iT自救術─筆電與隨身碟、PDA同步（上）

辦公室裡處理文件，下了班意猶未盡想把工作帶回家，那文件怎麼辦？上期我已經說過，根據我個人經驗，想把文件在兩個工作地點之間「同步」有下列三種方案：
● Internet方案
● 隨身磁碟方案
● PDA方案
上期介紹的Internet同步方案在概念上比較單純，使用者只是把每一份文件都再丟一份「副本」到Internet的空間上。這Internet空間可以是web mail信箱（Google Gmail、Hotmail……），可以是web documents service（Office Live Workspace、Google Docs、Zoho、Thinkfree……），也可以是web drive（Microsoft Live Skydrive、Gmail + Gspace……），或是FTP檔案服務網站（自己架設）。除了FTP這個解決方案以外，其他的方案大多是要自己手動管理，適用於文件量不大的狀況。

這期我想介紹一下，如果文件數量比較多的時候，該怎麼辦？

文件數量多且檔案很大
這裡想像的「情境」，是以我們公司的重要成員──美術編輯──作為範例。美術編輯（簡稱美編）的每一份成品通常都是由多種文件組合而成，文字檔（純文字、Word文件、試算表……）、各種圖形（.EPS、.AI、 .JPG、.TIF……），這些零組件都是整個作品的一部分，但是你又不能隨意的將他們「用後即棄」，你得把這些零件好好備份起來。因為，誰知道，這些零組件會不又是另一份作品的重要零組件？

是的，美編的每一份作品都由許多「零件」串連而成，零碎的文件少則數個，多則數十個，通常他們會把這些東西放在同一個資料夾。但是，文件數量「多」並不是唯一的問題，文件的「大小」很大也是麻煩之一。

高品質的A4尺寸文件，需要多大容量的照片來支撐？數十MB？數百MB？都有可能，但鐵定不小。傳聞中的Photoshop CS4將會有64-bit版，將可以加快開啟GB級大小的相片檔案（ohmygod），Acrobat 9已經內建「影片內嵌PDF」的功能，影片檔案通常也不小。其實，容量不算是大問題，當500GB容量的硬碟才賣不到3000元的時候（內接式），空間問題都好解決。但這些數量不少容量又大的檔案想要用Internet傳輸的方式同步，「覆蓋法」看起來就不是一個很好的方案。

這時候，用隨身碟（尤其是隨身「硬碟」）就會是個比較好的備份/同步方案，但是要怎麼做呢？

檔案同步的概念介紹
所以，弄個硬碟，把你要備份的檔案全都倒進去不就結了？這有什麼難的？

恐怕不是這麼簡單，要是你這樣做會有大問題的。在此，請各位先試著想像一下「同步」的情境和概念。

● 家中和公司都有電腦，並使用隨身碟當作檔案傳遞的媒介
● 使用筆電「隨身帶著走」到處工作，但有時會使用桌上型電腦處理文件

情境很多種，但說穿了只有一個大麻煩，那就是：有時你會在甲電腦修改文件，有時候你會在乙電腦修改文件。那量多且雜的文件改來改去，哪裡改了哪裡沒改，要怎麼去處理文件版本混亂的問題？
目前已知的簡單作法，是使用檔案同步軟體。

比方說，使用者在甲電腦修改了很多檔案，要回家時就拿出隨身硬碟進行「synchronize」，這同步軟體就會判斷甲電腦和隨身硬碟中的檔案狀況，然後進行同步工作。

請一定要注意，同步時，「判斷的依據」是很重要的。就筆者有限的智力來想像，判斷的簡單依據有三個：「檔案的大小」、「檔案的日期」和「檔案存在的狀態」。
檔案的大小
在這個例子中，如果甲電腦的檔案有被修改過，那檔案的大小就會被更動，因此同步軟體只要發現大小改變的檔案就該同步它們（也就是，從甲電腦複製到隨身碟，覆蓋同名的檔案）。

檔案的日期
但是，有時候被更改的檔案只是更該了一個小小地方，檔案大小完全沒有改變。但只要是更動，檔案就該被同步更新，所以同步軟體還會根據檔案的「日期屬性」進行是否需要更新的判斷。

檔案存在的狀態
如果你在甲電腦上把某個檔案刪除了，那進行同步時，檔案是否也應該同步刪除？又或者，你是把檔案更名了，隨身硬碟上是否也應該做同步的更新動作？有時你得告訴軟體，「哪一邊」的狀態才是正確的，並讓軟體做出正確的更新動作。

簡而言之，同步軟體會做的事情應該是：「除了『兩邊全等』的檔案，都要更新之」。同步軟體應該先比對甲電腦和隨身硬碟上的檔案，把全等的檔案排除（全等的檔案就不用同步處理了），然後列出「有變化的」（無論是檔案大小變化、日期變化還是存在狀態的變化），再讓使用者選擇處理的方式。

舉例來說，你確定所有甲電腦上的檔案才是最新的，那簡單，你只要把甲電腦上的「檔案變化」都覆蓋到隨身硬碟上。又或者，你確定隨身碟上的檔案才是最新的（因為是你從乙電腦上同步過來的，而你打算把這些檔案同步到甲電腦上），那你可以把隨身碟上的檔案變化都覆蓋到甲電腦上。又或者，你可以一個檔案一個檔案自行判斷。

