中小企業e化大調查(下)

e化要成功，善用外在助力
中小企業e化普遍遇到沒錢、沒人的窘境，再加上資訊服務廠商配合的問題，這些問題可透過中小企業處協助，或藉由資訊服務業者所提供的租賃服務方式來解決。

印刷業 裕華彩藝冀望系統販售另闢IT財源 一般的中小企業普遍IT預算不足，裕華彩藝透過系統開發，將自行研發的系統賣給同業，也找出IT預算不足的另一條出路。

攝影器材業 配合上游供應鏈，創映國際跟著e化 為了配合大賣場的進銷存系統，創映國際系統也逐步進行更新，並導入POS系統，讓公司能更有效掌握各分店庫存。

中小企業e化停看聽
企業e化成功得要件，領導者的支持與參與、內部共識的凝聚、各階段目標的制訂與建構適合的e化系統，而在選擇資訊服務廠商時，一定要多看、多聽、多比較，選出真正符合需求的廠商，避免日後產生糾紛。

美髮業 e化讓登少姿提升競爭力 主管階層的支持，加上員工e化的決心，登少姿成功導入營運管理系統，提升管理效率與降低人事成本，增加公司的競爭力。

體育用品業 系統需要詳盡的測試，避免不必要的浪費 在系統建立前就必須與資訊服務廠商充分溝通，並進行仔細測試，避免損失發生，甚至無法修正。

e化要成功，善用外在助力

占臺灣企業總數98％的中小企業，目前共超越122萬家，根據iThome中小企業e化大調查的結果，發現中小企業e化普遍面臨到沒錢、沒人的問題，擁有500多家中小企業e化輔導經驗的汪俊良便表示，中小企業普遍規模小，能否生存下來都是個問題了，哪裡會有足夠的人力與經費去e化呢？

問題一：中小企業e化缺錢，預算不足影響IT建置與更新
根據iThome中小企業e化大調查，今年共有38.3％的中小企業IT預算不到10萬元，毫無預算的中小企業更占19％，這兩者便占整體中小企業57.3％，顯示中小企業有超過半數IT預算不足10萬元。

此外，針對明年的IT預算支出，76.9％的中小企業明年的IT預算是持平，顯示出中小企業明年的IT預算將與今年相差不遠，大多數的中小企業IT預算仍是在10萬元以下。

然而，IT預算不足是否就代表要放棄e化，其實也未必。現在有許多免費的開放原始碼軟體，就能幫助企業克服IT經費不足的問題。鴻新運通就選擇使用OpenOffice.org這套免費的文書軟體，來取代微軟（Microsoft）的Office應用軟體。

預算不足也會造成已導入系統無法持續更新，詹士企業總經理詹德生表示，雖然該公司目前的系統仍存在一些問題，但在公司業績沒有明顯提升的前提下，也不會貿然進行系統更新。負責執行中小企業e化輔導專案的中華民國資訊軟體協會，每年都會定期追蹤受輔導企業後續狀況，該協會e化服務處/診斷輔導組專案組長呂怡緯表示，「由於看不到e化立即的投資報酬，中小企業能持續進行e化的比例只佔50％。」

問題二：中小企業e化缺人，IT專業人才留不住
預算不足除造成IT建置的停滯，也間接影響IT人員普遍不足，根據iThome中小企業e化大調查的結果，中小企業e化時主要遭遇到的困難，主要來自於專業人才不足，達46％。

許多中小企業因為規模不夠大，沒有足夠的經費養一名IT人員，因而IT人員的角色都是由其他部門的員工來兼，雷光科技便是因為規模還不大，目前並未有專職的IT人員，而由公司內部人員兼任IT人員，在這個情況下，如果遇到本身無法處理的問題，就尋求委外的服務廠商解決。

此外，中小企業的IT需求並不像大型企業那般迫切，預算不多、IT建置規模也不夠大，對於IT人才來說，在中小企業任職的生涯規畫是個問題，一位中小企業的IT人員便表示，「該公司的資訊部門普遍被認為是個燒錢的單位，公司不重視IT部門，使得IT預算不足，因此若有機會也會想進入大公司。」

專門輔導紡織業e化的中華民國紡織業拓展會，該協會產經資訊處專案經理郭思諭表示，中小型企業普遍預算不足，在資源有限的情況下，大部分的中小企業寧願買套裝軟體，而不願意去聘請一名IT人員，如果遇到IT人力不足的情況，中小企業寧願向外尋求委外公司服務來取代公司內部IT人才。

中小企業普遍缺乏IT人員的狀況，呂怡緯表示，就算中小企業有專任的IT人員，因為全部的事情完全落在這名IT人員上，公司所有的狀況也只有這名員工才知道，如果該名IT人員離職，將造成斷層的現象。

