複合機側錄內容，確保文件安全

除了提供工作記錄以管理作業行為之外，複合機廠商於今年紛紛推出影印、列印、傳真和掃描的副本留存方案，以記錄所有的作業內容，讓文件安全再向前跨越一步。

目前許多企業為了確保文件安全，多會搭配權限控管機制，再配合工作記錄功能，記錄使用者、列印時間、列印張數、檔案名稱、彩色或黑白等內容，一方面可避免列印浪費，另一方面，當文件外洩時，就可追查是何人於何時將資料傳出。

然而，對部分企業來說，這樣的方案還是不夠。今年年初某竹科園區高科技製造業大廠便公開招標多功能事務機，條件為所有影印、列印、傳真、掃描的內容要被記錄下來。

現階段許多複合機廠商已經引進複合機的副本留存方案，如理光（Ricoh）、利盟（Lexmark）等，富士全錄（Fuji Xerox）也在日前正式引進，信舟電訊（Panasonic複合機的解決方案合作廠商）則將在12月發表新版的C總管3.3版本，也能支援4種作業的留存功能。

留存方案強化文件安全
過去有些軟體或複合機廠商已經能提供列印留存工具，以列印作業來說，列印封包會經由區域網路從個人電腦傳送到印表機輸出，因此能夠藉由外掛軟體側錄列印封包內容，將列印文件內容留存。相較之下，影印、掃描、傳真是經由複合機處理直接執行作業，所以必須經由設備原廠配合才能客製化開發。

留存功能通常會配合認證機制進行。在操作複合機之前，使用者必須先經過認證，通常都是透過輸入密碼的方式，有些也可整合讀卡機功能。

當使用者開始操作複合機後，一方面執行作業，另一方面會再轉成影像檔暫存在複合機的硬碟，然後再將影像檔案傳送至後端的儲存伺服器上。

以理光的Ricoh Document Solution解決方案為例，在文件輸出的同時，會由ScanRouter EX軟體執行留存作業，藉由每一臺複合機上安裝一片文件轉換卡，將影印、列印、傳真和掃描的文件轉換成電子影像檔案格式，然後暫存在設備硬碟內部。當作業結束後，就會將硬碟內所留存的文件影像檔案送出，並經過OCR（光學字元辨識）方式轉換成文件格式，最後再傳送至後端的ScanRouter DocumentServer伺服器上的資料庫中。

理光軟體支援蔡鴻州表示，即使複合機和ScanRouter EX伺服器或ScanRouter DocumentServer伺服器中斷連線，複合機仍可繼續進行留存作業，當連線恢復後，再將複合機硬碟裡的資料傳送到後端。

此外，留存方案也要提供相對應的搜尋功能，讓企業要追查洩密文件時更快速。臺灣富士全錄營業推進處解決方案支援中心經理王育玲表示，一般來說，可以透過人、部門、檔案名稱、時間、複合機和關鍵字等方式搜尋，另外，以富士全錄的Image Log功能來說，由於有結合OCR辨識，因此還可以設定主動通知功能，當內容或檔案有某些關鍵字時，就可透過電子郵件等方式，通知相關負責人，以在第一時間就避免文件洩漏。

然而，由於OCR通常為另外選購的功能模組，Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示，會用到關鍵字搜尋文件內容的機會其實不高，因此留存方案是否需要整合OCR功能還是看企業的需求而定。

企業要選擇各家廠商所提供的副本留存方案時，信舟電訊專案技術處處長李德康建議，要以不變更使用者習慣為首要考量。蔡鴻州則表示，搜尋時的效能快慢也相當重要，因為若每一份資料都要留存，資料量將會非常龐大，因此能否提供快速與方便的搜尋機制，將會是關鍵。

完善資料安全機制
資料安全是企業相當重視的問題，企業除了從網路各個層面防止資料外洩，也更加重視紙本文件的安全控管。根據NPO日本網路安全協會所做的調查，企業資料洩密來自個人的比重，有49.9%是經由紙本文件方式，高於個人電腦、USB等外接裝置和E-mail等。

除了副本留存方案之外，複合機廠商也不斷開發或整合新的安全功能。富士全錄於日前便與優碩資訊科技合作，將複合機與該廠商的TrustView DRM技術整合，當文件掃描成數位檔的同時，也同時進行加密，並進行權限控管，包括內容複製、列印、修改、限制閱讀日期等機制。文⊙許雅婷