內政部將自然人憑證行動化後,臺北市政府今年中將在內部的公文系統先導入行動憑證,讓公務人員在外使用手機就能簽核公文。(圖片來源/臺北市政府)

對中央或地方政府公務人員而言,經常需要使用自然人憑證,例如登入內部資訊系統、簽到簽退、公文簽核等等,而使用自然人憑證,卻受限於電腦及讀卡機,還需完成終端電腦讀卡環境設定方能使用,每臺電腦軟硬體規格不同,甚至還可能遇到無法順利讀卡的狀況。

實體憑證的種種限制,將因憑證行動化而改變,過去在電腦才能使用的自然人憑證行動化後,手機化身自然人憑證,打破實體憑證的限制。公務機關看到憑證行動化後的可能性,尤其是站在服務民眾第一線的地方政府,公務人員常常需要外出執行公務,過去為了使用自然人憑證簽核公文,他們得在外勤與辦公室間來來去去,或是外出攜帶筆電、讀卡機及實體憑證,現在只要一支手機就能簽核公文,憑證行動化後的應用可能性,吸引臺北市、新北市等地方政府,計畫導入行動自然人憑證。

去年一年臺北市共處理354萬件公文,市府將在今年中,先在公文系統導入行動自然人憑證,以解決長久以來實體憑證的限制,實現行動公文簽核,加速公文處理效率。

公文由紙本到線上化

臺北市早期的公文處理做法,承辦人到各層級的主管蓋墨水章或簽名,代表個人意見的表示,一部分的案件因較為複雜,由於需同時參照多個文件,單位主管仍習慣紙本對照。

臺北市政府逐步推動電子化的公文作業環境,先將公文製作電子化,再列印公文以人工方式簽呈公文,但紙本公文處理方式,仍不易追蹤案管。柯文哲市長上任後,要求提高市政效率,加速推動公文作業的線上簽核,目前從公文製作、流程、案件管理做到完全無紙化。

臺北市資訊局系統研發中心主任林郁傑表示,一次推行可能面臨更大的阻力,因此分階段慢慢調整,朝百分百線上化前進。例如從簡單的公文案件著手,慢慢擴大到高階主管常見的複雜案件公文,如附件繁多的採購案件,以階段性方式達到全程線上化。

資訊局先修改公文系統,改為Web網頁介面,使用更便利,以此吸引同仁及主管接受,一方面在市長意志要求之下,市府從技術、政策多方推動,成立一支團隊,協助各機關排除使用上的問題,或依各機關使用情境客製調整,加上網頁技術愈來愈成熟,開發門檻降低     ,不斷優化線上公文處理。現在北市已打通公文線上簽核,從承辦人一路到市長,可以全程線上簽核公文。

發展行動簽核公文

儘管公文簽核從紙本推到電子化、線上化,始終無法克服一個根本問題,還是要用自然人憑證簽核公文。

臺北市資訊局系統研發中心主任林郁傑表示,實體憑證在使用上有許多限制,例如採購電腦要注意是否有讀卡機,資訊部門需安裝簽章元件,但由於每臺電腦環境不同,軟硬體的安裝有許多環節,有時即便完成軟硬體設定,仍會發生無法使用實體憑證的情形。

另外,因職務工作的性質,人員或主管若經常需要外出,不在辦公室,得等到回辦公室才能使用自然人憑證簽公文,導致公文處理可能因此卡住,承辦人需時常追蹤公文處理進度,確認相關人員或主管是否完成公文簽核,難以提升公文處理效率。

後來,臺北市政府找到一個折衷方法,在一般公文簽核流程裡,新增批核的流程,讓負責人員或主管在外先以平板電腦或手機批核公文,承辦人員依批核指示處理公文,等人員回到辦公室再補簽公文。這是在行動自然人憑證出現之前的改良做法。

林郁傑表示,過去要等到主管回到機關內,承辦人員才能拿到被簽核的公文,後來找到的採折衷辦法,將公文分為批核與簽核,主管在外面就能先批核公文,讓公文照流程往下跑,等回到辦公室後,再使用實體自然人憑證補簽已批核的公文。

但是,這項折衷辦法還是沒有解決根本的問題,最後還是要使用實體自然人憑證來補簽公文,雖然主管在外可以行動批核公文,但最終還是要回到辦公室補簽。公文處理仍得面臨時效內簽核的問題,超過時效就無法結案,而超時公文也會標示「逾期」,承辦人員可能遭追究行政疏失。

直到內政部推出行動自然人憑證,這個根本的問題才看到解法。不需電腦、讀卡機,一支手機就能以行動憑證隨時隨地簽核公文,臺北市政府計畫在今年中先在內部的公文系統導入,徹底實現公文的行動簽核。

林郁傑表示,市府公文系統導入行動憑證後,人員或主管在外就能一次完成公文簽核,不需要再回到辦公室使用實體憑證補簽公文,公文簽核效率將得以獲得提升。未來承辦人員外出執行公務,如需製作公文,也只需攜帶筆電,再使用手機的行動憑證簽核公文,不需攜帶讀卡機、實體自然人憑證。

不只公文簽核,憑證行動化帶來更多元的應用情境

目前北市消防局人員外出稽核,多在平板電腦上使用電子報表,稽核結果再以手機簽名,未來若導入行動自然人憑證,稽核與受稽核方以手機掃碼就能完成電子簽章。攝影/洪政偉

林郁傑認為,自然人憑證從實體卡片到行動化,最直接的好處是省下電腦、讀卡機,以及安裝簽核元件的環境準備,手機行動憑證讓使用門檻降低,未來應用情境有機會更多元。

例如市府部分的公務人員,因為執行公務的需要,經常外出到餐廳、道路、公園、學校、工地等現場執行稽核,由於不需製作公文,大多使用電子化表單,因此只要攜帶平板電腦,針對表單上的項目逐一稽核,最後由稽核人員與受稽方,輪流在稽核表單上手寫簽名,如果需要簽名的人較多,表單往往需要預留較大的空白,每個人輪流手寫簽名也相當花費時間

林郁傑指出,未來如果稽核人員與受稽核方都使用行動自然人憑證,只要手機掃描電子表單上的QR Code就完成簽核,比輪流手寫簽名效率更高,稽核結果若發生爭議,需要比對手寫簽名筆跡,而使用憑證簽章,由內政部憑證中心驗證身分、簽章,市府可以擴大應用情境範圍。

資訊局正梳理不同的公文應用情境,針對不同的公文情境導入行動憑證應如何調整進行規畫。臺北市的策略是先由公而私、由內而外,即先從公部門內部的公文系統先導入,未來再慢慢擴展至私部門對外服務。

林郁傑認為,現代人的生活,工作、購物、娛樂都和手機有關,過去很少人會隨身攜帶自然人憑證,而憑證行動化後與手機結合,等於隨身攜帶行動憑證,憑證的應用將更為多元。例如過去信用卡沒有虛擬化,出門購物一定得攜帶卡片,但有了Apple Pay、Google Pay等行動支付工具,通過生物辨識、掃碼就能線上付款,讓支付更方便、應用情境更多元。他期許「行動自然人憑證未來應用多元,會是很好的工具」。

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