進入技術編輯這一行,日常的工作,除了測試產品的功能、了解各種技術的架構之外,就是撰寫相關的文章報導,當時,有一個小問題常困擾著同事們,那就是該如何把稿件檔案帶回家寫,以及把這些檔案帶回公司電腦存放,很多人採取的方式是存放在隨身碟,甚至為了有更好的檔案編輯效能,於是將檔案複製到另一臺電腦上,等到人要移動到另一個地方時,再行複製到隨身碟上,微軟的Windows雖然也提供「公事包」的功能,但似乎很少人使用,一方面是設定、操作方式不夠直覺,一方面更新的動作需手動執行,之前我曾知道這方法,也試過,但還沒做完步驟就放棄了。

後來,因緣際會的關係,我們接觸到Novell推出的iFolder,當中已提供了多臺PC透過網路自動同步資料夾內容的功能,並且可從瀏覽器端存取同步的檔案、網路傳輸全程採128位元的Blowfish加密連線,可說是創相關應用的風氣之先。當時,我記得東海大學導入了這套系統,從該校電子計算機中網站來看,這項檔案存取服務至今還在運作,淡江大學、屏東科技大學也是用戶。

當時,Novell公司為了推廣使用,對外設立了展示該產品功能的試用網站,雖然只提供每個使用者帳號10MB的檔案存放空間,可用容量相當小,使得我為了確保空間夠用,每隔一段時間,就必須將不常用的檔案,移出同步資料夾範圍外;但是,這免除了不少麻煩,像是隨身碟忘記帶、故障,而影響我去存取想要的工作檔案──除非網路突然斷線,檔案無法同步到伺服器端,或從伺服器端同步回我眼前操作的電腦上。

然而,免費試用服務終究要喊停,Novell關閉該網站,可惜的是,臺灣也沒有業者將iFolder加值成可供多人線上租用的服務,我一定掏錢出來買,結果只好回到原先方式,並心心念念著,會出現相關替代方案,重回近乎隨時隨地存取檔案的體驗。

在這段期間,市面上也陸陸續續出現了許多網頁式硬碟服務,像是網路家庭網路硬碟、Yahoo!奇摩公事包、Xdrive,甚至後來Google Gmail打出免費提供1GB空間的信箱(現在則已提供到15GB)時,有人開發出像是GMail Drive這樣的軟體,企圖將免費線上空間轉換成個人端的網路硬碟。

到了現在,就像大家所知道的,Dropbox、Google Drive、SkyDrive/OneDrive等新興雲端檔案服務,在很短的時間內,就大幅席捲了個人端應用環境。一開始各家廠商所主打的功能,都是同步多臺電腦所存放的資料夾與檔案,而且免費提供好幾GB的線上空間,若要更大容量,再付費;同時,不單是透過網頁瀏覽器來存取雲裡面的檔案,還可以從智慧型手機、平板電腦的App來檢視、甚至直接編輯其中的內容;使用者若要將所擁有的檔案分享給他人存取,也可以很簡便地將下載連結寄給對方,而不需要硬是利用電子郵件的附檔傳送

在這樣的情況下,使用者不需要等到做在電腦前,就能開始取得與編修檔案,相對地,也提升資訊工作者的即戰力。

對於這樣如同BYOD開放態勢,企業其實擋不勝擋,因為就算在員工電腦端封殺、從網路端禁用,使用者還是可以透過智慧型手持裝置、3G/4G網路,繞過IT的控管範圍,去做這些事情,與其如此,或許企業可以考慮正式承租商用檔案雲服務,讓特定部門的人,尤其是行動使用者能夠堂堂正正地採用,對公司而言,固然需付出費用,但若能進一步掌握使用者分享檔案的行為、提升員工的協同作業效率,進而促進彼此共同合作意願,恐怕比消極防堵,但又管不動的情況,開放使用也有可能帶來更大的價值。

開放使用者用雲,機密資料外洩機率會因此大增嗎?或許,但無論你是否決定採用,關於網路越來越沒有邊界的這股潮流,已經勢不可擋,如果無法接受,應該要思考導入各種加密技術或DLP方案,而不是以安全為理由,無限上綱地阻止任何的IT建設。如何在開放的環境當中,保有祕密,是企業IT需要去面對的現實,因為,雲絕對不會是最後一個試圖扳開企業安全長城的應用。

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