健業電腦就快面臨人才斷層的現象，健業電腦從93年導入內部管理作業流程系統，但中小企業IT人才流動率高，目前只剩下一名員工懂得使用這套系統。

要如何避免人才斷層的問題，呂怡緯表示，「解決之道就是要落實完善的教育訓練的方式，讓每個員工都能了解系統的運作狀況，避免斷層現象的發生。」

中小企業如何找錢與人
中小企業普遍缺乏IT人才，進一步探究中小企業缺乏人才的主因，主要就來自中小企業本身IT預算不足，為了解決中小企業預算不足的現象，目前政府在推動中小企業e化推出「中小企業產業電子化服務團計畫」，該計畫從民國91成立以來，每年會遴選出5個中小企業提供經費的補助。

在經費補助的部分，此計畫共分一般性與示範性計畫個廠輔導者，一般性申請的經費補助最高達50 萬元，示範性為75萬元，受輔導的廠商仍須負擔一定比例的自籌款。每年4月～5月會提出公告，可在中小企業處、中華民國軟體協會與電腦公會網站查詢到相關訊息。

但在資格上必須符合經濟部中小企業處發布的認定標準，如製造業、營造業、礦業及土石採取業等資本額必須要在8千萬元以下或員工人數在200人以下，就可以稱為中小企業。

凡是符合經濟部所認定的中小企業，都可以索取申請書提出聲請，申請書中必須要包含企業要建置的系統、導入系統的報價與系統導入時程說明，評選會選出的前5名企業將會獲得經費補助，並開始實行e化系統的建置，軟協則會定期驗收與查核建置狀況，若狀況不良則會收回經費，停止建置。

除中小企業電子化服務團計畫，經濟部中小企業處知識資訊組副組長何晉滄表示，「中小企業在進行e化，除申請補助款，也可以向經濟部中小企業處申請優惠貸款。」如數位內容及文化創意產業優惠貸款，主要針對數位內容產業及文化創意產業，貸款的額度為申請計畫實際需要的80％，每一個核貸的額數不得超過1億元。

中小企業普遍缺乏人與錢，目前許多資訊服務廠商都有推出ASP租賃的服務，目前包含鼎新、超網路公司、國尊科技、伺服網路公司與中華電信等，都有推出類似的方案，如鼎新的e-go系統租賃服務，其服務的內容就包含教育訓練、維運的費用與系統的建置等，有效降低系統建置時所需的金錢與人力的支出。「透過租用的模式，不必一次買斷，減輕中小企業財務上的壓力。」何晉滄表示。

問題三：e化服務廠商與e化工具的配合
根據iThome中小企業e化大調查結果，中小企業面臨諸多挑選資訊服務廠商與產品的問題，其中包括對廠商及產品資訊不了解、各個資訊系統整合困難、市面上找不到合適的產品、委外廠商無法達成需求，或導入後發現不合需求於是將系統擱置。其中，36.1％的受訪者表示不了解廠商及產品資訊。

中小企業透過政府的輔助與貸款取得IT建置經費，有了足夠的經費要進行e化，卻不知道要如何挑選一家合適的資訊服務廠商，何晉滄表示，「針對不同產業的中小企業，就有許多不同的套裝軟體，光是這些資訊服務廠商就將近快1千家，如果挑不好就像嫁錯人般，造成的問題更大。」

雷光科技從DOS版的進銷存系統轉換至Windows版時，需要先進行測試，才能知道軟體適不適用，但很多資訊服務廠商都不願意提供軟體測試。

雷光科技很早就進行e化的工作，再加上該公司從事光學檢測儀器販售，相較於其他公司更具有e化的基礎。但雷光科技卻無法找到一套適用的進銷存系統，「這些資訊服務廠商態度都很差，大多數都抱持著，不先付錢就無法使用的心態，導致服務品質相當差勁」，黃明德表示，但是「如果不先測試，往往也不清楚該套軟體是否適合該公司。」

除了購買套裝軟體遇到阻力，雷光科技於93年度接受經濟部中小業處「建置中小企業電子化服務團計畫」輔導建置e-learing系統，成為e化示範廠商，但至今這套系統始終沒有正式上路過，黃明德表示，政府鼓勵中小企業進行e化，但e化的結果卻因資訊服務廠商的態度而大打折扣。

雷光科技的產品，都是屬於檢測的設備，而各產品彼此間差異很大，如光學測量、色差管理與食品品管等儀器，如果發生問題，解決的方式也就跟著不一樣。也因為產品具有特殊性，要得到這方面相關的知識很難，為了解決這個問題，黃明德決心導入e-learing數位學習系統，提升客戶維修儀器的能力。

