資訊系統的企業比IT更重要

因應激烈的金融證券市場競爭，目前在證券市場規模排行第四名的台新綜合證券在企業e化的腳步非常積極，面對金融衍生性商品市場的變化，掌管後端系統開發和運作管理的台證綜合證券數位管理部蔡奇宏，卻要比市場更先一步知道市場變化和使用者需求。除了要反應外在環境的變化外，對內也要兼顧內部管理系統的規畫和導入。

2001年公司開始導入鼎新的工作流程軟體EasyFlow，每年節省近1百萬元的人力和列印成本。在導入該系統前，就光請假單、差勤單、預計加班單和實際加班單加起來就有214689張，不要說其他包括出差申請等零碎的表單。這些紙本表單簽核平均時程需3個工作天，電子化後，快則30分鐘，慢則半天即可完成。

台證推行工作流程作業，不僅將紙本作業轉成電子表單，包括前置作業、簽核過程和後續作業皆納入考量，大幅減少人力遞送和效率，並簡化流程。蔡奇宏說，幾乎所有應用程式都能在EasyFlow引擎上開發，只要有牽涉到工作的每一個細節流程，透過表單形式都可以達到記錄的目的，累積成為企業的知識管理資料庫。

導入EasyFlow前，台新綜合證券的系統是用軟體開發工具一行一行寫出來，少了流程引擎，蔡奇宏指出，平常用起來都沒有問題，若組織流程有更動，那要花很多時間修改程式，非常麻煩。當初會選擇使用本土廠商的產品，主要考量在於上線時的支援程度、售後維護和更新。「本土業者和客戶比較接近。」

「其實一開始系統也出現一些問題，但我們會把問題回報給鼎新，請他們馬上修改，這些問題在更新版已經消失了。」蔡奇宏指出，系統上線後員工的教育訓練才是最重要的一環。「一般使用者的習慣很難改變外，也需要很多時間學習，他們約花半年的時間才比較上手。有時候螢幕出現更新下載的訊息框，有些人還以為是電腦中毒了呢！」用久了這些問題就比較少出現了。

台新綜合證券陸續導入品質流程管理Six Sigma，計畫導入平衡計分卡（Balance Score Card）。「未來每個員工都要記錄工作內容，留下證據，作為主管打考績的依據。」 未來集團子公司之間部分資訊系統的整合勢在必行，台新集團旗下台新銀行和證券的系統未來會以LDAP的方式互通。