群益集團導入BS 10012，個資大膽減量2成

群益證券集團包括證券、期貨、保經和保代子公司，日前同時取得個資保護管理制度BS 10012，也是第1個以集團公司取得個資保護認證的證券業者。

群益金融集團包括證券、期貨、保經和保代子公司，日前同時取得BS 10012個資保護認證，花10個月時間將各公司針對個資保護及相關作業流程，納入BS 10012個資保護認證範圍內。群益證券資訊部執行副總郭美伶表示，該公司推動個資保護制度的過程當中，最大的特色就是盤點個資後，將個資數量平均減量2成，最多甚至減量4成，透過減少不必要個資，降低企業保護個資帶來的風險。

群益證券集團資訊部門在因應新版個資法時，已經事先花了半年時間，針對既有的內部系統與個資，先行盤點過一遍。但是她說，由資訊部個資盤點仍有所不足，還是會從資訊部門而非業務部門的角度來檢視相關個資。因此，群益證券拉高個資保護層級，從2012年2月1日由首席資深執行副總裁林樹源成立跨公司、跨部門的個資專案小組後，引進勤業眾信的顧問服務，從既有的業務去評估哪些是不必要收集的個資，先後經歷3次大規模個資盤點、無數次小範圍個資檢視與調整後，各子公司與業務部門的個資，平均減量2成。

勤業眾信專案經理林彥良表示，許多金融業長期習慣性蒐集大量個資，難以接受資訊單位提出的個資減量建議。因此，目前多數金融業在進行個資保護時，還是得同時保護過多舊有個資。

為了降低業務面的風險，群益集團資訊部和業務部門同仁一起合作，檢視公司過去20多年來所累積的各種客戶及交易資料。目前群益證券光是客戶資料就有130萬筆，成立20多年來，每個月的交易傳輸資料數量就超過300萬筆，長期累積下來的資料相當可觀。檢視的方式就是，從既有的業務流程，小從每一個資料庫欄目對照到業務面產出的表單，並檢視每一個應用系統和程式，如何對應到實際業務流程。她說，透過實際業務流程的個資盤點，就可以知道每個業務環節是否有過度蒐集個資之虞。

例如，如果客人開戶，法令規定需要身分證和另一個雙證件，只要確定是本人無誤後，是否還需要知道客人的婚姻狀態、小孩數量甚至是詳細的學歷狀態呢？當所有的個資與業務流程都經過完整盤點後，她說，各單位發現，過往很多蒐集的個資其實並不在法令規定的範圍之中。為了降低不必要的個資保護風險，在盤點過相關的業務流程與法令規範後，資訊部門決定，業務部門將從流程著手，不再蒐集所有不必要蒐集的客戶資料。

郭美伶認為，當每間子公司可以減少1～4成不必要蒐集的個資時，個資數量減少，也減少企業保護個資的責任，也降低企業為了保護個資時所帶來的營運風險。除了從業務流程面減少個資數量外，群益證券集團也強化端點控管，針對許多客戶資料在使用者端的呈現，採資料遮罩方式，將不必要呈現在員工端的個資進行系統化的個資遮罩。文⊙黃彥棻