雷光科技為了提升客戶操作儀器的能力，將教育訓練的課程全程錄影，並將這些錄影的課程放在該公司的網站上，客戶只要進入雷光科技的網站，就能獲得教育訓練，客戶若有相關操作的問題，可以直接透過網路進行教育訓練，方便客戶不受時間與空間的限制，隨時隨地都可以進行線上學習。

當初滿懷熱誠投入e-learing系統，並建立將近百片的錄影課程，期望透過這套系統提昇公司的效率，但這個構想至今仍無法實現，黃明德表示，政府的輔導計畫時程大約為半年，在半年內就必須完成系統的建置，整個系統在還沒有建置完善的情況下，就因為時間的限制而草草結束，目前e-learing系統根本無法使用，將近百片的錄影課程，卻沒有一片派上用場。

於是黃明德便找上當時委託的資訊服務廠商，但資訊服務廠商卻因為驗收時間完畢，不願再繼續提供服務，「在短短的半年內，就要完成一套系統，系統還沒正式上線就已經結束」，黃明德的無奈正點出了其他中小企業e化所面臨的難處。

除雷光科技，健業電腦也同樣遇到資訊服務廠商態度不好的現象，該公司於93年度參與中小企業e化輔導示範性計畫，卻面臨系統導入至今仍無法使用的窘境，該公司負責人陳健一表示，當初以為這家資訊服務廠商是上市上櫃，導入該家的系統，服務會相當的完善，但最後結果卻是南轅北轍。

當初健業電腦導入電腦經銷門市系統時，已將需求完整告知該資訊服務廠商，該資訊服務廠商也承諾未來將完成這些系統的開發，陳健一表示，但等到整個輔助計畫驗收完畢後，至今2年了，這套系統仍無法使用，資訊服務廠商完全不想負責。

陳健一認為此次系統建置失敗的原因，就是出在資訊服務廠商沒有責任感，陳健一無奈的表示，「當初這家資訊服務廠商只是把系統作簡單的修改，就直接套用，然而，小型連鎖店根本就不需要出貨單這樣的設計，難道每一次交易都要拿出貨單給客人嗎？」

健業電腦本身就是從事電腦產品流通買賣的作業，相較於一般中小型企業，健業電腦對資訊科技都有一定的認知，但導入這套系統至今只有一名員工會使用，陳健一表示，資訊服務廠商沒有一套完整的教育訓練，造成許多員工對於這套系統不熟悉，雖然可以透過電話諮詢的方式進行解決，但很多問題並不只是靠電話就可以處理，廠商親自到府才能真正解決問題。

陳健一表示，經濟部中小企業處應該負起監督的角色，示範性計畫並不能像是做業績般就搪塞過去，如果能拉長整個計畫的時間，讓資訊服務廠商能與企業有效的溝通，並針對問題進行解決，政府的輔助計畫才會成功。

下一頁缺乏資訊人員將造成與廠商溝通不良
許多中小企業在導入系統前，並沒有完整的告知資訊服務廠商中小企業的真正需求，在導完系統後，才發現系統並不符合實際運作的需求，何晉滄表示，中小企業普遍缺乏資訊人員，這也容易造成資訊不對稱的情況發生，中小企業聽不懂資訊服務廠商的話，資訊服務廠商也因為中小企業不了解e化，進而導致溝通不良現象的發生。

為了避免這種現象的發生，目前經濟部中小企業處正在推動「縮減產業數位落差」計畫，主要針對20人以下的企業，這些企業往往都在起步的階段，對於e化系統不熟悉，透過這項計畫，促成微型企業開始使用電腦設備與寬頻應用，進而使用電子商務，何晉滄表示，以關懷角度出發，每個企業都有接近資訊的自由，也就是資訊人權，這也促成企業e化的開始。

如何避免嫁錯資訊服務廠商
經濟部中小企業處知識資訊組副組長何晉滄提醒中小企業在選擇資訊服務廠商時，一定要多聽、多看、多比較。

何晉滄表示，臺灣資訊服務廠商良莠不齊，有許多資訊服務廠商都是將服務再外包，且這些不良的資訊廠商沒有建立起永續服務的服務，才造成目前許多的糾紛。

中小企業示範性計畫，都是開放中小企業自行挑選適合的資訊服務廠商，在進行評估作業時，一定要多從自己的同業或公會中，了解該資訊服務廠商的評價，如果沒有這些管道，也可以詢問經濟部中小企業處，目前在軟協的網站上，就有顧問師的名單提供中小企業去挑選，這些顧問師分屬不同行業，會針對不同產業的企業，提供e化的諮詢。

