活化企業知識搜尋，再造溝通新契機

當企業面對龐大的資料量時，如何做有效的管理，進而讓這些資訊成為有價值的企業資產，是目前許多企業所面臨到的共同問題。因此，日前在一場「活化企業知識搜尋，再造溝通新契機」研討會當中，網擎資訊Openfind便告訴使用者如何進一步利用企業內部的資訊，活化企業內部的知識管理、資料儲存、郵件搜尋等新觀念。

未來溝通新趨勢，郵件將整合個人資訊管理
電子郵件由過去以純文字傳送給特定對象，到近年來傳送大量附件並傳送給大量聯絡人，甚至可以傳送多媒體檔案，許多個人以及企業端的電子郵件引發資料儲存以及管理的需求。因此，在此場研討會中Openfind技術副總許志新指出，未來郵件系統必須要提高效能，因為郵件數量是以倍數的方式成長，處理郵件的效率必須要更為即時、傳輸量要更大，並且企業也將會要求穩定服務，溝通不能中斷，同時電子郵件也將成為一個跨國借溝通的媒介，就必須要具有防護能力，防止病毒入侵進而保護郵件安全等訴求。

許志新進一步指出，電子郵件是目前所有通訊的核心，新型態的郵件服務應該要提供個人化的溝通環境，並且要加強整合個人資訊管理（Personal Information Management，PIM）的需求，其中個人資訊包括，個人的郵件、資訊、通訊資料、行事曆等，將電子郵件與個人的資訊結合後，可以提供給使用者個人化的使用介面，進而強化個人化操作介面，以及大量信件的管理工具，提昇工作效率。

此外，在郵件資訊的管理功能強化後，許志新也建議，企業應該要去檢視企業內部的電子郵件，因為企業資料不斷成長，應該要把需求看遠一點，著眼於明、後年的郵件需求，進而為企業電子郵件系統預先規劃作擴充的準備。

在該研討會中Openfind也揭露該公司全新電子郵件平臺的路徑藍圖，未來將會把核心技術再升級，讓其效率可以再加倍，並且支援巨量信夾，單一個信夾可以容納上百GB的容量，在通訊錄的管理上，也將支援數10萬筆資料，並提供流暢彈性的介面設計，讓使用者更方便的運用該公司的郵件平臺。

許志新表示，Openfind提供完整的解決方案，利用Maill2000全方位電子郵件系統、MailGates郵件防護系統、MailBase郵件備份與搜尋系統的搭配下，讓郵件在傳輸出去以及接收進來之前，可以做好防護動作，許志新形容：「郵件防護系統就像是大樓的警衛，做好控管機制，再配合一個好的平臺，可以讓使用者作大量的溝通，而在溝通的過程中，要讓訊息好好的保留下來，就需要用到郵件備份與搜尋系統。」因此，Openfind將可以提供企業在知識搜尋、資料儲存、防護上，一套完整的解決方案處理企業內部紛雜的資訊。

加強企業郵件備份，並善用備份資料
為重視企業內部的資料管理，美國以及日本開始立法要求企業保留公司內部郵件作為佐證資料，如果企業內部未保留郵件將可能罰以重大款項，目前像是美國SEC（證券交易委員會）就規定證券交易、仲介、買買等紀錄相關電子郵件，均需要有3年的紀錄，並且儲存在可利用的場所2年的時間，此外，日本法務省也規定ISP業者有義務保存最長90天的電子郵件紀錄，如果違反規定甚至可以處以3年的刑期。

有鑒於各國開始注重資料備份的法律，CyberSolutions社長秋田健太郎也在此次會議中表示，由於電子郵件被大量應用在商務的通訊上，因此，企業郵件備份與控管的策略是刻不容緩，未來郵件備份應該結合ILM（Information Lifecycle Management，資訊生命週期管理），來管理巨量資料並降低成本，會提出ILM方案主要是因為，著眼於資訊在不同的生命周期，對於企業的應用價值的不同，因此企業可以依照資訊的重要性搬移擺放資料的位置，也可以節省未來企業在法令要求下做資料備份時，所必須負擔的昂貴數位資料儲存設備的成本支出。

由於近年來企業內的電子郵件系統比重增大，尤其是郵件的成長速度非常迅速，秋田健太郎表示，信件資料具有累積的特性，如果以一家500人企業為例，其每一天累積2GB以上的資料，每個月就會累積50GB以上的資料，因此，未來在信件資料龐大的情況下，企業應該首重處理信件的能力。目前Openfind也針對企業內郵件備份搜尋的需求下提出相關解決方案，秋田健太郎表示，郵件備份系統需要具有ILM支援能力，資料庫應該具備可以備份、掛載、卸載功能，以及提供離線保存的支援，並且加強彈性權限以及認證系統，做為進一步的知識管理應用，或透過結合搜尋引擎技術，可做到快速有效的歷史郵件資料查詢等應用，強化整合企業組織架構等。

Openfind下一階段目標將強化企業知識搜尋為了解決企業內部資料過多所造成的搜尋問題，Openfind也在此次研討會中公佈新產品InfoGates v3.1的新功能，其包括智慧型回饋查詢系統、即時資料檢索結果移除、動態排序、權限控管等機制，新版本將更為強化企業內部的知識搜尋，並達成知識管理的實際應用。

新版本較為特別的是「即時資料檢索結果移除」功能，該公司研發副總翁嘉頎表示，對於企業來說，可以透過管理介面的操作，讓一些過期的公告或是公司內部的機密文件，可以直接將文件從查詢結果的頁面中移除，該功能就是利用隱藏的機制，即時的把相關資料從一般使用者的查詢結果中移除，增加企業資料的安全性。

另外，所增加的「動態排序」機制，是讓企業內的管理者可以依資料的重要程度加以排序，舉例來說，管理者可以將特定的檔案排序到第1頁檢索頁面，這可以用於企業網頁的行銷專案，增加其曝光機率，而該項服務，對於企業內部來說，也可以將公司內部重要訊息、政策宣導等資訊放到企業網頁的最前面，讓員工可以立即的搜尋到想要的資訊。

Openfind揭露下一代產品，著重即時索引搜尋
在此次研討會中Openfind也揭露下一代產品代號ORIS（Openfind Real-time Index／Search）的技術藍圖，該產品的最特別的功能是可以做即時的索引，翁嘉頎舉例表示，假設某企業以前資料量有500GB，當在進行索引的時候必需要等待50～60個小時的時間等待電腦建立索完成後才可以進行查詢，不過ORIS則提供即時的索引搜尋，例如當索引進行10GB時，就可以開始查這10GB的內容，後來建立的也可以隨時再進行查詢，此外，ORIS也支援Unicode（萬國碼）等功能。

翁嘉頎也透露，未來Openfind的產品會朝向Share Search的方向邁進，主要因為目前企業的資料無法有效集中管理，尤其當企業內部資料散佈各地時，或是發生不同版本檔案散落在各個電腦都會造成資料無法有效分享，由於目前搜尋系統很少提供全面性的整合功能，使用者必須要到不同的資料庫才能查詢到不同的資料，往往造成很大的不便，翁嘉頎表示，透過Share Search的機制，則可以快速的將資訊分享出來，並且快速的進行搜尋，Openfind未來發展方向，就會針對企業端的資料搜尋，提供更快、更精準的搜尋軟體。文⊙林怡辰