iT自救術─段落樣式的調整方法

用文書處理打了字，大部分使用者都會試著去調整文字的各種屬性，玩得不亦樂乎，像是試著使用各種字體，改變字體的大小，把文章的標題改成粗體字並置中……。這類功能因為常用，所以你在Word 2007的「常用」功能區裡面，可以找到所有的這類常用功能。在Word 2003或是OOo Writer裡面，也把這類功能放在最明顯之處。

不過，會用這些功能，卻只能處理「小事」。

Microsoft以前有套簡易的多功能軟體，稱為Works。Works價格低廉，功能簡易，整合試算表和文書處理功能。我個人曾經玩過，你可別小看這軟體，它甚至可以列印郵寄標籤。

「如果這樣，那Microsoft的Word還幹麼活著？怎麼不自殺算了？」
是的，我想在座的各位讀者們，十個人倒有十一個人想問這問題。須知Word的價格其實並不便宜，Works就便宜很多很多了（Works 9.0僅有英文版，定價39.95美元，Word不零售，整套Office 2007家用版有賣3490元的，而企業用的隨機專業版更得要賣12490元）。那若是Word能做的所有事情Works也都能做，那誰還要買Word是不是？
答案就在於「樣式」這個功能。

「樣式」是文書處理最重要的功能
所謂的「樣式」，就是「群化的段落設定」。

上期講過，如果你要寫一本書，我想你會有章節名稱、小節標題、內文等等屬性不同的段落，但你會需要讓所有章節名稱的樣子看起來都一樣吧！如果你的章節名稱打算使用黑體字，21點的字體大小，那「所有的」章節名稱都應該使用相同的設定吧！

問題是，章節名稱是散落在整篇文章的各部份，你無法一個一個選起來改變其設定。如果你把整篇文章選起來，那改的又是整篇文章的設定。所以，在大部分功能較為進階的文書處理軟體、排版軟體裡面，一定都有「樣式」這個功能。

因此，為了能夠「正確」並「精確」的控制文章整體的外觀，請注意這個結論：

「只要把所有相同階層的段落，設定成相同的樣式，就可以群化的控制這些段落的外觀。」

比方說，如果你文章所有的標題，都用和某一種樣式（例如：標題1）做了連結。那如果所有的標題要換個字體，或是改變字體大小，你要做的事情就變成「改變標題1樣式的設定」即可，而不是「把所有標題選起來，改變其設定」。


分段的概念不永遠只是空兩格
在進行關於「樣式」更進一步的練習之前，我們先來做個練習。請用文書處理軟體打幾段文字和一個標題，並觀察一下你的工作成果。

當你一執行文書處理軟體，大多會開啟一個空白的文件，Word系列會把這空白文件裡面的空白段落預設成「內文」樣式，而Writer的空白段落則預設成「預設」樣式。

以Word 2003和Writer的「成果」看來，各位的感覺如何？就本人而言，預設的內文樣式都十分「單調」，段落和段落都混在一起，難以分辨。不要說這些文字裡有標題有內文你是分不出的，就連段落和段落之間你都難以分辨。

因此，在此先說說「分段的慣例」。

前幾期說過，小學生作文時，分段的慣例是「標題空四格」、「每段前面空兩格」。當你看到空兩格的另一行文字，就知道「這是新的一段」了。不過既然你以前不是小學生了，用的也不是作文簿而是電腦，且讓我們來研究一下，那一般文書處理是如何來分段？

那麼，也請記住這個原則：

「文書處理時，以容易辨認的形式作為段落的分界即可，不過，一般會只用一種形式，而不會同時使用多種形式混用來分段。」

比方說，如果你堅持在每一段前面「空一格」或「空兩格」作為分段的形式，可以嗎？絕對可以，你自己爽就好！畢竟這方法有著「一目了然」和「節省空間」的雙重好處。只是英文文字因為每個字母寬窄不一，有時是用「首行內縮一段固定的距離」（0.5吋）作為段落的分段形式。

有時我們會以「額外的間距」作為分段的依據。比方說，一般的內文使用的是單行距，行與行之間比較緊密。但到了新的一段，你可以讓段與段之間有額外的間隔，讓閱讀者看更清楚的知道段落的間隔。這種作法的優點是更醒目，但缺點是會多耗費些空間（和紙張成本）。

不過，有一個有趣的小地方，（有些）英文書會有一種神奇的分段形式：在標題下方的段落卻沒有首行縮排，別的段落卻有，這又是為何？

據說，這是因為，標題的形式和段落的形式，讓人一見即知這是不同的段落，所以標題下方的第一個段落是不縮排的。但是第一個段落和第二個段落之間，不縮排就會有分段不清的疑慮，所以第二個內文段落起，新的一段都必須有一個分段的依據（像是：首行縮排）。

用滑鼠調整縮排和樣式
觀看完分段的形式之後，該來學習一下調整分段的方法了。這裡先介紹最常見的「首行縮排」形式。

這方法適用於大多數文書處理軟體和排版軟體，所以僅用Writer做示範，不再重複用其他軟體示範。不過，這種用滑鼠拖曳控制點的作法，不是好方法。

拖曳控制點，你所能控制的只是你選取的段落（可以一次控制多個段落的縮排，只要把要調整的段落都選取後再調整設定即可）。但同樣的問題是：也許你只是想讓內文都首行縮排，但是標題通常是不縮排的。所以，用「樣式」功能來調整段落的樣式會是比較好的方法。

樣式功能表怎麼用呢？
很簡單，只要移動文字輸入游標，把游標停留在要改變樣式的段落，然後選擇適當的樣式即可。我一般會建議使用者，文章撰寫時就設定好每個段落該對應的樣式，日後若還想改變這些段落的外觀，去修改樣式的設定即可。



本期結語：縮排和樣式的學問還多著呢
這次僅簡單的示範了樣式的基礎操作，但對於初學者而言，「操作後會產生什麼結果」往往是難以想像的。沒關係，幸好我有清楚一點，所以下期將針對段落的縮排做詳細的介紹。

而我這期要給各位的「一個結論」是：縮排所著重的，也僅不過是「正確、精確的處理段落的外觀」罷了，還談不上「美觀」的程度。要做到美觀，牽涉到每個人的美學素養，那就等各位把基礎學熟了以後再說吧！