目前政府並沒有一套機制去評選良好的資訊服務廠商，何晉滄表示，如果政府進行評鑑資訊服務廠商，難以保證未來這些資訊服務廠商沒有任何問題。

因此，當選定了某家資訊服務業者，就要在合約上明確的規範，如果中小企業不知道如何撰寫合約，軟協也有提供一個定型化契約供中小企業參考。

政府除了以道德勸說的方式要求資訊服務廠商改善，目前政府在數位落差縮短產業數位落差的網站上，提供資訊服務業者針對不同產業所提供的服務項目，由於這些資訊服務業者必須經過中小企業處評選後，確認資訊服務業者所提供的系統真正能幫助中小企業e化，才會放在網站上。

何晉滄表示，若發現資訊服務廠商有不良的記錄，便會在縮短數位落差的網站上除名，此外，若身為中小企業電子化服務團計畫的資訊服務廠商若發生問題，中小企業處將該資訊服務廠商進行除名的動作，達到嚇阻的作用。

負責執行中小企業電子化服務團計畫的中華民國資訊軟體協會，該協會e化服務處/診斷輔導組專案組長呂怡緯表示，政府的e化輔導計畫主要在大型輔導計畫中容易發生問題，這些計畫往往都要花費上百萬元進行系統的客製化開發，相對於20萬元的小型輔導計畫，只要買一套套裝軟體便可以運作，在輔導時間短促下，容易造成系統開發無法符合中小企業需求的問題。

他進一步表示，中小企業在導入系統後的隔年，軟協會進行追蹤，追蹤系統是否運作良好，若系統仍有問題，軟協會要求資訊服務廠商進行改善，但由於缺乏法律效應，所以目前成效不彰。

因此，為避免嫁錯資訊廠商的情況發生，何晉滄表示，目前有許多資訊服務業者都有提供ASP的租賃服務，中小企業如果要導入某項系統，只要向這些資訊服務廠商提出租賃的要求，從合作的期間，可以了解到這家資訊服務廠商對於中小企業的態度，如果發現有不良的現象，可以馬上更換資訊服務廠商，若發現一家合作愉快的資訊服務廠商，則可以向該資訊服務廠商從租賃的模式轉向直接購買該系統。印刷業－裕華彩藝冀望系統販售另闢IT財源

成立至今邁入67年歷史的裕華彩藝，原名為裕台中華股份有限公司，裕華彩藝在導入ERP系統前，已有部分e化系統，如原物料庫存、會計總帳與人事薪資系統，但這些系統都是在DOS作業系統下運作，各系統無法達到資料整合，除此之外，大部分的作業流程都是採用人工的方式進行處理，除了容易造成工作的錯誤率，也增加企業經營成本，因此，裕華彩藝為了提升競爭力與改善作業流程開始進行ERP系統的規畫。

ERP套裝軟體無法符合印刷業需求
不同於其他小型的印刷業只負責部分的印刷流程，裕華彩藝包含印刷前置流程、印刷流程與印刷後置流程，包含的細項如送稿、分色、製版、出版、拼版、印刷、裁切、上光、摺紙、裝釘等流程。因此，印刷產業不同於其他的產業，流程的複雜度相當高，裕華彩藝總經理葉振璧表示，「由於印刷的流程相當複雜，所以是我們e化最主要的原因，但這也是我們導入e化最大的難題。」

也因為印刷業流程相當的複雜，印刷工業技術研究中心李嘉中表示，目前整體印刷業有70％～80％都是使用客製化的軟體。葉振璧也表示，當時曾經找過許多家的套裝軟體，但這些系統的工程師並沒有深入的了解印刷業的特性，造成這些套裝軟體根本不符合印刷業的需求，因此開始思索打造一套符合印刷業真正需求的ERP系統。

排除套裝軟體走向自行開發
印刷業流程相當複雜，市面上很難有一套真正符合印刷業需求的ERP系統，葉振璧表示，「剛好有一位朋友也是印刷業的同行，那位朋友的弟弟剛好開發出一套印刷流程系統，由於他對整個印刷業相當熟悉，這套系統寫的相當不錯，但缺乏印刷前置流程與印刷後置流程，於是便找他來建立一套包含完整印刷流程的ERP系統。」

目前裕華彩藝只開發了「原物料系統」、「訂單系統」與「銷售系統」，葉振璧表示，光是這3套系統就要花費200萬元，若整個系統開發就要花上千萬。

葉振璧為了籌措財源，除了透過經濟部中小企業處尋求示範性計畫的補助款共150萬元，更打算透過將目前已開發完畢的3個系統向同業間販售，葉振璧表示，「對於中小企業要花上一千萬去開發一套系統，簡直是一項不可能的任務，為了拓展財源，不如將做好的系統進行販售。」

