廠商力推列印管理委外，目標降低3成輸出費用

隨著越來越多的企業採用IT委外策略以降低成本和提高管理效益，列印設備廠商也搭上此熱潮，力推列印管理委外，並結合更多新的服務推出，對企業來說，則是有更多的採購選擇。

根據資策會資訊市場情報資訊中心（MIC）2006年的調查報告指出，有超過5成的台灣企業採用IT委外，未來IT委外需求也超過6成5。惠普（HP）影像列印暨消費通路事業群市場開發經理羅文局表示，在IT委外的趨勢下，列印管理委外也是必然的的發展，企業欲將列印輸出成本從固定資產變成變動資產，目的不僅是為了降低採購成本，更大的效益還在於管理和維護的效益提升。

廠商祭出MPS服務，要讓列印管理委外
從去年底開始，列印設備廠商開始祭出依量計費的方案，從今年開始，利盟（Lexmark）、HP開始推出MPS（Managed Print Services，列印管理服務），目的便是希望企業將列印管理委外，服務內容包含硬體維護、耗材更換等日常作業以及訂定列印輸出策略、改善輸出設備配置環境、結合文件流程管理等顧問和規畫，現階段廠商主打的MPS服務則有租賃包張與列印健檢。

但MPS只是服務的統稱，各廠商的服務內容仍不盡相同。以Lexmark的MPS而言，還包含跨國列印管理服務，可統一管理跨國企業所有據點的列印資產方案，可以管理不同廠牌的列印設備。

事實上，列印管理委外在國外已行之有年，Lexmark商用印表機事業部應用技術專員鄭智文表示，國外企業意識到列印費用日漸上揚，因此將列印輸出視為IT中重要的一環，並將列印管理、維護等相關作業委外。

HP影像列印暨消費通路事業群技術顧問潘季豪表示，一般來說，9成的企業都無法有效追蹤整體列印成本，尤其是隱藏成本更無法統計，因此也不知如何改善。根據Gartner的研究報告，硬體採購成本僅占總體持有成本的28％，其他72％為軟體、耗材、維護、管理等，因此企業若要降低整體輸出，除了從硬體設備本身評估外，後續的維護和管理也不可忽略。

根據Gartner調查報告指出，企業在列印輸出的費用至2008年可能會占營收的1％～3％營收，但企業若有效管理文件，則可降低平均10％～30％的輸出費用，而企業目前除了自行管理外，委外也是另一項選擇。

廠商紛推租賃包張方案，後續服務是關鍵
繼愛普生（Epson）於去年年底推出彩雷租賃包張方案後，HP與Lexmark也計畫在今年推動該服務，別於過去以買斷賣斷的方式銷售，企業也能以租賃方式購買設備，並將後續的維護委外。

租賃包張方案主要是根據列印數量計價，並搭配設備以買斷、月租的方式，但通常必須簽訂一定年數的合約，而廠商會負責後續的列印設備維護等服務，舉例來說，當碳粉少於某比例時，設備會主動通知廠商，廠商就可即時寄出耗材給予更換。

以愛普生的彩雷包張服務為例，便包括設備買斷含碳粉包張、設備租賃含碳粉包張，另外，若企業印量相當大，也可選擇承諾最低月印量，而設備可免費的方式。

由於必須做到後續的控管服務，因此愛普生在印表機內安裝PM-lite列印控管軟體，當設備有任何狀況時就可馬上回報，另外，還提供8小時到府維修的服務。

然而，企業若要選擇包張服務前，首先必須知道，內部每個月的印量為何，才能選擇最適合公司的方案。

Epson影像科技事業群整合行銷經理孫卿堯表示，企業的列印量越大，採用包張方案的意願越高，目前的客戶以壽險業、學校單位為主。

Lexmark預計在6月底前推出租賃包張方案，鄭智文表示，目前還在評估選用哪些機型和擬定定價策略，他表示，企業若要選擇租賃包張方案，除了了解本身的印量之外，必須將計費方式、設備等級以及後續服務都納入評估中。

列印健檢服務開跑，免費方式試行
HP與Lexmark已相繼推出列印環境評估服務，分別透過在企業端安裝該公司的Webjetadmin、Mark Vision Professional列印控管軟體，記錄黑白、彩色、各部門的列印張數，並計算整體列印成本，然後再提出改善計畫。

要進行HP企業健檢計畫的企業，必須要在單一據點具有超過30部的網路行印表機。HP的列印健診服務主要共包含安裝軟體、提供資產評估等報告分析、並提出列印設備部署的建議方案，雙方會先簽訂保密合約再後進行使用調查、安裝服務、建議分析等流程。

潘季豪表示，目前已經有企業已採用HP的列印健檢服務，並有數家企業正在洽談中。其結案報告主要包含總體列印成本分析、列印設備使用量分析、停產設備使用量分析、彩色印表機／黑白印表機使用量分析。

在整體規畫與建議中，除了有具體的改善方案外，也會計算出現況與規畫後的每月列印成本，讓企業作為參考。文⊙許雅婷