有人喜歡吃辣、有人喜歡吃清淡的,這樣IT的菜要怎麼煮啊!傳統分散式架構就是客製化炒菜,容易煮成四不像的大雜燴,但現在,IT只提供標準盤,再讓使用者自己加調味料,這樣公司就能一致化,可以省工、省錢、創造效益。」林蒼裕這樣形容桌面虛擬化對IT與企業帶來的轉變,來說服主管與使用者。

採QoS與SDH方案,有效調配跨WAN頻寬

由於全公司員工的桌面應用環境都整併至總部機房,大幅增加總部機房外網頻寬的流量,為了有效提升上千位使用者同時連線至總部機房的網路傳輸效能,華新麗華總部IT建立了網路頻寬的QoS機制,依據不同應用對頻寬需求的急迫度,以及應用本身的重要程度,來排定取用頻寬的優先順序。例如,視訊與網路電話的優先順序在下載防毒軟體之前,避免下載行為造成即時通訊軟體的延遲。

而且華新麗華還調整了VPN網路架構,將原本的DDN專線改為同步光纖網路(SDH)的方案,將閒置的頻寬動態移轉給正在連線的使用者,不僅16個分據點的總頻寬不必調高,還比VPN專線節省近6成的頻寬租用費。

IT架構集中後,維運管理必須更有效率

IT架構集中化後,總部IT部門的服務範圍擴大至全公司,必須負擔的服務量遽增,而且IT架構集中化,風險也集中了,原本IT部門的錯誤或拖延只影響一個據點,但現在可能衝擊全公司營運。因此,總部IT部門勢必得提升維運、管理與應用服務的效率與穩定度。

即便如此,總部IT部門沒有因此擴編IT人力,而是提升既有IT人員的能力。華新麗華總管理部資訊處系統管理部副理李文嘉表示,隨著IT架構集中化,總部IT的系統管理部同步展開IT人力雙備援的教育訓練課程,讓原先各自固守不同領域的系統管理人員跨出去,學習第二專長。

例如,網管人員必須教導資料庫管理人員(DBA)相關的網管知識,讓DBA成為他的代理人,當網管人員休假時,DBA能夠接手網管工作,反過來說,DBA也要教導網管人員,使他成為自己的代理人。

林蒼裕表示,既有IT人員的負責範圍延伸至全公司各據點之後,必須以有限的時間、更低的成本做更多事情,這是IT維運工作創造價值的方式。為了讓IT人員的時間花在刀口上,IT支援服務必須採取標準SOP流程,限定IT人員要在多短時間內解決使用者的難題,提升IT支援服務速度與品質。

更進一步,IT還要在使用者提出支援之前,事先掌握並排除問題。為了達到這個目標,今年第三季華新麗華將導入系統自動監控管理工具,透過這套工作,不僅要減少IT人員投入例行性監控工作的時間,還要能夠在系統瀕臨當機之前,及早通報IT人員與部門主管來因應,減少當機對營運的衝擊。舉例來說,資料庫系統負載達到100%就會當機,那自動化監控工具要在負載達到80%時,就要傳簡訊與電子郵件給資料庫管理員與業務主管,在發生損害之前,就能排除問題。

林蒼裕表示,以前IT是滅火隊,哪裡失火,就往哪裡跑,但現在IT要主動預防問題,在設備還沒故障前,就能排除問題,讓使用者感受不到IT的存在,這才是IT維運管理工作的最高境界。

透過共同平臺分析營運資訊,助企業下決策

不僅維運管理,總部IT的軟體應用也有了轉變。以前使用者只能使用安裝在本機端的軟體,但現在,使用者只要能連上網際網路,就能遠端取用總部的桌面軟體,來滿足業務員或高層主管行動辦公的需求。

除了這些系統功能面的應用,林蒼裕的下一步是開發一套系統分析工具,萃取共同平臺的營運資料,產出決策資訊給高層主管。林蒼裕表示,傳統分散式架構不是做不到,只是各分據點的資料格式不太相同,總部還需要制定標準的資料格式,要求各分據點定期提供這些營運資料。即使收齊了資料,總部仍難以驗證這些資料的正確性,無法避免在人工編修與傳遞資料的過程中發生錯誤,因此,後續產出的決策資訊只能作為參考值,而不能精準地預測未來,指引出企業的走向。

IT架構集中化以後,資料都集中存放於總部的儲存設備,員工必須在線上即時編修資料內容,並產出標準格式的營運資料,因此,總部可以確保這些資料的即時性與正確性,同時透過統一管控來避免資料外洩。

今年華新麗華的系統開發部正在開發一套分析工具,在共同平臺產生營運資料的同時,分析工具就能主動分析出對整間公司最有利的決策。

舉例來說,共同平臺會蒐集各分據點的財務資料,擬定外匯操作策略、資金調度、還款與借款,提出分析報告,告訴董事長各據點要怎麼借錢與還錢,對整間公司最省錢,同時結合會計部門的風險、訂單、合同執行狀況、收款政策等,精準地預估公司下一季的損益,若未來的營收折損,董事長就能及早督促各部門主管採取因應措施。

林蒼裕表示,桌面虛擬化對華新麗華最大的改變,不只是總部可以掌握全公司IT的維運與管理,還要在掌握之後,有能力做出新的決策,這背後必須仰賴共同平臺累積龐大且標準化的專業資料,系統才有能力即時拋出綜合判斷,精準指出營運決策的方向。

這呼應了華新麗華IT導入桌面虛擬化的初衷:CIO不能只從單一角度來思考問題,而要站在董事長與總經理的觀點綜觀全局,讓IT不只解決公司現有的問題,還要為公司帶來新的能力。

[圖表]華新麗華桌面虛擬化系統架構圖 (點此看圖)


相關報導請參考「IT不當救火隊,用桌面虛擬化擺脫IT重擔」


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