目前這套印刷業ERP系統預計以每套50萬元進行販售，一個月系統維護費為3千元，「希望透過系統的販售能夠將IT的投資進行回收。」葉振璧表示。

不同於一般軟體公司，這套系統主要由裕華彩藝來進行研發，葉振璧表示，為了避免印刷的同業，對於資料洩密的疑慮，裕華彩藝將成立一家資訊軟體公司負責該系統的販售、維護與建置的工作，此外，也會簽訂保密合約，提升同業的信任度。

導入ERP系統提升效率
在導入ERP系統前，裕華彩藝最大的困擾點就在於生產成本與生產效率無法明確的估計，葉振璧表示，底下的員工，一臺印刷機一個月可以印出多少量，他們並不清楚，但導入ERP系統後，生產效率、交貨時間與成本估算都有明顯的提升。

葉振璧表示，除了可以讓客戶了解目前的生產進度，為了爭取國際訂單，透過報價系統，可以隨時更改價格，提升裕華彩藝的競爭力。目前除了導入ERP系統，裕華彩藝正導入知識管理系統（Knowledge Management；KM），葉振璧表示，公司內部有許多充滿專業經驗的資深員工，將他們所累積到的知識加以蒐集並歸入資料庫中，而KM是一個長期資料蒐集的過程，裕華彩藝將持續不斷的進行。

e化成功方程式
裕華彩藝能夠成功導入ERP系統，在於主管階層的支持與參與，葉振璧除了對e化有相當的決心，更最重要的是，他親自參與每次的教育訓練，「整套ERP系統，全公司我最熟悉。」，葉振璧表示。

除了主管階層的支持，在導入前要有一套完整的前置作業，除了要將所需的表單鍵入系統中，更重要的是要讓員工都能對e化有認同感。葉振璧表示，當初在導入系統前，曾經面臨員工的反彈，該名員工主要負責原物料的管理，e化後，整個原物料的編號和過去不同，造成該位員工的反彈。

為此，葉振璧在教育訓練時要求這名員工將編號寫出來，問大家看的懂這個編號，但卻沒有一個人看的懂，然後再將新的編號寫出來，由於新的編號，每個號碼都代表一個意義，結果每個員工都能了解這個編號代表的是哪個原物料，「在導入ERP系統前，每一個原物料都有不同的編號，但也只有該名員工看的懂，但改寫編號後，方便業務人員進行開單，也勸服該名員工轉換至新系統」葉振璧表示。

導入系統後，並不代表系統就已經建置完成，系統一定會遇到許多問題要去修改，「如果系統有問題，會降低大家對e化的信心，所以一定要確保系統能夠正常運行無誤。」，葉振璧表示。

為此，葉振璧派專人去負責監督系統修改，系統修改後，若問題仍持續的發生，對於公司員工而言，將造成對系統信心的不足，葉振璧表示，「由於寫程式的人難免會有疏失的發生，透過專人的監督，以加強系統的穩定性。」攝影器材業－配合上游供應鏈，創映國際跟著e化

創立於1987年的創映國際，原本從事工商攝影，而後又兼營照相沖印店，創映國際從企業市場延伸至一般消費市場。創映國際除照相沖印也開始經營相機的販售。除代理各家攝影器材，也將通路的觸角延伸至國內各大賣場如大潤發、上新聯勤與家樂福等，這也促使創映國際e化的序幕。

配合上游供應鏈，創映國際也跟著e化
創映國際很早就開始使用DOS 版的進銷存系統，但隨著行銷通路的觸角延伸至大賣場，創映國際目前共有30個大賣場銷售點販賣各大廠牌的攝影器材，但這些大賣場進銷存系統都是採用Windows作業系統，為了與這些大賣場進行系統的連結，所以系統也要跟著提升，創映國際總經理邱俊維表示，「要與大賣場合作做生意，如果沒有e化根本就無法運作。」

創映國際鋪貨的據點除大賣場，也延伸至全臺的沖印店，這也促成各家沖印店進行e化，邱俊維表示，透過供應鏈的模式，將e化的觸角更廣泛的延伸。

創映國際除代理各大廠牌相機，也與照相器材廠合作製造相機，由於相機的製造牽涉到許多流程，如包材就是由家庭代工所負責，相對於大賣場與沖印店，這些家庭代工絕大多數都沒有電腦，邱俊維表示，這也是供應鏈中進行e化最難拓展的地方。

POS系統，有效掌握市場脈動
攝影器材產業不同於其他產業，在於產品的價值日新月異，照相機的價格，每日都有不同的變化，為了有效控制庫存，創映國際開始在全臺各大賣點進行POS系統的導入，邱俊維表示，導入POS系統，總公司能更有效掌握各分店的庫存，因為相機價格的降低，若庫存過高，造成公司的損失。

