公司打算開始推動員工教育訓練,可是我們不知道怎麼開始!」、「教育訓練?不是找個講師來上課就好了嗎?」、「幹嘛找外面的講師,我們不是有工程師會嗎?找他來上就好啦!」從事教育訓練多年來,確實也遇過一些單位有心推動,並希望促成教育訓練常態化舉行,不過,對於錯誤作法,我也見過不少,使得效果無法逐步展現,令教育訓練的舉行有如曇花一現。

準備教育訓練硬體環境

Alan Griffiths在〈Don’t Rely on “Magic Happens Here”.〉中,一開始就談到:「若你從夠遠的地方觀察任何活動、程序或訓練,它都會顯得很簡單。」

如果真有心落實教育訓練常態化,請站近一點,在推動初期的細節不若一般人想像地少,其中最不被重視的細節之一就是:「硬體環境」!「嗯?不是有電腦就好了嗎?」不是的!

事實上,硬體上要最先考慮的是講師可用的設備。「啥?為何是先考慮講師?」視課程形式而定,課程中可能有至少三分之一以上的時間,得是由講師向學員傳遞訊息,講師可用的設備就影響了訊息傳遞時的效率,對於兩天以上的課程來說,這更形重要,不佳的設備令學員吃力地從模糊訊息中擷取資訊,最後會令其感到疲備而使得效果大減,清晰(足夠解晰度)的投影機(幕),可配合教室大小的麥克風是最基本的,更好的情況是同時具有投影機與螢幕廣播系統,以便在一些操作上,能讓學員在自己的螢幕上看到細節。

硬體上也要優先考慮的是開放的網路環境,確實地,有一定規模的公司,網路控管會有一定的嚴密程度,全面性封鎖特定網域、不能自帶筆電、外來筆電不準連接內網,或需彌封網路連接埠與USB等情況,我都遇過。這方面,提供環境的人務必事先與講師溝通,以適當方式排除,設法在內網中架設私有Repository等伺服器、令電腦教室不連接內網、使用3G(4G)無線基地臺等,都是可以討論的方式。

當然,學員還是得使用電腦,對於初期推動教育訓練的單位來說,往往沒有專用教室或足夠的電腦數量,此時,請不要讓學員回到各自辦公桌上進行實作練習,這會難以掌控訓練狀況。如果不能臨時在會議室中提供電腦設備(像是公司不允許員工自帶筆電入內),我會建議租借坊間補習班電腦教室,並將上述講師設備、網路等列為租借教室的考量,這會比做盡一切努力想突破硬體設備限制,來得簡單一些。

決定教育訓練的形式

過去幾年來,我收到的課程邀約內容,很少有單位清楚自己適合採用的教育訓練形式,「嗯?不就是上課嗎?」

決定教育訓練形式的要素,基本上,有課程時間、課程範圍、學員人數、背景、程度等。教育訓練推動初期或偶而才舉辦一場訓練的單位,最常提出的是很短的課程時間(一或兩天)內,主題是針對很長或很細的範圍(從語言入門、物件導向、工具、資料庫到能寫出Web應用程式等),然後具有所謂「上課」的形式,也就是一般人認知中有講述、有示範、也有實作的方式(最好還帶有討論時間),不過,上課並非教育訓練的唯一形式。

過去,我很排斥很短的課程時間內教授很長的範圍,不過後來我從生態之旅的角度設計了《Python Tutorial》與《Java Tutorial》兩門課程,並實際施行數次後,確認這類課程有其價值,也就是如果在要跨入一個具有龐大生態的技術,這可以給個主幹,讓學員從這個主幹自行探索出更多枝節,也就是說,若教育訓練初期的單位,只能爭取很短的課程時間,請先採用生態之旅的形式進行,在這類形式下,學員甚至可以不用實作,操作上由講師示範。

純由講師示範的生態之旅,實際上已是以講座形式進行,如果負責教育訓練初期的單位,可爭取到較長的時間,也不用一開始就開出洋洋灑灑的課程範圍,可先撥出一兩天,針對不同主題以拆開為數個半天的形式來舉辦講座。這種形式,給學員刺激的目的,多過於讓學員懂的目的,並可針對講座在事後進行問卷調查,這有助於瞭解接下來的時間要進行的課程主題、時間、範圍規畫,這比憑空摸索這些課程需求要精確得多了。

過去收到的課程邀請中,有個比較特別的形式,例如,在三個小時的課程中,希望講課一小時,學員發問兩小時。我不確定這類邀請的承辦人,是不是想省顧問費,當然,講師願意承接的情況下,不失為一種形式,我也曾經執行過。不過就我的經驗,學員發問多半沒有章法,如果因為環境或保密政策等關係,不能實際察看原始碼等內容情境下,講師多半只能隔空抓藥。單純只希望採用發問時間多於講課時間的形式,個人認為意義並不大,不如在一些論壇上進行討論,還能得到集思廣益之效。

決定講師人選來源

在講師的人選上,有些單位會進行內訓,也就是尋找員工擔任講師人選,這是個管道,不過,請記得,不要讓教育訓練成為他工作外的負擔,這可以是他上班時間中工作的一部份。

希望員工在下班之後,額外花時間心力準備教育訓練相關事宜,上班卻只能做他原本職位之事,本來就是件不公平的事,由於訓練被認為是份外之事,多半也不會太認真準備。

可以的話,尋找原本就有相關推動理念的人來擔任內訓講師,而不是隨便指派一個有某技能之人。單位若有好的內訓,配合外訓施行下,通常會有不錯的效果。

很多單位以為,內訓的成本比較低,事實上不然,內訓耗費的成本極高,得有適當人選,得花心力與時間設計與準備教材,原本在某專案上優秀之人,被拿來執行內訓,相對地就耗損了原本在專案上的戰力、時間等成本,這是極重要的考量。

相對之下,尋找外聘講師,反而是適當地降低成本,也可以減少許多問題的發生,外聘講師的來源基本上有兩類,來自專門從事教育訓練的機構,來自領域中優秀之人。

專門從事教育訓練的機構,通常可提供教育訓練必要的基本設施,例如,提供專用電腦教室、相關軟硬體,以及現有的套裝課程、教材與更多的講師人選等,甚至可以提供課前、課後評量、成果報告等額外服務,這牽涉到可否由專門從事教育訓練的機構承接的考量。如果公司有既定的採購程序或行政流程,這類專門機構也比較能夠配合,如果能找到溝通良好的對等窗口,教育訓練推動初期由專門機構承辦,可以從中認識到不少推動訓練的眉角,反倒是個較好的選擇。

若想尋找來自領域中優秀之人,最重要的避免僅憑名氣來決定人選,可瞭解其過去研討會、技術文章、論譠等相關發表,如果可以,在他有參與的社群活動上實際見上一面,會是更好的作法。

記得,與專門從事教育訓練的機構不同,請給這些領域中優秀之人,多點時間準備,別為了快點消耗預算等理由,催促他們越快上課越好!

目標擺在產生正向循環

Alan Griffiths也談到:「當你沒有積極參與這些事,就會有種無意識的傾向,以為這些事情都很簡單,而且是『像魔法一般』完成的」,如果真的有心推動教育訓練,首要之務在於,請認真積極地參與,而不是期待魔法般的成效。

在教育訓練推動初期,目標也不應擺在一次的課程,就想讓學員具有飛天鑽地的能力,而是擺在產生有利後續推動的正向循環,這個循環包括了單位(主管)、學員、講師或相關機構間能繼續有效地溝通,讓教育訓練的成效能逐步展現並獲得重視,從而使得教育訓練的舉辦可以常態化!

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