有人問：「軟體不會自己判斷嗎？」其實可以，你給他一個「準則」即可。如果你不放心，才自己介入判斷。

如果是這樣，「同步軟體」和「自行複製法」有什麼不同？

有很大很大的不同呢！

同步軟體只同步那些「有變化的」檔案，可以大量減少同步的時間。因為你每天工作，需要同步的檔案其實有個限度，同步軟體可以排除那些根本沒動到的檔案。但是如果你用「自行覆蓋」的方法，那不得了，檔案數量、容量都太大了，全部來一次會浪費太多時間。

底下，就介紹一些本人所建議的同步軟體。Allway Sync
這是一個免費軟體，稱為Allway Sync（http://allwaysync.com）。軟體很迷你，優點是功能完備，速度很快，完全可以滿足多數人的檔案同步要求。

本人安裝此軟體的過程中，全程是亂碼，我猜想是因為此軟體只支援簡體中文，因此以簡體中文顯示安裝的說明而造成了這種亂碼的情形。幸好，只要一直按下「Next」就可以正常安裝。

軟體的執行狀況則相當正常，英文介面還算好操作（對我而言，這比簡體中文要更好些）。使用這套軟體的方式很簡單，先指定兩邊要同步的資料夾位置，然後按下「Analyze」按鈕分析資料夾底下的所有檔案的狀況，排除警告之後就可以進行同步工作。

各種檔案狀況會被明確的統計出來，你可以忽略那些完全相同的檔案（請注意，完全相同的判斷並不是精細的比對，大多只是比對檔案大小和日期而已，這就足夠了），把注意力放在那些有變化的檔案。你也可以改變同步的方向，從「雙向智慧同步」改成「單向同步」。

Allway Sync有單機版、隨身碟版和U3版，如果你只有一臺隨身碟（或是一臺筆電）要當作同步的「媒介」，那我建議安裝隨身碟版在這隨身碟（或是筆電）上頭，否則每一臺電腦都得裝一套這軟體才能進行同步。

DSynchronize
國外一個程式設計師的傑作，此人的作品集命名為Dimio's Tools（http://dimio.altervista.org/eng），在一些功能都頗好用的小工具中，其中一個小程式稱為「DSynchronize」，可以進行「多重目標的檔案同步」。

這很酷。

也就是說，如果你的檔案同時擺在桌上型電腦、隨身碟、FTP伺服器和區域網路伺服器等多個地方，用DSynchronize可以一次把這些地方的所有備份都同步。也就是說，如果你有「保險」（一次備份不只兩份，可能還有三份、四份……），這軟體對你而言就相當方便。

由於功能十分強悍，所以有人幫這軟體翻譯了中文介面，這讓多數人應該都倍感親切。

這套軟體的操作介面相當簡潔，並沒有Allway Sync那麼好看的介面。DSynchronize就是以「單純、多重來源/目標的同步」為設計理念。只要指定同步的來源資料夾和目標資料夾，就可以進行兩邊檔案的比對和同步。你只要先勾選「預覽模式」，確定一切動作（檔案的新增、刪除和覆蓋）都是你預期的，就可以取消預覽模式，並再次按下同步即可。

我特別有試驗關於FTP伺服器的同步，這部份確實可行，功能也相當正常，不過FTP伺服器的網址、帳號、密碼得使用比較鮮為人知的方式（ftp://帳號:密碼@網址/路徑/）設定之。但若設定正確，同步備份檔案到FTP伺服器的快感是難以言喻的。

Total Commander
Total Commander（http://www. ghisler.com）是一套檔案總管類型的軟體，而這類檔案總管有個專有名詞，稱為「orthodox file manager」，它們和以前DOS時代的Norton Commander有類似的檔案管理介面，因而得名。

不過，今天不介紹檔案管理方面的功能，我只想大致說明這套軟體的檔案同步功能。

同樣的，先指定好要同步的資料夾之後，按下「比較」就會進行兩邊資料夾裡面檔案的比對。全等的檔案會用黑色顯示，而需要同步的檔案，則依狀態分別用各種顏色標示。這軟體會謹慎的詢問使用者，然後才進行各種檔案複製、覆蓋和刪除工作。使用者只要選擇正確的項目，還是可以快速的進行各種同步工作。

不過Total Commander並非免費軟體，你可以先試用一陣子再決定是否要購買。

本期結語：還有一些同步方案下期介紹
上述這些方案都是用其他軟體完成，那有沒有Windows內建的檔案同步方案呢？

有的，Windows內建的簡單檔案同步方案被稱為「公事包」，從Windows 95時代就被提供了，只是很少人使用這功能，我覺得以「學習的心態」來研究一下這東西也不壞。另一個比較複雜的功能被稱為「離線檔案」，Windows XP和Windows Vista都有此功能，它是針對筆電在企業環境檔案同步而設計。這些功能以及PDA的同步操作，我都將在下期說明。