除此之外，導入POS系統也方便判斷市場脈動，邱俊維表示，許多相機的經銷商往往宣稱該產品在國外銷售良好而進行塞貨，但透過POS系統，可以及時了解相機販售的狀況，加強市場訊息的判斷。

沖印業走向電子商務
沖印業隨著數位時代的來臨，過去由於採用底片的方式，必須進行沖洗才可以看到照片，沖印量維持一定的比例，但數位化後，不必沖印就可以看到影像，這也造成沖印量迅速的下滑，對沖印業形成莫大的衝擊，這也促成沖印業面臨轉型，「沖印業如果沒有進行e化，就會被淘汰」，邱俊良表示。

創映國際也開始面臨瓶頸，但透過建立B2C的網站，開啟另一條出路，邱俊良表示，透過網路的傳輸，消費者可以透過網站，將數位影像進行上傳，客戶可以自行選擇影像的尺寸與張數，不必進入沖印店也可以進行沖印。

建立統一的採購系統
邱俊良除為創映國際的總經理也兼任照相工會全國聯合會副理事長，目前照相工會正在積極推動統一的採購平臺。

目前照相工會全臺共有800多家的會員，邱俊良表示，如果每一家沖印店自行採購相紙或藥水相對成本較高，但如果透過網路將每一家店採購的數量上傳至網站，透過工會的統一訂購，訂購的量變大，相對的單價也跟著壓低，這也是網路化後，帶給沖印業另一項的改變。中小企業e化停看聽

中小企業在進行e化前，一定要破除e化的迷失，e化並非萬能，也並不是所有的企業都需要e化，經濟部中小企業處知識資訊組副組長何晉滄提醒中小企業進行e化時要注意到，e化只是一項工具，並不是每一家企業都需要e化，只要e化能對企業商業模式有所改善，才需要導入e化。

前置規畫必須完整
根據iThome中小企業e化大調查的結果，有75.4％的中小企業e化的動機主要來自提高作業效率，其次為開拓新商機、降低成本、增加客戶滿意度、上下游廠商的要求與看到同業導入的成效，分別為38％、33.2％、29.5％、5.7％、4.7％。有7成5的企業都希望藉由e化提高工作效率，但對於中小企業而言，e化並非是非做不可，「雖然我推動中小企業e化，但並不是全部的中小企業都是需要e化」，何晉滄表示。

對於許多微型企業而言，一套Excel就可以滿足大部分的需求，根本就不需要導入財會系統，何晉滄表示，一家中小型企業在導入e化時，必須要了解本身有需求時，才需要購買這套系統，如果沒有這個需求，導入e化是項浪費時間、金錢的事情。因此，企業進行e化時，必須衡量企業的目標策略、營運流程、經營模式與系統應用等，建置出符合企業需求的e化系統。

很多微型企業只要一臺電腦就可以處理絕大部分的業務，當企業規模超過20人以上，系統的問題才會慢慢浮現出來，這時才會發現e化的問題，此時才需要評估導入e化系統。中華民國資訊軟體協會e化服務處/診斷輔導組專案組長呂怡緯便表示，一般中小企業普遍面臨到沒錢與沒人的問題，但這並非是最核心的問題，真正的問題在於中小企業是否清楚自身的需求，從自身的需求出發來尋找所需的e化系統。「有許多中小企業在進行e化時，往往因為同業在用什麼，他們也跟著去弄，這也是中小企業面臨e化時遇到最核心的問題」，呂怡緯表示。

在導入e化系統前，確認自己本身的需求後，接下來重要的是主管階層的支持，裕華彩藝能夠成功導入ERP系統，就在於主管階層的支持與參與，該公司總經理葉振璧除了對e化有相當的決心，更最重要的是，他親自參與每次的教育訓練，「整套ERP系統，全公司我最熟悉。」，葉振璧表示。雖然底下的員工曾有反彈情況的發生，但因為領導階層的支持，員工也必須服從，這也促成裕華彩藝成功導入ERP系統的原因之一。

除老闆支持，接下來就是員工必須對系統有很高的接受度，很多企業都有CRM系統，但成敗的關鍵卻是在底層的業務人員手中，必須營造出組織學習的環境，讓每個人都能接受這套系統，才可以達到e化的目的，「如果底層的業務人員都不願將資料放在這套系統，這套系統就無法發揮效果」，何晉滄表示。

導入一套e化系統，對於工作的複雜度相對也提升不少，所以導入系統前一定要做好內部向心力的凝聚，再加上完整的教育訓練，讓公司相關人員都能了解這套系統，並透過這套系統達成效率的提升。

此外，企業的教育訓練一定要在企業內部進行，透過每次教育訓練的時間，讓大家透過內部的討論，挖掘系統的問題，讓系統能更有效的運用，達到雙贏的局面。

針對臺灣資訊服務廠商良莠不齊，何晉滄提醒中小企業在選擇資訊服務廠商時，一定要多聽、多看、多比較，選出一家真正能夠符合真正需求的資訊服務廠商，避免糾紛的發生。

最後，在導入前一定要做好企業關鍵業績指標（Key Performance Indicator；KPI）的估算，KPI不但可以要求主管負起e化的責任，達到良好的績效管理，何晉滄表示，如果企業要導入e化系統，就一定要設定KPI，確認系統的導入目的後，導入後進行KPI的評估，如果KPI的目標無法達成，就要停止該項系統的建置。

因此，透過KPI可以了解到系統的導入是否真正發揮應有的效益，也透過KPI讓中小型企業了解到這套系統是否符合企業需求，何晉滄表示，「如企業網路流量不大，何必要建置網路伺服器。」

如果中小企業不清楚自身e化的需求，可以透過中小企業諮詢及診斷輔導計畫提供協助，中小企業處聘請顧問師提供企業e化諮詢的服務，透過顧問師的診斷，讓企業了解哪些系統才是符合該企業真正得需求，該項計畫為免付費的計畫，今年度還剩下50位名額，但中小企業必須提出需求申請書。

中小企業導入e化的初期，必須根據企業發展的現況與未來，規畫企業本身的e化藍圖，避免因為企業成長，造成e化系統不敷使用的現象。而企業e化藍圖並非設定後，就可置之不理，企業的發展會遇到不同的狀況發生，企業必須依照不同的發展流程，不斷進行檢視，並隨時修改。

導入過程仔細檢查
在系統的導入中，必須全力配合資訊服務廠商的需求，縱使資訊服務廠商有心去建置系統，但內部支援力量的不足，容易導致系統建置的失敗，何晉滄表示，很多e化失敗的案例，往往來至中小企業支援度的不足，系統的建置是牽涉到全公司的流程，很多企業都委託資訊部門去處理，但資訊部門並不了解其他部門的特性，導致最後系統建置完畢，系統不符合企業需求。

除了要配合資訊服務廠商進行系統的建置，更重要的是，要在系統建置的過程來了解資訊服務廠商是否符合公司的需求，若遇到不合適的情況，要立即更換。

中小企業也必須要注意系統建置過程是否按照預定計畫執行，若系統建置有拖延的情況發生，要及時了解問題的原因，避免系統建置的延誤，造成員工對新系統信心的滑落。

此外，如ERP系統建置過程中，要了解公司本身的流程是否能符合系統的要求，要仔細檢查每一個環節，確保每一項流程是否無誤，才可以確定系統日後能運行成功，如印刷業流程相當複雜，市面上很難有一套真正符合印刷業需求的ERP系統，葉振璧透過自行開發的過程，解決了套裝軟體流程不符的問題。

導入後要建立獎勵制度
導入系統後，就要確保系統能充分的利用，並達到應有的效果，何晉滄表示，導入KM後，就要透過獎勵的制度，確保員工進行知識的分享，如果員工不能落實系統的運用，這套系統便無法發揮實際的效果。

導入系統後也要做到績效的評估與追蹤的機制，必須要了解這套系統建置完畢後，使否有滿足企業的需求，是否與當初設定的KPI相符合，系統的續用率與滿意度也要不斷的進行評估。

導入後，必須與資訊廠商不斷的配合，並不斷的修正與改良，直到問題解決時，建立一套真正能符合企業需求的e化系統。美髮業－e化讓登少姿提升競爭力

登少姿創立至今邁入第25個年頭，登少姿董事長徐景然表示，當初e化只是為了趕流行，只是處理公司的流水帳，對公司的管理效益並未能有效提升。當初的趕流行，卻因為透過e化而加強了登少姿的競爭力，「e化成為公司能永續發展的命脈」，徐景然表示。

導入CRM提升客戶服務品質
美容業不同於其他的產業，更是注重客戶關係的管理，登少姿導入CRM系統後，不但可以記錄顧客的消費次數與種類，也可以分析顧客的消費習性，並統計顧客的消費模式，除了主動提醒客人進行修剪，徐景然表示，導入CRM系統後，顧客的服務品質提升許多，提升該公司的競爭力。

除CRM系統，登少姿也導入一套系統，客人在剪頭髮前，透過電腦螢幕上的攝影機拍一張照，將客人的照片輸入到電腦中，在剪髮前，經過電腦的模擬，設計師可以與客人討論出哪些髮型適合這位客人，在剪完頭髮後，再拍攝一次，比對是否真正符合客人的要求。

但登少姿在e化的轉換過程中主要遇到的問題來自過去累積相當多的舊資料，這樣造成轉移至新系統的負擔，此外，不同於其他行業，美容美髮內部的員工可以分成設計師與助理，每個人都有不同的獎金制度，因此，登少姿透過與資訊服務廠商充分的溝通，解決這個問題。

除此之外，徐景然表示，從事美容美髮普遍學歷不高，他們都認為電腦是一項很深奧的東西，但透過教育訓練的方式，讓每個員工都能上課，經過一段時間的教育訓練後，系統正式上線，每個人都要弄這套系統才能工作，這也促使員工的持續學習。

登少姿成功導入CRM系統的原因，在於主管階層的支持，再加上員工e化的決心，許景然表示，「若沒有全體員工的配合，e化難以成功。」

營運管理系統的導入，避免舞弊事件的發生
登少姿導入營運管理系統，提升了登少姿的管理效率與降低人事成本，徐景然表示，過去公司為了作帳，在總管理處聘請了4位會計，但現在導入這套系統後，只要一位就足夠了。

除此之外，徐景然表示，曾經有一名店長半夜侵入系統，企圖更改帳款，侵吞公款，但透過這套系統，隔天馬上在總管理處的電腦上發現問題，並隨之將這名店長移送法辦，提升公司內控的效益。

登少姿並無專職IT人員
登少姿目前並無專職的IT人員，主要由美工企畫人員兼任，徐景然表示，目前該公司規模並不大，對於IT人員無立即性的需求，但基本的IT維運主要都交由這名員工負責，若遇到的事情無法解決，則委外給電腦廠商進行維修。體育用品業－系統需要詳盡的測試，避免不必要的浪費

體育用品業詹士企業從早期便開始使用DOS版的POS系統，但這套系統只具備簡單的進銷存功能，資料要從前臺的POS系統傳送至總公司管理處，透過人工的方式進行輸入，不但效率差，產生的報表與實際的狀況仍有許多出入，導入新系統也改善一個月才能月結資料的情況，因此於2002年轉換至Windows作業系統。

轉換至Windows作業系統遇到員工反彈
POS系統從DOS作業系統轉換至Windows作業系統時，詹士企業總經理詹德生表示，剛開始導入Windows作業系統時，面臨到舊系統與新系統無法直接進行轉換，必須靠人工的方式，一步一步將資料鍵入新系統中。由於鍵入新系統的作業，造成門市人員工作量極大的負擔，詹德生表示，當時新舊系統並行時，門市人員除了要負責店裡業務的推行，也要負責新系統的鍵入，造成員工工作量的增加，但透過臨時雇員的聘請，讓這些臨時雇員負責將廠商資料、商品標號等資料鍵入到新系統中，降低員工的工作量，避免員工反彈。

用人工進行資料的鍵入，詹德生表示，臨時雇員良莠不齊，有的雇員很細心，有得很粗心，後來新系統建置好才發現資料的錯誤率很高，影響資料的正確性。

新舊系統的轉變，除了員工工作量得增加，也面臨到員工不適應新系統的狀況，詹德生表示，當時有許多員工建議不要更改系統，但我堅持一定要做，再加上不斷的溝通，也降低了員工的反彈。

為了增加員工對新系統的接受度，透過教育訓練的方式，每次上課為3～4小時，懂得人再教不懂的人，詹德生表示，「兩個月後，就結束舊系統，這也逼著大家一定要學會。」

資訊服務廠商要加強與企業的溝通
導入新系統後，詹士企業隔了一年才發現新系統程式有問題，造成公司業績的損失，詹德生表示，由於資訊服務廠商對於該公司的運作狀況不了解，將出售的商品都顯示為未稅的價格，但公司員工都認為是含稅價，造成5％的損失。他進一步表示，這個錯誤造成的影響相當的大，但發現問題時已經過了保固期，資訊服務廠商認為他們沒有錯，也不願意進行系統的修正。

因此，系統的建立前，就必須要跟資訊服務廠商進行充分的溝通，詹德生表示，如果在系統建置前就能發現這個問題，就可以解少損失，所以拉長測試的時間，才可以避免問題發生後才進行修改的狀況。

IT預算不足，影響設備更新
目前中小企業預算普遍不足，這也造成系統更新的困難，這一次的系統錯誤，詹士企業至今系統都未進行修改，詹德生表示，近年來景氣不好，造成公司業績的衰退，該公司在資金的分配上，會以業務投資為主，其次才是IT建置的支出。

他進一步表示，光是7家分店每個月IT的維護費用就要將近20萬元，對於我們而言是一筆龐大的負擔，如果系統非到完全不能用的時候，並不會更新設備，這也是目前e化面臨最大的問題。

此外，IT預算的不足也導致詹氏企業無IT人才的現象，以目前就業市場行情，請一名IT人員要花費４萬元～5萬元，人事費用的增加對於詹氏企業而言，是一項相當大的負擔。